At styre dine opgaver er blevet meget nemmere.
Microsoft annoncerede Tasks-appen til Microsoft Teams sidste år, og det er sikkert at sige, at det er en af de apps, hvis ankomst folk ventede spændt på. Det kan være virkelig skræmmende at holde styr på forskellige opgaver, vi skal tage os af i løbet af dagen eller ved ugens eller månedens slutning. Selvfølgelig er der forskellige apps til det i Microsoft.
Men det er netop problemet. Eller det var det i hvert fald. Apps var adskilte. Og du skal skifte mellem flere apps for at holde styr på alt. Det var virkelig svært at bevare din fornuft, mens du gjorde det. Men med Tasks ændrer Microsoft på det.
Opgaver-appen samler alle funktionerne i Microsofts separate apps til sporing af fremskridt og opgavestyring på ét sted. Den nye Tasks-app kombinerer dine personlige opgaver fra To-Do og delte opgaver fra Planner-appen direkte i Microsoft Teams. Så du kan spore alle dine opgaver fra et enkelt sted.
Tilføjelse af opgaver i Microsoft Teams
Opgaver-appen begyndte at rulle ud tidligere i år i faser og er nu generelt tilgængelig for alle med et Microsoft 365-abonnement. Microsoft Teams Free-brugere har ikke adgang til appen.
Du kan tilføje Opgaver-appen som en systemdækkende app i Microsoft Teams eller som en fane i en kanal. Når du tilføjer Opgaver som en fane i kanalen, vil den ikke inkludere dine personlige opgaver fra To-Do.
Før du tilføjer Tasks-appen i Microsoft Teams, er der én ting at huske. Du finder ikke appen under navnet "Opgaver". I øjeblikket finder du det under navnet 'Planner'.
Gradvist ændres navnet til 'Tasks by Planner and To-Do', før det endelig bliver til 'Tasks'. Ændringen til førstnævnte er allerede begyndt, og nogle brugere finder muligvis appen under det navn i stedet for 'Planner'. Men uanset navnet er funktionaliteten den samme.
For at bruge appen Opgaver skal du klikke på muligheden 'Flere tilføjede apps' (tre prikker) på navigationslinjen til venstre.
Klik derefter på 'Find en app'-søgelinjen og søg efter 'Planner'. Klik på appen for at tilføje den til din Microsoft Teams-liste.
Appens beskrivelsesvindue åbnes. Klik på knappen 'Tilføj' for at installere appen.
Planlæggeren (eller Opgaver af Planner og To Do, i nogle tilfælde) vises på navigationslinjen. Du kan også fastgøre appen på navigationslinjen for fremtidig adgang. Højreklik på appen, og vælg 'Fastgør' fra indstillingsmenuen.
Brug af opgaver i Microsoft Teams
Opgaver-appen på Microsoft Teams viser dine opgaver i to sektioner: 'Mine opgaver' og 'Delte planer'.
Afsnittet 'Mine opgaver' inkluderer dine lister fra Microsoft To-Do-appen, samt alle opgaver, du har tilføjet i To Do og Outlook. Det inkluderer også en sektion for 'Tildelt til mig', der viser alle opgaver fra Planner, der er specifikt tildelt dig, så du altid kan have listen over opgaver ved hånden.
Sektionen Delte planer inkluderer de opgaver eller planer fra Planner-appen, der er blevet tilføjet til Teams.
Afsnittet 'Mine opgaver' indeholder også vigtige og planlagte kategorier. Kategorien Vigtigt viser alle opgaver, du har stjernemarkeret, fra To Do samt opgaver, der er tildelt dig i Planner.
Kategorien Planlagt viser alle dine opgaver, der har en forfaldsdato, fra To Do samt Planner, der er tildelt dig, sorteret efter dato, så du kan holde styr på din tidsplan. Det viser også opgaver fra planer, der ikke er en del af dine teams, men som er til stede i den oprindelige Planner-app.
Oprettelse af nye opgaver
Opgaver-appen viser bare ikke alle dine opgaver fra disse andre apps; du kan også oprette nye opgaver.
Klik på indstillingen 'Ny liste eller plan' nederst på skærmen for at oprette nye lister eller planer.
Vinduet for at oprette en ny opgave vises. Giv din liste eller planlæg en titel. Gå derefter til rullemenuen under 'Opret i' og vælg, hvilken type opgave det skal være. Vælg 'Mine opgaver', hvis du vil oprette en privat liste eller teamnavnet, og kanal, hvis du vil oprette en delt plan.
Klik derefter på knappen 'Opret'.
For at oprette en ny opgave i en eksisterende liste eller plan skal du først gå til den pågældende liste/plan. Antag, at du vil oprette en ny personlig opgave til To-Do, skal du gå til 'Opgaver' under 'Mine opgaver'.
Klik derefter på indstillingen 'Tilføj en opgave'.
Indtast titlen på opgaven og en prioritetsstatus eller forfaldsdato, hvis der er en. Og klik på 'OK'-knappen (flueben) for at gemme opgaven.
Klik på opgaven for at redigere yderligere oplysninger om opgaven, såsom tilføjelse af beskrivelse eller underopgaver.
Redigeringsvinduet åbnes. Gå til 'Tjekliste' og tilføj underopgaver til opgaven, hvor der står 'Tilføj et element'.
På samme måde, for en ny delt planopgave, skal du gå til planens navn og klikke på 'Tilføj en opgave' mulighed. Den eneste forskel for en ny opgave i en plan ville være kolonnekategorierne. Du kan indtaste detaljer for kategorierne 'Tildelt til' og 'Spand', når du opretter en ny opgave til Planner.
Få vist dine opgaver
To-Do-opgaverne kan kun ses som en liste, men Planner-opgaverne understøtter 4 typer visninger. Du kan vise dine opgaver i form af en liste, tavle, diagram eller tidsplan.
Som standard vil 'Liste'-visningen være synlig.
Tavlevisningen viser alle opgaverne i form af kort på en tavle, som er standardvisningen i den oprindelige Planner-app i Microsoft 365.
Diagramvisningen viser al statistik relateret til planen i form af diagrammer, der gør det mere visuelt og derfor nemmere at holde styr på al information.
Og planlægningsvisningen viser alle dine opgaver i en kalender, hvilket gør det nemt at holde styr på dine deadlines.
For at ændre visningen skal du klikke på den tilsvarende indstilling i højre hjørne af værktøjslinjen over opgaverne.
Brug af Opgaver som en fane
Du kan også tilføje Opgaver som en fane i en Teams-kanal. Når den tilføjes i en kanal, vil appen ikke inkludere dine personlige opgaver fra To-Do. Med Tasks-appen i kanalen kan dit team lave planer i fællesskab og holde alle opgaver ved hånden organiseret.
Gå til den kanal, du vil tilføje Planneren til, og klik på '+'-ikonet øverst for at tilføje en ny fane.
Søg efter 'Planner' fra apps og klik på den. Du kan enten oprette en ny plan eller tilføje en eksisterende. Vælg den alternativknap, der svarer til den mulighed, du ønsker, og indtast derefter enten navnet på en plan (for at oprette en ny plan) eller vælg en eksisterende plan fra rullemenuen. Klik derefter på indstillingen 'Gem'.
Den nye Tasks-app i Microsoft Teams vil gøre administration af opgaver, både team og personlige, til et stykke kage. Og de kommende måneder vil kun se en forbedring af appen, med flere tilføjelser som tilbagevendende opgaver, Min Dag-liste osv., der også kommer.