Brug funktionen Spor ændringer i Excel til at vide, hvem der har foretaget ændringer i projektmappen, de ændringer, de har foretaget, og om de skal accepteres eller ej.
Lad os sige, at du har bedt nogen om at læse korrektur eller samarbejde om en Excel-projektmappe med dig. Og du vil måske holde styr på de ændringer, indsættelser og sletninger, der er foretaget i den delte projektmappe. Du kan gøre det ved hjælp af Excels spor ændringer-funktion, du kan identificere, hvem der har lavet ændringerne, og hvilke ændringer de har foretaget i dit delte regneark/projektmappe.
Excel-regneark spores ikke som standard, så du ved ikke, hvilke ændringer der er foretaget, hvem der har lavet dem, eller hvornår. Men når funktionen Spor ændringer er aktiveret, vil Excel skitsere revisioner udført af enhver bruger i en projektmappe. Dette er en trin-til-trin guide til at spore ændringer i Microsoft Excel.
Sådan slår du spor ændringer til i Excel
Når du er færdig med at indtaste alle data i regnearket, skal du aktivere funktionen 'Spor ændringer', før du deler Excel-projektmappen til gennemsyn. Når de er færdige med gennemgangen, kan du sammenligne dine originale data med de ændrede data og derefter vælge at acceptere eller afvise deres ændringer. Derefter kan du deaktivere Spor ændringer.
Husk, at dette teknisk set er en ældre funktion, så du vil ikke se muligheden for sporændringer i Excel 2019 og 365. Du kan kun finde denne funktion på fanen Gennemse i Excel 2016 og lavere versioner.
For at slå sporændringer til i Excel, skal du gå til fanen "Gennemse" og klikke på "Spor ændringer". Vælg derefter 'Fremhæv ændringer' fra rullemenuen.
Dialogboksen Fremhæv ændringer åbnes. I det skal du markere afkrydsningsfeltet 'Spor ændringer under redigering'.
Nu har vi tre muligheder Hvornår, Hvem og Hvor. 'Hvornår'-boksen lader os vælge, siden hvornår vi vil spore ændringerne, vælg mellem 'Siden jeg sidst gemte, Alle, Endnu ikke gennemgået eller Siden dato (specifik dato)'. Her vælger vi 'Alle' i boksen Hvornår.
Og vi vælger 'Alle' i Who-feltet. Du kan også vælge kun at spore ændringer foretaget af bestemte brugere eller alle med denne mulighed.
Hvis du ønsker, at ændringerne skal spores i hele arket, skal du blot lade dette felt være umarkeret. tjek afkrydsningsfeltet "Fremhæv ændringer på skærmen", og klik på knappen "OK".
Eller hvis du kun ønsker at spore ændringer i kun en del af arket, så kan du angive celleområdet. Klik på 'Hvor'-boksen, og vælg celleområdet i regnearket. Klik derefter på 'OK'.
Klik på 'OK' for at gemme projektmappen.
Derefter skal du på fanen 'Review' vælge 'Del arbejdsbog'.
I dialogboksen Del projektmappe skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet 'Brug den gamle delte projektmappe-funktion i stedet for den nye medforfatteroplevelse' er markeret. Klik derefter på 'OK'.
Til sidst skal du vælge 'Beskyt delt projektmappe' på fanen Gennemse. Det åbner dialogboksen Beskyt delt projektmappe. I dialogboksen Beskyt delt projektmappe skal du markere indstillingen 'Deling med sporændringer' for at forhindre nogen i at fjerne sporingshistorikken. Klik derefter på 'OK'.
Gem derefter filen og del dit regneark med dine samarbejdspartnere til gennemgang.
Sådan ses og accepteres eller afvises ændringer
Når alle dine samarbejdspartnere har gennemgået din projektmappe og foretaget nogle ændringer, kan du vælge at acceptere eller afvise disse ændringer.
Hvis der nu foretages en ændring i regnearket, vil dette blive vist med en farvet cellekant og en lille trekant i cellens øverste venstre hjørne.
For at kontrollere detaljerne skal du blot flytte markøren over cellen med den lille trekant i øverste venstre hjørne. Et kommentarfelt vises med, hvad er de ændringer, der blev foretaget, hvem der har lavet dem, og hvornår de blev foretaget. Hvis flere korrekturlæsere har foretaget ændringer i dit regneark, vil hver korrekturlæser blive tildelt en anden boksfarve.
Gå til fanen "Gennemse" og vælg "Spor ændringer" fra gruppen Ændringer. Denne gang skal du vælge indstillingen 'Acceptér eller afvis ændringer' fra rullemenuen.
I dialogboksen 'Vælg ændringer, der skal accepteres eller afvises', klik på 'OK' for at fortsætte.
Derefter åbner en ‘Acceptér eller afvis ændringer’ dialogboks, her kan du acceptere ændringer én efter én, eller acceptere/afvise alle ændringer på én gang. Her vil den første ændring, der blev fundet på arbejdsarket, vises først. I vores tilfælde var den første ændring, der blev fundet, at værdien af celle B11 ændrede sig fra 16,99 til 17,99. Når du accepterer eller afviser den, indlæses den næste ændring.
Når du klikker på 'Acceptér', vil den ændring, der blev foretaget, blive anvendt på dit arbejdsark. Hvis du 'Afviser' den, vil ændringen blive vendt tilbage.
Oprettelse af en separat fil Til liste Ændringshistorik
I stedet for at se ændringerne i det samme regneark, kan du også se listen over ændringer på et separat regneark med navnet 'Historie'. Historiearket vil vise alle detaljer om de ændringer, der er foretaget.
For at se historik skal du vælge 'Spor ændringer' fra fanen Gennemse og klikke på 'Fremhæv ændringer' i rullemenuen.
I dialogboksen Fremhæv ændringer skal du sørge for at markere afkrydsningsfeltet 'Vis ændringer på et nyt ark' nederst, før du klikker på 'OK'.
Dette vil oprette et nyt ark kaldet 'Historie', som vil vise alle detaljer om de ændringer, der er foretaget i projektmappen.
Gem blot filen igen for at fjerne historikarket fra projektmappen.
Sådan slår du fra for at spore ændringer i Excel
Når du er færdig med gennemgangen, kan du slå sporskiftefunktionen fra i projektmappen. Dette vil fjerne alle sporede detaljer (højdepunkter på celler) og vil stoppe med at spore yderligere ændringer i din projektmappe.
Du skal først fjerne beskyttelsen af projektmappen, før du kan slå sporændringer fra. For at gøre det skal du blot klikke på indstillingen 'Fjern beskyttelse af delt arbejdsbog' under fanen 'Gennemse'.
For at deaktivere sporændringer skal du gå til fanen 'Gennemse' og vælge Spor ændringer > Fremhæv ændringer.
I dialogboksen Fremhæv ændringer skal du rydde feltet ud for 'Spor ændringer under redigering' og derefter klikke på 'OK'.
Funktionen Spor ændringer i Excel er nu slået fra.