I Excel er det meget nemt at opdele for-, mellem- og efternavne, der vises i samme kolonne, i separate kolonner ved at bruge forskellige måder.
Antag, at du har modtaget en kontaktliste med alle navnene angivet i fulde navne i en enkelt kolonne, og du bliver sandsynligvis nødt til at adskille for-, mellem- og efternavne og opdele dem i separate kolonner. Der er få forskellige måder, du kan bruge til at adskille navne - ved at bruge funktionen Tekst til kolonner, Flash-fyld og formler.
I Excel er det virkelig nemt at opdele navne fra en kolonne i to eller flere kolonner. I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du opdeler navnene i forskellige kolonner i Excel ved at bruge forskellige måder.
Sådan opdeles navne i Excel
Der er tre nemme måder at opdele navne på i Excel. Afhængigt af datastrukturen og om du vil have de opdelte navne til at være statiske eller dynamiske, skal du vælge en af følgende metoder:
- Opdel navne ved hjælp af tekst til kolonner-funktionen
- Adskil navne ved hjælp af formler
- Adskil navne ved hjælp af Flash Fill
Adskil navne ved hjælp af tekst til kolonne-guiden
Tekst til kolonne-guiden er en af de mest almindelige måder at adskille for- og efternavne i Excel samt mellemnavne. Sørg for, at der er tomme kolonner ved siden af de navne, du vil opdele, fordi de fulde navne vil blive opdelt i separate kolonner.
For eksempel har du nedenstående datasæt med fulde navne, og du vil opdele/adskille for- og efternavne og gemme dem i separate celler.
Fremhæv først kolonnen med fulde navne, som du vil adskille. Gå derefter til fanen 'Data' og klik på 'Tekst til kolonner'-indstillingen i sektionen 'Dataværktøjer'.
Guiden Konverter tekst til kolonner åbnes. På det første trin i guiden skal du vælge indstillingen 'Afgrænset' og klikke på 'Næste'.
I trin 2 af 3 i guiden Konverter tekst til kolonner skal du vælge afgrænsningen, der adskiller dine data, fjerne eventuelle andre markeringer og klikke på 'Næste'. I vores tilfælde adskiller 'mellemrum' for- og efternavne, så vi vælger denne afgrænsning.
Sektionen Dataeksempel nedenfor i vinduet viser, hvordan dine navne analyseres.
På trin 3 af 3 vælger du dataformat og destination og klikker på 'Udfør'.
Normalt vil standard "Generelt" fungere fint for de fleste typer data. I feltet 'Destination' skal du angive den placering, hvor du ønsker, at outputtet skal vises. Du skal angive adressen på den første celle i kolonnen, hvor du vil have resultaterne (B2, i vores tilfælde).
Husk, at hvis du ikke angiver destinationscellen, vil guiden overskrive de originale data, så sørg for at vælge en tom kolonne.
Når du klikker på knappen 'Udfør', vil den øjeblikkeligt adskille de fulde navne i to separate kolonner (Fornavn og Efternavn).
Følg de samme trin, hvis du har for-, mellem- og efternavne, og dine navne bliver opdelt i tre kolonner i stedet for to.
Bemærk: Resultatet af denne metode er statisk. Det betyder, at hvis du ændrer det originale navn, skal du gøre dette igen for at opdele navnene.
Opdelt navne adskilt af kommaer
Hvis for- og efternavne er adskilt af kommaer, skal du følge nedenstående trin for at fjerne komma og opdele for- og efternavne.
I det følgende eksempel er navne formateret i omvendt format (Efternavn, Fornavn), hvor efternavnet kommer først efterfulgt af et komma, derefter efterfulgt af fornavnet.
Vælg navnene og gå til Data –>Tekst til kolonne. På trin 1 skal du vælge 'Afgrænser' og klikke på 'Næste'. I trin 2, under Afgrænsninger, skal du markere 'Komma' (,) som dit skilletegn, fordi dine navne er adskilt af et komma.
På det sidste trin vælger du dataformatet som 'Generelt', angiver destinationen og klikker på 'Udfør'.
Nu vil du have navne i separate kolonner.
Adskil navne ved hjælp af formler
Tekst til kolonner-guiden er hurtig og nem at adskille navne. Men hvis du ønsker at redigere de originale navne og ønsker en dynamisk metode, der opdateres automatisk, hver gang du ændrer navnene, så er opdeling af navne med formler det rigtige valg. Du kan bruge funktionerne VENSTRE, HØJRE, MIDDEL, LÆNGE og SØG eller FIND til at adskille navne.
Adskil for- og efternavn i Excel ved hjælp af formler
Få fornavnet
Lad os sige, at du har nedenstående datasæt, og du vil adskille fornavnet i en separat celle. Du skal kombinere funktionen FIND og VENSTRE i én formel for at få fornavnet.
Brug følgende formel for at få fornavnet:
=VENSTRE(A2,FIND(" ",A2)-1)Denne formel bruger FIND-funktionen til at finde placeringen af mellemrumstegnet (" ") mellem for- og efternavn og trækker 1 fra for at udelukke selve mellemrummet. Dette nummer tilføres så til VENSTRE-funktionen, som bruger dette positionsnummer til at udtrække al teksten før det. Du kan også bruge SØG-funktionen i stedet for FIND-funktionen.
Når du har indtastet formlen i en tom celle (B2), skal du trække udfyldningshåndtaget ned til andre celler for at anvende denne formel, og alle fornavne er blevet opdelt i kolonne B som vist nedenfor:
Du kan enten indlejre SØG- og FIND-funktionen inde i VENSTRE-funktionen for at udtrække fornavnet. Den største forskel mellem de to funktioner er, at FIND skelner mellem store og små bogstaver, mens SØG skelner mellem store og små bogstaver.
Hvis du har komma (,) i stedet for mellemrum mellem for- og efternavnet, så brug komma som det første argument i FIND-funktionen:
=VENSTRE(A2;FIND(",",A2)-1)Få efternavnet
Hvis du nu har brug for at udtrække efternavnet, skal du bruge funktionen HØJRE. Følgende formel vil udtrække efternavnet fra det samme datasæt:
=HØJRE(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))Formlen finder først mellemrumstegnpositionen, trækker dette tal fra den samlede længde af strengen (som returneres af LEN-funktionen), og dette tal tilføres derefter til funktionen HØJRE for at udtrække så mange tegn fra slutningen af strengen (navn).
Adskil for-, mellem- og efternavn i Excel ved hjælp af formler
Opdeling af navne, der indeholder et mellemnavn, kræver forskellige formler, afhængigt af det navneformat, du har.
For at få fornavn når du har et mellemnavn eller melleminitial, skal du bruge den samme LEFT FIND-formel, som du allerede kender.
Få efternavnet
Ovenstående RIGHT FIND-formel fungerer godt, når der kun er for- og efternavn, det vil ikke være til megen nytte, hvis dine originale navne indeholder et mellemnavn eller melleminitial. Dette skyldes, at du ikke tog højde for to mellemrumstegn i navnet.
For at få efternavnet, når du også har et mellemnavn, skal du bruge denne formel:
=HØJRE(A2,LEN(A2)-SØG(" ",A2,SØG(" ",A2,1)+1))For at udtrække efternavnet skal du først bestemme placeringen af det andet mellemrumstegn ved at bruge de indlejrede SEARCH-funktioner, tilføje 1 til SEARCH(" ",A2,1) for at starte udtrækningen med det næste tegn. Træk derefter positionen af det 2. mellemrum fra den samlede strenglængde, og få længden af efternavnet som et resultattal. Giv derefter dette resulterende tal til funktionen HØJRE for at udtrække antallet af tegn fra slutningen af strengen.
Få mellemnavnet
MID-funktionen bruger tre argumenter, det første argument angiver teksten eller celleadressen, det andet angiver startpositionen, og det sidste argument fortæller antallet af tegn, der skal udtrække mellemnavnet fra denne position.
Syntaksen:
=MID(tekst, startnummer, antal_tegn)For at få mellemnavnet skal du indtaste denne formel i en tom celle:
=MIDDEL(A2,SØG(" ",A2)+1,SØG(" ",A2,SØG(" ",A2)+1)-SØG(" ",A2)-1)Lad os se, hvordan denne komplekse formel virker:
For at udtrække mellemnavnet eller melleminitialet skal du bestemme placeringen af begge mellemrum i det fulde navn. Indtast dette for at finde placeringen af det første mellemrumstegn SØG(" ",A2) funktion i 'start_num'-argumentet og tilføj 1 for at starte udtrækningen fra det næste tegn.
For at finde ud af længden af mellemnavnet sætter du dette SØG(" ",A2,SØG(" ",A2)+1)-SØG(" ",A2)-1 indlejret funktion i 'num_chars'-argumentet, som trækker positionen af det 1. mellemrum fra positionen af det 2. mellemrum, og trækker 1 fra resultatet for at fjerne et efterfølgende mellemrum. Det endelige resultat vil fortælle dig, hvor mange tegn du skal udtrække.
Nu adskiller MID-funktionen med mellemnavnets startposition og taltegn, der skal udtrækkes, mellemnavnet fra det fulde navn (A2).
Adskil navne i Excel ved hjælp af Flash Fill
Flash-fyld bruges mest til automatisk at udfylde data for et bestemt mønster. Det kan også bruges til at opdele navne. Den er kun tilgængelig i Excel 2013, 2016, 2019 og 365.
Lad os sige, at du har nedenstående datasæt, og at du kun ønsker at få fornavnene ud af de fulde navne.
Indtast fornavnet i den tilstødende celle til det oprindelige navn. I dette tilfælde skal du skrive 'Steve' i celle B2.
Begynd derefter at skrive det første navn i den anden celle i kolonnen. Mens du skriver, hvis Excel registrerer et mønster, vil Flash Fill automatisk vise dig en liste over fornavnet i andre celler (i gråt).
Når du ser listen over navne i gråt, og hvis disse navne er rigtige, skal du bare trykke på 'Enter'-tasten, og Flash Fill vil automatisk udfylde resten af kolonnen med fornavne.
Følg samme procedure for at adskille efternavne i en separat kolonne.
Resultatet:
Flash Fill fungerer ved at detektere et mønster i disse data og følge det mønster, mens du giver dig de ændrede data. Først, når du indtaster fornavnet i den første celle, genkender Flash Fill ikke mønsteret. Men når du begynder at skrive fornavnet igen i den anden celle, genkender Flash Fill mønsteret og viser dig forslaget til opdeling af fornavne. Derefter skal du bare trykke på 'Enter'-tasten.
Generelt er Flash Fill-funktionen aktiveret som standard. Hvis det ikke virker i din Excel, efter at have indtastet det første navn i den første celle, kan du blot vælge den anden celle og klikke på knappen 'Flash Fill' fra gruppen Dataværktøjer på fanen 'Data'.
Alternativt kan du også trykke på 'Ctrl' + 'E' for at få de samme resultater.
Nu vil resten af cellerne blive udfyldt med fornavne.
Nogle gange kan du muligvis ikke se mønsterforslaget i gråt, i så fald kan du bruge udfyldningshåndtaget til at få Flash Fill-resultatet.
Indtast først navnene manuelt i to celler og vælg begge disse celler. Hold derefter markøren over det nederste højre hjørne af markeringen. Du vil bemærke, at markøren skifter fra en lille grøn firkant (Filler-ikon) til et plus-ikon.
Dobbeltklik derefter på det plus-ikon. Dette vil fylde resten af cellerne. På dette tidspunkt er resultaterne forkerte, du vil se, at begge fornavne bliver gentaget igen og igen. Derefter, i nederste højre hjørne af de resulterende data, vil du se et lille Auto-Fyld-ikon, som det er vist nedenfor. Klik på dette 'Auto-fyld'-ikon og vælg 'Flash-udfyldning'.
Dette ville udfylde fornavne i alle cellerne:
Fjern mellemnavnet
Du kan også bruge Flash Fill-værktøjet til at slippe af med mellemnavnet fra det fulde navn.
Lad os f.eks. sige, at du har nedenstående datasæt, og at du kun vil have for- og efternavnet uden mellemnavn eller melleminitial.
For at få navne uden mellemnavn eller melleminitial skal du manuelt skrive 'Lord Stark' i den tilstødende celle. Skriv derefter 'Daenerys Targaryen' i den anden tilstødende celle. Mens du skriver, genkender Flash Fill et mønster, og det vil vise dig en liste over navne uden mellemnavne (i gråt).
Hvis forslaget er rigtigt, skal du trykke på 'Enter'-tasten, og Flash Fill vil automatisk udfylde resten af cellerne med navnene uden mellemnavnet.
Hvis du kun vil have mellemnavnene uden for- og efternavne, skal du indtaste mellemnavnet i de første to celler og bruge Flash Fill-værktøjet til at få mellemnavnene fra alle de fulde navne i en kolonne.
Denne vejledning viser, hvordan du adskiller navne, mens du manipulerer tekstdataene. Disse metoder kan også være nyttige, når du arbejder med andre former for data såsom adresser, produktnavne, mærkenavne osv.