Du kan oprette en rulleliste i Google Sheets ved at bruge listen over elementer i en række celler eller ved at indtaste elementerne manuelt.
En rulleliste (også kendt som en rullemenu eller en rullemenu) er en menu, der ligner en listeboks, der giver brugerne mulighed for at vælge en indstilling fra en liste over foruddefinerede indstillinger. Rullelisten sikrer, at brugere kun indtaster de værdier, der er tilgængelige på en given liste, i cellerne.
Når du samarbejder på Google Sheets, vil du nogle gange have andre brugere til at indtaste gentagne værdier i en kolonne. For at undgå unøjagtighed, slåfejl og for at gøre dataindtastningen fastener, kan du tilføje en rulleliste for at sikre, at brugerne kun indtaster de angivne værdier.
For eksempel opretter du en liste over opgaver, som du vil have dit team til at udføre. Og du vil have dit team til at opdatere status for hver opgave som Udført, Afventer, Prioritet, Sprunget over og Opgave i gang. For at gøre det kan du oprette en rullemenu med en liste over opgavestatusser, hvor brugeren kan vælge fra i stedet for at indtaste dataene manuelt.
I denne vejledning dækker vi alt om oprettelse og administration af en rulleliste i Google Sheets.
Oprettelse af en rulleliste i Google Sheets
Drop-down er en datavalideringsfunktion, der giver brugerne mulighed for at kontrollere, hvad der kan indtastes i regnearket. Du kan hurtigt oprette en rullemenu ved hjælp af datavalideringsdialogen i Google Sheets.
Der er to måder, du kan tilføje en rullemenu i Google Sheets. Du kan enten lave en rulleliste med værdierne i en række celler eller manuelt angive elementer til listen.
Opret en rullemenu ved hjælp af en række celler i Google Sheets
Du kan lave en rulleliste i Google Sheets ved at bruge en liste over elementer indeholdt i en række celler.
Åbn først Google-regnearket og indtast listen over elementer i en række celler, som du vil inkludere i rullelisten. Her, i dette eksempelregneark, har vi en liste over bynavne som filialer.
Vælg derefter den celle eller det celleområde, hvor du vil oprette rullelisten. Det kan være på det samme regneark eller et separat regneark.
Klik derefter på menuen 'Data' øverst i regnearket, og vælg indstillingen 'Datavalidering' i rullemenuen.
Eller højreklik, efter du har valgt celle(r), og vælg 'Datavalidering' nederst i kontekstmenuen.
Datavalideringsdialogboksen vil poppe op. Her kan du definere og tilpasse din rulleliste med forskellige indstillinger.
Celleområde
Det første felt, 'Celleområde', angiver det sted, hvor rullelisten oprettes. Da vi allerede har valgt et område til dette, udfyldes det automatisk.
Du kan også ændre dette ved at klikke på et 'tabelikon' i feltet Celleområde og vælge det celleområde, hvor du vil indsætte rullelisten.
Kriterier
Dernæst har sektionen Kriterier en liste over muligheder i en rullemenu, og du behøver kun de to første muligheder. Du kan ikke oprette en rullemenu med de andre muligheder.
Klik på rullemenuen, og vælg muligheden 'Liste fra et område' for at tilføje et område som kriteriet.
I feltet ved siden af skal du indtaste cellereferencen/-området, der indeholder alle de værdier, som du vil have med i rullelisten. I stedet for manuelt at indtaste området, skal du blot klikke på ikonet 'Vælg dataområde' (tabelikon).
En anden pop op med navnet Vælg et dataområde vises. Nu skal du bare vælge den celle/det område, der indeholder listen over elementer, og placeringen tilføjes automatisk til dialogboksen 'Vælg et dataområde'. Klik derefter på 'OK'. Når du vælger et område fra et andet ark, er arknavnet også inkluderet på listens placering.
I ovenstående eksempel oprettes listen over elementer i A2:A13 på ark 3 og rullemenuen i C2:C17 på ark 4.
Vis rullelisten i cellen
Sørg for, at afkrydsningsfeltet 'Vis rulleliste i celle' er aktiveret. Hvis denne mulighed ikke er markeret, kan du stadig indtaste emnerne fra listen ved at dobbeltklikke på cellen, men du vil ikke se rullemenuen i cellen.
På ugyldige data
Du kan også vælge, hvad der skal ske, når nogen indtaster noget (ugyldige data), som ikke er på listen. Du kan enten vælge alternativknappen 'Vis advarsel' eller 'Afvis input' for indstillingen 'Til ugyldige data'. Indstillingen 'Vis advarsel' accepterer brugerens input, men med en advarsel, mens indstillingen 'Afvis input' afviser indtastningen fuldstændigt.
Udseende
Med indstillingen Udseende kan du give brugeren et hint om, hvordan rullelisten skal bruges, eller hvilken slags værdier der accepteres i cellerne.
For at aktivere denne mulighed skal du markere afkrydsningsfeltet 'Vis valideringshjælpetekst', og en tekstboks vises lige under den. Indtast de instruktioner, du ønsker at vise i tekstboksen.
Når du er færdig med konfigurationen, skal du klikke på knappen 'Gem' for at anvende ændringer.
Sådan fungerer drop-down i Google Sheets
Nu er rullelisterne oprettet i celle C2:C17, og når du klikker på et drop-down ikon, vil det vise listen over elementer.
Nu, hvis en bruger indtaster en værdi, der ikke er på listen, er den celle markeret som ugyldige data. Du kan bemærke markøren i øverste venstre hjørne af celle C6. Dette skyldes, at vi valgte indstillingen 'Vis advarsel' i indstillingen 'Om ugyldige data' i dialogboksen Datavalidering.
Og når du holder markøren over markøren, vil du se advarselsmeddelelsen.
Sådan opretter du en dynamisk rulleliste i Google Sheets.
Opret en rullemenu ved manuelt at indtaste elementerne i Google Sheets
Hvis du vil oprette en statisk rulleliste, og du ikke har listen over elementer i en række celler i regnearket, kan du manuelt angive elementerne i dialogboksen for datavalidering.
Denne metode kan være nyttig, hvis du kun ønsker at oprette en simpel rulleliste med elementer som Ja og Nej, Godkendt og Afvist, På lager og udsolgt osv. Sådan gør du:
Vælg den celle eller gruppe af celler, som du vil tilføje en rulleliste for.
Klik på fanen "Data" i menuen, og vælg "Datavalidering".
På pop op-boksen Datavalidering skal du sørge for, at den rigtige celle eller det rigtige område er valgt i feltet "Celleområde".
I rullemenuen Kriterier skal du vælge 'Liste over varer' denne gang.
I feltet ved siden af skal du manuelt skrive de ønskede elementer i rullelisten, og sørg for at adskille hvert element med et komma uden mellemrum. For vores eksempel ønsker vi at vise køn, så vi indtaster "Mand, Kvinde og Ikke specificeret".
Du kan tilføje mellemrum inde i elementets navn, men ikke mellem elementerne. Elementerne kan tekster, datoer, tal, formler og afkrydsningsfelter.
Sørg for, at indstillingen 'Vis rulleliste i celle' er markeret. Da dette er en statisk liste, og vi ikke ønsker noget andet input i cellen, valgte vi indstillingen 'Afvis input'.
Når du har foretaget ændringerne, skal du klikke på 'Gem' for at anvende.
Nu oprettes en statisk rullemenu i hver celle i det valgte område. Klik på rullemenuen eller dobbeltklik på cellen eller tryk på 'Enter' på cellen for at vælge et element.
Hvis en bruger indtaster en værdi, der ikke er på listen, afviser datavalideringen inputtet og vil vise dig en fejlmeddelelse. Dette skyldes, at vi valgte indstillingen 'Afvis input' for 'Om ugyldige data' i datavalidering.
Fejlen vil informere brugeren om, at de har indtastet ugyldige data på en bestemt celle, og at de skal indtaste en af de angivne værdier.
Rediger en rulleliste i Google Sheets
Der kan være tidspunkter, hvor du vil tilføje nye elementer, ændre elementer eller fjerne elementer fra en allerede oprettet rulleliste. Det er også muligt at levere en ny liste over varer til en allerede eksisterende rulleliste.
Gå til intervallet af celler eller arket med celle(r), der indeholder listen over elementer, du brugte til din rulleliste. Foretag de ønskede ændringer af indholdet af disse celler. Du kan tilføje nye elementer, redigere de allerede eksisterende elementer og fjerne elementer fra disse celler.
Dette er den originale liste, vi brugte til at oprette en rullemenu før:
Nu har vi lavet nogle få ændringer på listen. Vi tilføjede en ny vare Stockholm, fjernede Wien og ændrede New York til New Jersey.
Du kan også redigere de manuelt indtastede elementer i dialogboksen Datavalidering.
Efter at vi har redigeret listen over elementer, vil rullelisten automatisk blive opdateret. Men nogle af de tidligere indtastede poster ved hjælp af den originale rullemenu er markeret som ugyldige. Da disse værdier er redigeret i listen, er de markeret som ugyldige.
Nu, når du klikker på rullemenuen, får du en ny opdateret rulleliste.
Bemærk: Hvis du tilføjer eller sletter elementer på listen, skal du sørge for at ændre områdevalget i datavalideringskriterierne for at vise alle elementer korrekt i rullelisten.
Kopier en rulleliste i Google Sheets
I stedet for at oprette den samme rulleliste i flere ark, kan du hurtigt kopiere en rulleliste fra én celle til flere celler i et eller flere ark.
Du kan bruge den enkle kopier og indsæt metode til hurtigt at kopiere rullelisten.
For at gøre det skal du vælge cellen med en rulleliste, højreklikke og vælge 'Kopier' eller trykke på 'Ctrl + C'. Vælg derefter cellen eller celleområdet, hvor du vil indsætte rullelisten, højreklik og vælg 'Indsæt' eller tryk på 'Ctrl + V' for at indsætte rullemenuen.
Men denne metode vil også kopiere celleformatering (farve, stil, kant osv.) samt indtastning af rullelisten.
For at undgå dette skal du bruge indsæt specialfunktionen. Sådan gør du det.
Først skal du vælge og kopiere cellen (Ctrl + C) med rullelisten. Vælg derefter den celle/det område, hvor du vil kopiere rullelisten. Højreklik på den eller de valgte celler, udvid indstillingen 'Indsæt speciel', og vælg indstillingen 'Indsæt kun datavalidering'.
Dette vil kopiere rullelisten til din ønskede placering.
Fjern en rulleliste i Google Sheets
Hvis du ikke længere har brug for en rullemenu, og du vil slette dem, kan du nemt gøre det med et par museklik.
For at fjerne en rulleliste skal du vælge den eller de celler, hvor du vil fjerne rullelisten. Klik derefter på menuen 'Data' og vælg 'Datavalidering'.
Klik nu på knappen 'Fjern validering' nederst i dialogvinduet for datavalidering og klik på 'Gem'.
Det er det. Dine rullelister fjernes. Men de vil efterlade dig med de data, vi indtastede ved hjælp af disse rullelister.
