Planlæg vigtige møder, så alle medlemmer kan deltage
Samarbejdsplatforme som Microsoft Teams har fuldstændig ændret fjernarbejdsspillet, og det med rette. Mange organisationer skifter fra e-mails til apps som Microsoft Teams til kommunikation mellem kolleger på grund af de vidunderlige funktioner, som disse platforme tilbyder.
En sådan funktion, som Microsoft Teams tilbyder, som brugere verden over elsker, er muligheden for at holde planlagte møder på platformen. Udover ad hoc-møderne kan brugere også planlægge møder. Tidligere kunne kun Microsoft 365 Business-abonnenter holde planlagte private møder eller kanalmøder. Men nu har Microsoft også tilføjet muligheden for Microsoft Teams Free-brugere. Og planlægning af møder i Teams med organisationsmedlemmer såvel som udenforstående (generelt kendt som gæster i Microsoft Teams-mødeverdenen) er så nemt, som det kan blive.
Sådan planlægger du et møde, hvis du er Microsoft Teams gratis bruger
Åbn Microsoft Teams desktop-app eller gå til teams.microsoft.com. Vælg indstillingen 'Møder' fra navigationslinjen til venstre.
Bemærk: Hvis der ikke er nogen 'Møder'-mulighed, kan du prøve at opdatere din Microsoft Teams desktop-app, da den nye mulighed først er begyndt at rulle ud. Hvis opdatering til den seneste version stadig ikke viser muligheden, er det eneste, der er tilbage, at vente på, at funktionen ruller ud til dig.
Fanen Møder åbnes. Du vil se to muligheder: 'Mød nu' og 'Planlæg et møde'. Klik på 'Planlæg et møde' for at åbne planlægningsvinduet.
Giv dit møde en titel og angiv en dato og et tidspunkt for mødets varighed. Klik derefter på knappen 'Schedule'.
Holdene planlægger mødet. Et par muligheder for at dele invitationen vises på din skærm. Du kan dele mødeoplysningerne ved at kopiere dem og sende linket via e-mail eller en hvilken som helst beskedapp, eller du kan sende invitationen ved hjælp af Google Kalender eller Outlook Kalender ved at oprette en begivenhed. Vælg din ønskede mulighed.
Vigtig note: Spring ikke dette trin over uden i det mindste at kopiere mødeoplysningerne. Når du lukker dette vindue, vil du ikke kunne få adgang til oplysningerne igen. Du bør også holde mødelinket ved hånden for dig selv, hvis du vælger ikke at oprette en kalenderbegivenhed, da Microsoft Teams i øjeblikket ikke har en indbygget kalender, så de gratis brugere kan holde styr på de planlagte møder. Det vil sige, at du ikke kan deltage i mødet eller invitere andre til det møde, du lige har planlagt, hvis du springer dette trin over.
I øjeblikket kan gratis brugere kun holde planlagte møder privat og ikke i kanaler. Så kun personer med mødeinvitationslinket kan deltage i mødet.
Sådan planlægger du et møde, hvis du er Microsoft 365 Business-bruger
Microsoft 365 Business-abonnenter kan enten planlægge et møde fra Microsoft Teams-appen, eller de kan også bruge Outlook til at planlægge et møde i Teams.
Planlæg et møde fra Microsoft Teams
Åbn Microsoft Teams-skrivebordsappen, eller gå til teams.microsoft.com og log ind med din Microsoft-konto. Vælg derefter indstillingen 'Kalender' fra navigationslinjen til venstre.
Klik på knappen 'Nyt møde' i kalenderen for at planlægge et møde.
Skærmbilledet til oprettelse af et nyt møde åbnes. Tilføj en mødetitel, og skriv derefter navnene på deltagerne i feltet "Tilføj påkrævede deltagere" for at invitere folk.
Hvis du vil have nogen uden for din organisation til at deltage i mødet, skal du indtaste deres e-mailadresse i feltet for at sende dem et invitationslink til mødet.
Når du har tilføjet alle deltagerne, skal du indstille tidspunktet for mødet. Du kan også bruge 'Planlægningsassistent' til at finde ledig tid fra alles kalender til at indstille et tidspunkt for mødet, der fungerer for alle.
Microsoft Teams tillader også, at mødet gentages efter en bestemt tidsplan. Vælg den relevante mulighed fra rullemenuen. Hvis du ikke vil gentage mødet, skal du lade indstillingen være 'Gentager ikke'.
Dernæst er indstillingen for 'Tilføj kanal', der bestemmer mødets privatlivsindstillinger. Hold det tomt for at holde dit møde privat. Vælg en kanal for at åbne mødet for teammedlemmer. Du kan også vælge flere kanaler til mødet.
Mødet vil blive offentliggjort på den kanal, du vælger under fanen 'Oplæg', hvor teammedlemmer kan indstille dagsordener, dele filer eller tilføje deres kommentarer.
Klik på knappen 'Send' eller 'Gem' (afhængigt af, om der er deltagere på din liste) for at planlægge mødet.
Planlæg et Teams-møde fra Outlook
Brugere kan også planlægge et Teams-møde fra Microsoft Outlook. Åbn Outlook-applikationen, og skift til kalendervisningen. Klik på "Kalender"-ikonet nederst i venstre navigationsrude for at skifte.
Som standard har Microsoft Teams Outlook-tilføjelsesprogrammet. Klik på 'Nyt teammøde' i Outlook-kalendervisningen.
Skærmbilledet til planlægning af et møde åbnes. Indstil mødenavnet, tilføj deltagere at sende mødeinvitationer til, indstil mødetidspunkt og klik på 'Send'-knappen for at sende mødeinvitationen.
Bemærk: I øjeblikket kan brugere planlægge møder fra Outlook, men kan ikke have dem i nogen kanaler.
Det er meget praktisk at holde møder på Microsoft Teams. Brugere kan planlægge møder fra Microsoft Teams eller ved hjælp af Outlook-applikationen. Teams-brugere med et Microsoft 365 Business-abonnement kan også bruge en planlægningsassistent, der lader brugere finde et tidspunkt til mødet, der fungerer for alle.
Planlægningsprogrammet for Microsoft Teams Free-brugere er ret grundlæggende på nuværende tidspunkt, men da det er en nyligt implementeret funktion, vil den måske få vigtige opdateringer i de kommende måneder. Du kan også sende et invitationslink til personer, der ikke er en del af din organisation, så de kan deltage i mødet som "Gæster".