Sortering af data hjælper med at organisere eller arrangere dataene i en bestemt rækkefølge for hurtigt at finde værdier. I Excel kan du sortere et område eller en tabel baseret på tekster, tal, datoer og klokkeslæt i en eller flere kolonner. Du kan også sortere data på basis af cellefarve, skriftfarve eller brugerdefineret formateringsikon.
Excel har flere avancerede indbyggede sorteringsmuligheder for at hjælpe med datahåndtering. I denne artikel vil vi diskutere de forskellige metoder til at sortere data i en specificeret rækkefølge samt forskellige kriterier.
Sortering af data i Excel
Før du sorterer dine data, skal du vælge, om du vil sortere hele regnearket eller blot et celleområde.
Sorteringen arrangerer alle data i dit regneark efter én eller flere kolonner. Du kan også vælge kun at sortere én kolonne i regnearket. Du kan sortere dine data på basis af tekst, tal, datoer og klokkeslæt.
Vi vil bruge følgende eksempel til at vise dig, hvordan du udfører de forskellige metoder til sortering i Excel.
Hvis du hurtigt vil sortere dine data, skal du blot klikke på en celle i kolonnen, som du vil sortere. I nedenstående eksempelregneark ønsker vi at sortere vores data efter 'Rep'-navne. Så klik på en hvilken som helst celle i kolonne B.
Gå til fanen 'Data' og klik på sorteringsikonet 'AZ', som vil sortere din dato efter 'Rep'-navne.
Nu er dine data sorteret efter repræsentantnavne. Når B-kolonnen er sorteret, vil rækker svarende til hver celle i kolonne B flytte sammen med den.
Sortering af data i kun én kolonne
Du kan sortere dine data i én kolonne, hvilket ikke vil påvirke tilstødende kolonner på regnearket. Først skal du vælge det område/kolonne (vare), du vil sortere.
Gå derefter til fanen 'Data' og klik på sorteringsikonet. Excel vil vise dig en 'Sorteringsadvarsel'-meddelelse. I det skal du vælge 'Fortsæt med det aktuelle valg' og klik på 'OK'.
Nu er det kun "Vare"-området (kolonnen) som er sorteret i alfabetisk rækkefølge. Husk, at sortering af kun én kolonne vil ikke matche hele dit regneark med den kolonne.
Sortering af data efter dato/klokkeslæt
Du kan sortere dato, tid, tal på samme måde, som du sorterer tekst i Excel. Tal kan sorteres fra laveste til højeste eller højeste til laveste, og datoer og klokkeslæt kan sorteres fra nyeste til ældste eller ældste til nyeste.
Du kan enten vælge en celle i kolonnen, som du vil sortere, og klikke på ikonet 'AZ' eller 'ZA' på fanen 'Sorter og filtrer' gruppe af data for at sortere dine data i stigende eller faldende rækkefølge. Eller klik på "Sorter"-ikonet ved siden af hurtigsorteringsikoner på fanen "Data".
Det åbner vinduet Sorteringsdialog. Åbn rullemenuen 'Sortér efter', denne rullemenu viser alle dine kolonneoverskrifter i regnearket, og da vi ønsker at sortere vores datasæt efter dato, skal du vælge muligheden 'OrderDate'. Vælg derefter indstillingen 'Nyeste til ældste' i rullemenuen 'Bestil' for at sortere dataene i stigende rækkefølge.
Resultatet er vist på følgende skærmbillede.
Sortering af data efter cellefarve/skrifttypefarve/celleikon
For at sortere dine data efter cellefarve, skriftfarve eller celleikon skal du åbne 'Sortér'-dialogboksen ved at klikke på 'Sortér'-ikonet på fanen Data. Vælg derefter din mulighed i menuen 'Sortér på'. Her vælger vi 'Cellefarve' til at sortere datasættet.
Vælg derefter den farve, du vil have øverst i kolonnen. Klik derefter på 'OK'.
Sådan vil en tabel sorteret efter cellefarve se ud.
Datasortering på flere niveauer (sortering af flere kolonner)
Sortering på flere niveauer giver dig mulighed for at sortere dataene (tabellen) efter værdier i én kolonne og derefter organisere dem igen efter værdier i en anden kolonne(r).
For eksempel sorterer vi først datasættet efter 'Vare'-navn og sorterer det derefter igen efter 'OrderDate'. For at gøre det skal du vælge en hvilken som helst celle i tabellen og klikke på ikonet 'Sorter' på fanen 'Data'.
I dialogboksen 'Sorter'. Vælg 'Vare' fra rullelisten 'Sortér efter'. Klik derefter på 'Tilføj niveau' og vælg 'Ordredato' fra rullelisten 'Derefter af'. Klik på 'OK'.
Nu er posterne sorteret efter vare først og ordredato efter det andet.
Sortering i en brugerdefineret rækkefølge
Nogle gange vil du ikke sortere efter tekst, nummer eller dato. Nogle gange vil du sortere efter noget andet, såsom måneder, ugedage, regioner eller et andet organisationssystem.
Lad os have følgende tabel, og du vil sortere den baseret på ordrernes prioritet.
For at gøre det skal du klikke på en hvilken som helst celle inde i datasættet og åbne dialogboksen 'Sorter' fra Excel-båndet.
Vælg derefter 'Prioritet' i rullemenuen 'Sortér efter'; i rullemenuen 'Sortér på' vælg 'Celleværdier'; og i rullemenuen 'Ordre' skal du vælge 'Brugerdefineret liste'.
Når du klikker på indstillingen 'Brugerdefinerede lister' fra rullemenuen, åbnes dialogboksen Brugerdefinerede lister.
Her skal du skrive din brugerdefinerede liste i 'Listeposter:' og klikke på 'Tilføj'. For eksempel tilføjer vi høj, normal og lav prioriteter til listen.
En ny sorteringsrækkefølge er nu tilføjet til den brugerdefinerede liste. Vælg listen og klik på 'OK'.
Nu kan du vælge din tilpassede sorteringsrækkefølge fra rullemenuen 'Ordre'.
Nu er datasættet sorteret efter prioritet (Høj, Normal, Lav).
Sortering af data i en række
I stedet for kolonner kan du sortere dataene efter rækker. For at gøre det skal du vælge en hvilken som helst celle i træk og klikke på 'Sortér'-ikonet fra 'Sorter og filtrer'-gruppen på båndet.
Klik på knappen "Indstillinger" i dialogboksen "Sorter".
Vælg indstillingen 'Sortér fra venstre mod højre' i stedet for 'Sortér top til bund' under Orientering i dialogboksen 'Sorteringsindstillinger'. Og klik på 'OK'.
Vælg derefter den række, du vil sortere, under 'Sortér efter' rullemenuen, og klik på 'OK'.
Som du kan se nedenfor, er datasættet nu sorteret efter værdierne i den valgte række.
Nu har du lært at sortere i Excel, du kan hurtigt omorganisere dit regneark ved at sortere dine data.