Sendt en e-mail, du ikke burde have? Der er ingen grund til bekymring; Microsoft Outlook gemmer dit skjul.
Har du nogensinde sendt den forkerte e-mail til nogen og følt, at verden ville gå under? Eller ikke engang en forkert, bare en ufuldstændig, og nu tror du, at du kommer til at ligne en komplet imbeciel foran dine kolleger? Microsoft Outlook-brugere behøver ikke at bekymre sig om disse skænderier.
Microsoft Outlook har en funktion til at genkalde eller erstatte din e-mail, og den anden person ville aldrig skulle finde ud af noget uheld fra din side. Der er selvfølgelig et par bindinger.
Hvornår kan du huske en e-mail
Genkald eller erstat funktionen fungerer kun, når den anden person ikke har åbnet og læst din e-mail. At se e-mailen i læseruden tæller ikke. Og du kan kun bruge det, hvis både du og modtageren har en Microsoft 365 eller Microsoft Exchange e-mail-konto i samme organisation. Genkald/erstat er en Microsoft Exchange-funktion, og den er ikke tilgængelig for MAPI- eller POP-konti.
Bemærk: Genkaldsfunktionen er ikke tilgængelig, hvis din organisation ikke har aktiveret den.
Sådan genkalder du en e-mail
Åbn Outlook-appen på dit skrivebord (det virker ikke med Outlook online), og log ind på din Microsoft 365-konto. Før du går på jagt efter den tilbagekaldsknap, kan du finde ud af, om din konto er kvalificeret til at bruge denne mulighed, hvis du ikke er sikker.
Gå til menuen "Filer", og klik på den.
Kontooplysninger åbnes. Se, at kontotypen er 'Microsoft Exchange' og ikke MAPI eller POP.
Hvis det er en Microsoft Exchange-konto, og modtageren også er på det samme e-mail-system, er du god til at gå. Klik på tilbage-knappen for at vende tilbage til hovedvinduet og gå til mappen 'Sendte elementer'.
Åbn den mail, du vil genkalde. Dobbeltklik på det for at åbne det. Et enkelt klik på e-mailen, som vi normalt gør, vil åbne den i læseruden. Du kan ikke genkalde e-mailen fra læseruden. Mailen åbnes i et separat vindue. Fra fanen 'Besked', vælg 'Handlinger' og vælg derefter 'Genkald denne meddelelse' fra rullemenuen.
Hvis du ikke kan finde 'Handlinger'-indstillingen på fanen 'Besked', skal du enten maksimere dit vindue til fuld skærm, da nogle muligheder forsvinder i et delvist vindue eller skifte til fanen 'Filer' i stedet for.
Fra fanen Filer, vælg 'Info' fra navigationsmenuen til venstre.
Klik derefter på indstillingen 'Send eller genkald' og vælg 'Genkald denne meddelelse' fra rullemenuen.
Når du klikker på Genkald indstillingen (fra begge faner), åbnes en dialogboks, og du kan vælge, om du vil genkalde e-mailen helt eller erstatte den. Tilbagekaldelse af mailen vil slette den fra modtagerens indbakke, mens erstatningsmuligheden sletter den tidligere mail og erstatter den med den nye.
Lad os undersøge forskellen mellem begge muligheder. For blot at genkalde e-mailen skal du vælge 'Slet ulæste kopier af denne meddelelse'.
Marker indstillingen for 'Fortæl mig, hvis tilbagekaldelse lykkes eller mislykkes for hver modtager', før du tilbagekalder mailen. På denne måde vil du få en besked, der fortæller dig, om tilbagekaldelsen lykkedes. Marker denne mulighed, uanset om du planlægger at tilbagekalde eller erstatte e-mailen for at kende status for tilbagekaldelsen.
Klik nu på OK. Det er alt, du skal gøre, og beskeden vil blive genkaldt, hvis modtageren ikke har læst den.
For at erstatte e-mailen skal du vælge "Slet ulæste kopier og erstat med en ny besked" og klik på OK.
Outlook åbner din originale e-mail i skrivefeltet. Du kan redigere det, så det afspejler det, du vil sende nu, og klik på knappen 'Send'. Den nye e-mail erstatter den tidligere e-mail i modtagerens indbakke.
Du får en meddelelse, hvis tilbagekaldelsen af beskeden lykkes.
Hvad sker der på modtagerens side?
Når tilbagekaldelsen er vellykket: Hvis modtageren ikke har læst den originale besked, når du tilbagekalder/erstatter beskeden, slettes den originale besked og erstattes med erstatningsmeddelelsen (hvis der er en). Desuden informeres modtageren om, at du har tilbagekaldt en besked.
Når tilbagekaldelsen mislykkes: Både den originale besked og den tilbagekaldende besked er tilgængelige i modtagerens mappe. Hvis modtageren åbner den originale besked, lige mens anmodningen om tilbagekaldelse behandles, vil modtageren blive informeret om, at du forsøgte at genkalde beskeden. Men den originale besked er stadig tilgængelig i deres mappe.
Uanset om du har sendt en e-mail med forkerte fakta eller ikke nok af dem, vil Microsoft Outlook være din redning. Genkald beskeden med et par klik, og ingen bliver klogere på din sammenblanding. Men husk, du skal handle hurtigt, for når først modtageren læser din mail, vil der ikke være nogen mening.