Hvis du vil udskrive adresseetiketter fra en adresseliste, som du vedligeholder i et Excel-regneark, kan du bruge Microsoft Words brevfletningsfunktion
Microsoft Excel er det ideelle sted til at gemme kundernes kontakt- og adresseoplysninger. Du kan nemt organisere en postliste/adresseliste i Excel. Men at udskrive postetiketter, konvolutter, lykønskningskort eller andet kan være hårdt arbejde.
Lad os sige, at du vil sende en massemailing til en postliste, som du vedligeholder i et Excel-regneark, den bedste måde du kan gøre det på er ved at bruge Microsoft Word-brevfletningsfunktionen. Ved at oprette et brevfletningsdokument i Microsoft Word og linke dette til et Excel-regneark, kan du trække dataene fra Excel-listen til printbare etiketter til forsendelse.
Sådan laver du postlabels i Word fra et Excel-ark
Med Microsoft Word Mail Merge-funktionen kan du oprette et ark med postetiketter fra et Excel-ark, som du kan udskrive. Hvis du ikke ved, hvordan du masseudskriver dine etiketter fra Excel, så læs denne trin-for-trin guide.
Forbered din postliste i Excel
For at oprette og udskrive adresseetiketterne skal du først konfigurere dit regneark korrekt. Indtast kolonneoverskriften i den første celle i hver kolonne, og udfyld de respektive oplysninger under disse kolonneoverskrifter. Da vi ønsker at oprette adresseetiketter, skal du oprette en kolonne for hvert element, du vil tilføje til etiketterne (såsom fornavn, efternavn, adresse osv.).
For eksempel, hvis du vil oprette postetiketter fra et Excel-ark, vil det sandsynligvis have disse grundlæggende kontaktoplysninger (som kolonneoverskrifter):
- Fornavn
- Efternavn
- Vejnavn
- By
- Stat
- Postnummer
Se skærmbilledet nedenfor:
Når du indtaster data i Excel, skal du opdele oplysningerne i individuelle kolonner. For eksempel, i stedet for at oprette en enkelt navnekolonne, opdel navnet i separate kolonner såsom titel, fornavn, mellemnavn, efternavn, hvilket ville gøre det nemt at flette data med Word-dokument.
Når du indtaster data, skal du sørge for, at dit regneark ikke indeholder tomme rækker eller kolonner. Gem arbejdsarket, når du er færdig med at indtaste data.
Navngiv postlisten
Når du har oprettet datasættet, skal du give et navn til de data, der vises i regnearket. At gøre det,
Vælg listen over adresser i Excel-arket, inklusive overskrifterne. Gå derefter til fanen 'Formler' og klik på 'Definer navn' fra gruppen Definerede navne.
En ny dialogboks åbnes, indtast navnet i boksen 'Navn', og klik på 'OK'. Hvis navnet har mere end det ene ord, skal du tilføje understregning (_) mellem dem (ingen mellemrum eller bindestreg tilladt).
Bekræft filformat
Du skal forbinde Word-dokumentet med Excel-regnearket, der indeholder en postliste, for at udskrive dine etiketter. Hvis du forbinder Word til Excel for første gang, skal du aktivere et konverteringsformat, der giver dig mulighed for at konvertere filer mellem de to Microsoft-programmer.
For at gøre dette skal du først åbne Microsoft Word-programmet. Klik på fanen 'Filer' og vælg 'Indstillinger' nederst i venstre rude.
Et nyt vindue med 'Word Options' åbnes. I det skal du klikke på 'Avanceret i venstre rude og rulle ned til sektionen 'Generelt'. Marker indstillingen 'Bekræft filformatkonvertering ved åben' og klik på 'OK'. Dette giver dig mulighed for nemt at importere data fra Excel.
Konfigurer brevfletningsdokumentet i Word
Dernæst skal du konfigurere hovedetiketdokumentet i MS Word for de adresseetiketter, du vil tilføje.
Åbn et tomt Word-dokument. Gå til 'Mailings' og klik på ikonet 'Start Mail Merge'. Derefter vælges "Etiketter" fra rullemenuen.
Du kan også vælge "Trin-for-trin Mail Merge Wizard", som vil guide dig gennem processen.
Dialogvinduet 'Label Options' vises, Her kan du vælge din etiketleverandør og produktnummer. Vi vælger 3M etiketproducenten som vores leverandør, fordi det er det mærke, vi bruger. Men hvis du bruger en bestemt leverandør, f.eks. Avery, så kan du vælge dem i stedet for.
Klik derefter på knappen 'Detaljer' i nederste venstre hjørne af vinduet med etiketindstillinger, og en ny dialogboks åbnes. Her kan du ændre etikettens margener, højde, bredde, pitch og størrelse. Klik på 'OK' efter at have foretaget ændringerne.
Nu vil Word-siden se sådan ud:
Forbind regnearket til Words etiketter
Nu har du opsat tomme etiketter i Microsoft Word for at modtage information fra Excel. Dernæst skal du forbinde word-dokumentet til arbejdsarket, der indeholder din post-/adresseliste for at overføre dataene til dine etiketter.
Gå til fanen 'Mailings' i Word-dokumentet, og vælg muligheden 'Vælg modtagere'. Klik på 'Brug en eksisterende liste' i rullemenuen.
Naviger til Excel-regnearket med postlisten i vinduet Vælg datakilde, vælg filen og klik på 'Åbn'.
Hvis du ser dialogboksen Bekræft datakilde, skal du vælge 'OLE DB-databasefiler' og klikke på knappen 'OK'.
Et andet pop op-vindue med navnet Vælg tabel vises. Hvis du har navngivet din adresseliste (Customer_Mailing_List), skal du vælge den og klikke på 'OK'. Hvis ikke, vælg arbejdsarket, der indeholder din liste, og klik på 'OK'.
Som du kan se, er word-dokumentet nu fyldt med adresseetiketter, der siger '"Næste post"'.
Rediger modtagerliste for brevfletning
Klik på "Rediger modtagerliste" på fanen "Mailings".
Vinduet 'Mailfletningsmodtagere' vises med alle modtagerne fra din adresseliste. Alle vil blive valgt som standard. Her kan du sortere, filtrere, tilføje eller fjerne modtagere fra din liste.
Ryd afkrydsningsfeltet ud for navnene på de modtagere, du ikke vil have i dine etiketter.
Tilføj brevfletningsfelter
Nu skal du tilføje brevfletningsfelter til dokumentet, før du kan afslutte fletningen. Når du tilføjer brevfletningsfelter til dine etiketter, bliver disse felter pladsholdere for kolonneoverskrifterne i dit regneark. Når fletningen er udført, vil pladsholderne blive erstattet med dataene fra din Excel-mailingliste.
For at tilføje brevfletningsfelter skal du klikke på 'Adresseblok' fra gruppen Skriv og indsæt felter på fanen Mailing.
Her kan du angive det passende format for modtagerens navn, der skal vises på etiketten. Du kan se en forhåndsvisning af det valgte adressemønster under afsnittet 'Preview'. Klik på 'OK' for at tilføje felterne.
Hvis dele af din adresseblok mangler eller ikke stemmer overens med det valgte adresseformat, betyder det, at kolonneoverskrifterne på din adresseliste i Excel varierer fra standard brevfletningsfelter i Word. Klik på knappen "Match Fields" for at matche de rigtige felter med de felter, der kræves til adresseblokken.
I vinduet 'Match Fields' skal du kontrollere, om de påkrævede felter for adresseblokken matcher kolonnen i din projektmappe. Hvis ikke, skal du klikke på rullemenuen ved siden af det påkrævede felt og matche det med en kolonneoverskrift på din Excel-fil. Når du er færdig, skal du klikke på 'OK'.
Nu vil "AddressBlock" vises i den første etiket i dit dokument.
Dernæst skal du kopiere etiketformatet og layoutet af den første etiket (<>) til resten af etiketterne i word-dokumentet. For at gøre det skal du klikke på 'Opdater etiketter' i vinduet Skriv og indsæt under fanen Forsendelser.
Udfør brevfletning
Før vi fletter Word-dokumentet og Excel-filen, lad os se på, hvordan de færdige etiketter vil se ud.
For at gennemgå dine resultater skal du vælge indstillingen 'Preview Results' fra den øverste bjælke.
Nu kan du udføre selve brevfletningen.
Du kan formatere den aktuelt forhåndsviste etiket på fanen Hjem. Du kan endda ændre etiketternes skrifttype, skriftstørrelse, skriftfarve osv. efter din smag. Når du er færdig med at formatere den aktuelt forhåndsviste etiket, skal du klikke på 'Opdater etiketter' under fanen Forsendelser for at anvende formateringen på alle etiketterne.
For at udføre fletningen skal du gå til fanen 'Forsendelser', klikke på indstillingen 'Udfør og flet' i gruppen Udfør. Vælg muligheden 'Rediger individuelle dokumenter' fra rullemenuen.
Et lille pop op-vindue kaldet 'Flet til nyt dokument' vil blive bedt om. I det, vælg 'Alle' under Merge records og klik på 'OK' for at afslutte.
Nu vil oplysningerne fra din adresseliste blive overført til dine etiketter, og et nyt dokument vil fremkomme med adresseetiketterne fra din Excel-adresseliste. Du kan nu redigere, formatere, udskrive og gemme dette etiketdokument ligesom ethvert andet Word-dokument.
Bonustip: Tilføj grænser til etiketterne
Det er svært at klippe etiketterne uden kanter. For at tilføje rammer skal du klikke på plus-ikonet (+) øverst til venstre i teksterne.
Nu er alle etiketterne i dokumentet valgt, klik på 'Border'-ikonet på den flydende menu og klik på 'All Borders' fra mulighederne.
Straks vil du se grænser mellem de forskellige etiketter.
Det eneste, der er tilbage at gøre nu, er at printe dine etiketter ud, klippe dem op, indsætte dem på mails og sende dine mails ud.