Betinget formatering giver dig mulighed for at fremhæve vigtige data og anvende specifik formatering på celler, der opfylder bestemte kriterier.
Excels betingede formatering er en kraftfuld funktion, der giver dig mulighed for at ændre formatet af celler baseret på en betingelse (eller kriterier). Betinget formatering hjælper med at fremhæve, understrege eller differentiere data, der er gemt i et Excel-regneark.
Alle betingede formateringsregler er baseret på simpel logik: Hvis betingelserne er sande, vil specifik formatering blive anvendt; hvis betingelserne er falske, vil formatering ikke blive anvendt.
Betinget formatering hjælper dig med at fremhæve vigtige data i et datasæt, understrege uregelmæssigheder og visualisere data ved hjælp af databjælker, farver og ikonsæt. I denne øvelse vil vi undersøge, hvordan man anvender betinget formatering for at fremhæve celler eller celleområder baseret på en betingelse.
Sådan anvender du Excel betinget formatering
For eksempel er du ansvarlig for at administrere en stor lagerliste med flere varer og deres respektive mængde på lager. Og hvis mængden på lager af en bestemt vare går under, lad os sige 50, er det vigtigt, at du skal have det, så du kan genopbygge det.
Hvis den inventarliste har et datasæt med hundredvis af rækker, er det ikke særlig effektivt at søge række for række for at se, om der er tal i den kolonne, der er under '50'. Det er her, funktionen Betinget formatering kommer til nytte. Med et par klik med musen kan du fremhæve alle værdierne i en kolonne, der er mindre end '50'.
Betinget formatering med fremhævningsregler
I vores eksempel har vi et regneark, der indeholder salgsoptegnelser for nogle produkter. vi ønsker at fremhæve det beløb, der er mindre end 500 i salg.
For at gøre det skal du først vælge det celleområde, du vil anvende en regel (betingelse) på. I vores eksempel ønsker vi at fremhæve det beløb, der er mindre end 500 i 'Beløb'-kolonnen, så vælg kolonne D. Du kan fremhæve værdier i en række celler eller flere celleområder, eller endda et helt ark.
Gå derefter til fanen 'Hjem' og klik på 'Betinget formatering'. Vælg 'Fremhæv cellersregler' fra rullemenuen, og da vi ønsker at finde mindre end 500 værdier, skal du klikke på 'Mindre end'-indstillingen. Excel tilbyder syv forudindstillede fremhævningsregler. Du kan bruge enhver af dem til at fremhæve data.
Derefter vises en 'Mindre end'-dialogboks. I det skal du indtaste '500' i boksen 'Formater celler der er MINDRE END' og vælge formatering for fremhævningen i rullemenuen ved siden af.
Nu vil de celler, der indeholder mindre end 500 i deres værdier, blive fremhævet i den valgte formatering.
Lad os se, hvordan du fremhæver værdier, der indeholder en bestemt tekststreng. I det følgende eksempel ønsker vi at fremhæve alle medarbejdere fra New South Wales (NSW).
For at gøre det skal du gå til fanen Hjem -> Betinget formatering -> Fremhæv cellersregler -> Tekst, der indeholder.
Du kan bruge andre muligheder i den horisontale rullemenu 'Fremhæv cellersregler' for at fremhæve Dublerede værdier, Datoer, Større end, Lige til eller Mellem værdier.
Indtast 'NSW' i boksen i dialogboksen Tekst der indeholder, vælg formateringen og klik på 'OK'.
Resultatet:
Betinget formatering med top/bund regler
Top/Bund-regler er en anden nyttige indbyggede forudindstillede betingede formateringsregler, der er tilgængelige i Excel. Disse regler giver dig mulighed for at henlede opmærksomheden på det øverste (n) antal elementer, det øverste (n) antal procent, det nederste (n) antal elementer, det nederste (n) antal procent eller celleværdier, der er over gennemsnit eller under middel.
Lad os sige, at du har en elevs karakterrekord i et regneark, og du vil finde ud af de 10 bedste kunstnere (top 10 rangeringer) fra denne liste. Med betinget formatering kan du fremhæve de øverste 10-mærker eller top 15 eller et hvilket som helst (n) antal topelementer. For at fremhæve de 10 bedste elementer i en række celler skal du først vælge området (Total) i tabellen.
Gå derefter til 'Betinget formatering', udvid 'Top/Bund-regler' og vælg 'Top 10 elementer...'.
I dialogboksen 'Top 10 elementer' skal du ændre antallet af rækker ved hjælp af små pile i venstre felt. Hvis du vil fremhæve de 20 bedste rangeringer (total karakter) i din karakterliste, så sæt tallet til 20. Standard er allerede 10, så vi beholder det. Vælg celleformatering i det højre felt, og klik på 'OK'
De 10 bedste karakterer fra kolonnen 'Total' er fremhævet som vist nedenfor.
Lad os sige, at du vil finde karakterer under gennemsnittet i kolonnen 'Eksamen 1' i det samme karakterark. For at gøre det skal du gå til fanen Hjem -> Betinget formatering -> Øverste/bunde regler -> Under gennemsnit.
Du kan opsætte din egen betingede formatering i stedet for at vælge en af de foruddefinerede betingelser. For at oprette din egen formatering skal du vælge 'Custom Format' i vinduet 'Below Average'.
Et nyt Format Cells-vindue åbnes, her kan du tilpasse dine formateringsceller. Vi vælger en orange farve for at fremhæve mærkerne under gennemsnittet. Når du er færdig, klik på 'OK' to gange for at se resultatet.
Resultatet:
Anvend databjælker
Databjælker er simpelthen vandrette bjælker i dine celler. Størrelsen af søjlen er i forhold til værdien af cellen i forhold til værdien af andre celler i det valgte område. Det betyder, at værdien af den korte bjælke er lav sammenlignet med andre celleværdier, og en lang bjælke betyder, at værdien er høj sammenlignet med andre celleværdier.
Først skal du vælge det celleområde, du vil have visualiseret med databjælkerne.
Gå derefter til 'Betinget formatering' på fanen 'Hjem', udvid derefter 'Databarer' i rullemenuen og vælg dit valg af datalinjen.
Forskellen mellem datalinjeformatet og andre formater er, at det vises på alle celler i stedet for at opfylde en bestemt betingelse.
Påfør farveskalaer
Farveskalaer minder meget om databjælker, fordi de begge korrelerer værdien af den enkelte celle med værdien af andre celler i det valgte område. Databjælker visualiserer dog celleværdien efter længden af en bjælke, mens farveskalaer gør det med farvegradienter.
Hver farveskalaindstilling bruger to- eller trefarvede gradientmønstre. En farve tildeles de højeste værdier, en anden farve tildeles de laveste værdier, og alle andre værdier i mellem får en blanding af disse to farver.
Til dette bruger vi det samme eksempel, som vi brugte til databjælker. Vælg celleområdet, gå til Hjem -> Betinget formatering -> Farveskalaer. Vælg derefter et farveområde fra den vandrette dropdown-menu Farveskalaer.
Da vi valgte det første farveområde, tildeles rød farve til den laveste værdi, grøn farve tildeles den højeste værdi, og alle værdierne imellem er tildelt farver, der er en blanding af røde og grønne farver (som vist nedenfor). Da gul er lavet ved at kombinere rød og grøn med samme intensitet, tildeles cellerne med gennemsnitsværdier den.
Anvend ikonsæt
Ikonsæt er en anden metode til at visualisere dataene inde i hver celle og korrelere celler til hinanden.
Vælg cellerne, og klik på Hjem –>Betinget formatering –> Ikonsæt. Du kan vælge et hvilket som helst af disse ikonsæt, der passer bedre til dit behov. For vores eksempel vælger vi den første mulighed under Retningsbestemt.
Røde, gule og grønne pile, der henholdsvis angiver lav-, mellem- eller højprisvarer.
Fjern betinget formatering
For at fjerne betinget formatering skal du gå tilbage til indstillingen 'Betinget formatering' på fanen 'Hjem' og klikke på 'Ryd regler'. Vælg derefter, hvilke regler du vil slette.
Vi vælger 'Ryd regler fra hele arket' for at fjerne al betinget formatering fra regnearket.
Nu har du lært, hvordan du bruger betinget formatering til at formatere celler med Excels forudindstillede tilstand.