Alt hvad du behøver at vide om at invitere nogen til et Microsoft Teams-møde
Microsoft Teams er en af de førende Workstream Collaboration-apps, der er tilgængelige for mange. WSC-apps gik fra at være en mulighed til en nødvendighed i de sidste par måneder. Organisationer verden over har klamret sig til apps som Microsoft Teams for at holde deres virksomheder flydende, som Rose gjorde til den dør (RIP Jack).
Uanset om du vil have videomøder eller dele og samarbejde om filer med dine teammedlemmer, gør den organisatoriske struktur i Microsoft Teams det stadig nemmere at gøre det. Ved at bruge Microsoft Teams kan du ikke kun holde videomøder med dine organisationsmedlemmer, men også udenforstående, uanset om de har en Microsoft Teams-konto eller ej.
Inviter folk under et møde
Uanset om det er et ad hoc-møde, der kun kan finde sted i en teams-kanal, eller et planlagt møde, der finder sted i en kanal, kan alle teammedlemmer, der har adgang til kanalen, deltage i mødet derfra. Men det er ikke den eneste måde for folk at deltage i dit møde. Du kan invitere alle – organisationsmedlemmer såvel som gæster – til et møde i Microsoft Teams når som helst under opkaldet.
Klik på ikonet 'Vis deltagere' på opkaldsværktøjslinjen i mødet. Deltagerlisten åbnes i højre side af skærmen.
Hvis du nu vil invitere nogen, der tilhører den samme organisation som dig - både teammedlemmer og ikke-teammedlemmer - klik på tekstboksen 'Inviter nogen' og begynd at skrive deres navn.
Forslag til organisationsmedlemmer vises under tekstboksen. Vælg den person, du vil invitere.
Så snart du klikker på deres navn, begynder Microsoft Teams at ringe til dem. De kan acceptere opkaldet om at deltage i mødet.
For at invitere en person uden for din organisation, skal du klikke på knappen 'Kopier tilmeldingsoplysninger' ved siden af invitationstekstfeltet.
Mødeoplysningerne vil blive kopieret til din udklipsholder. Når du indsætter tilmeldingsoplysningerne, vil de være i form af et 'Deltag til Microsoft Teams Meeting'-link. Send det via en e-mail, besked eller på anden måde til de personer, du vil invitere.
De kan derefter deltage i mødet fra linket i beskeden som gæster. Det er ligegyldigt, om personen har en Microsoft Teams-konto eller ej. Alle kan deltage i mødet fra invitationslinket.
Bemærk: Gæster skal optages til mødet af en, der allerede er i mødet, efter at de har tilmeldt sig.
Inviter folk før et møde
Microsoft Teams Office 365 Business-abonnenter har også en ekstra funktionalitet end Microsoft Teams Free-brugere. Ud over at være vært for ad hoc-møder kan de også planlægge møder i god tid. Og planlægning af møderne er ikke kun til din fordel. Du kan også invitere folk, mens du planlægger mødet, så de kan have et heads up og administrere deres tidsplaner for at imødekomme mødet.
På planlægningsskærmen skal du klikke på 'Tilføj påkrævede deltagere' for at invitere folk. For organisationsmedlemmer skal du begynde at indtaste deres navne og klikke på personens navn, når det vises under tekstboksen.
For personer uden for din organisation skal du indtaste deres e-mail-id'er i tekstfeltet.
En invitations-e-mail sendes automatisk til alle med mødelinket og datoen og tidspunktet for mødet, efter du har klikket på knappen 'Send' på mødeplanlæggeren.
Modtagerne vil derefter kunne deltage på mødetidspunktet fra deres invitationslink.
Det er ret nemt at invitere alle til et Microsoft Teams-møde, uanset om de er i samme organisation som dig eller ej. Derudover kan du invitere folk ikke kun under et møde, men også på forhånd til planlagte møder.