Brug statusindstillinger i Microsoft Teams til at fortælle dit team, om du er tilgængelig
Microsoft Teams er blevet en af de mest populære Workstream Collaboration-apps. Og for organisationer, der bruger det, er det nu den primære kommunikationsmåde blandt teammedlemmer, der overhaler e-mail. Og med rette. Microsoft Teams har en masse værktøjer til at gøre kommunikation og samarbejde mere effektiv og produktiv end traditionelle midler.
Selv når du arbejder hjemmefra og ikke er til stede i det samme fysiske rum, er der en masse værktøjer til at undgå chancer for fejlkommunikation og opretholde produktiviteten. Et sådant værktøj, som du måske har overset, men som du bør begynde at være opmærksom på, er de forskellige statusindstillinger, der er tilgængelige i Microsoft Teams og alle de måder, du kan bruge dem på.
Hvilke statusindstillinger er tilgængelige i Microsoft Teams
Der er to typer statusindstillinger tilgængelige til din rådighed i Teams – Brugertilstedeværelsesstatus og Brugerdefineret status.
Hvad er en brugertilstedeværelsesstatus
Brugertilstedeværelsesstatus er den del af din profil i Microsoft Teams (og også i hele Microsoft 365), der lader andre brugere vide din tilgængelighedsstatus. Det vises som den lille prik i grøn/rød/gul/grå farve ved siden af dit profilbillede.
Et blik på status og andre medlemmer i dit team vil være klar over, om du er online, til et møde, ikke skal forstyrres osv. Du forstår kernen. Strengt taget er det meningen at lade andre vide den generelle tilstand af din tilgængelighed.
Hvad er en brugerdefineret status
Ud over status for brugertilstedeværelse er der også en brugerdefineret status i Microsoft Teams, som du kan bruge til at fortælle andre om den nøjagtige omstændighed af din tilgængelighed. Hvor brugertilstedeværelsesstatus kun kan fortælle nogen, at du er væk fra skrivebordet, kan den tilpassede status fortælle den nøjagtige årsag bag denne status, som at fortælle nogen, at du er væk til frokost og vil være tilbage om en time.
Det er en lille brugerdefineret besked, du kan vise i en kort periode. Andre brugere kan se det, når de holder markøren over dit profilbillede. Og det dukker også op, når nogen sender dig en besked via personlig chat eller @omtaler dig, hvis du ønsker det.
Brug af statusindstillingerne i Microsoft Teams
Det er ret nemt at indstille din status i Microsoft Teams for at angive din tilgængelighed for andre brugere.
Indstilling af din tilstedeværelsesstatus
Du har måske bemærket, at selvom du aldrig har ændret dine statusindstillinger før, sker der automatisk en ændring i din tilstedeværelsesstatus. Det skyldes, at Microsoft Teams automatisk viser din status afhængigt af forskellige omstændigheder.
Du vil også opdage, at visse statusindstillinger ikke er tilgængelige for dig at angive som din status, men alligevel kan du se dem som andre brugeres tilstedeværelsestilstand. Som "I et møde", "Præsenterer", "Fokuserer" osv. Disse muligheder er ikke bare "ikke tilgængelige" for dig, de er ikke tilgængelige for nogen selv at indstille. Disse statusser er app-konfigurerede, dvs. Microsoft Teams ændrer disse statusser. Det kan ændre dem til "I et møde", når du er til et møde, eller "Præsenterer", når du deler skærmen i mødet, og så videre.
Men mulighederne for dig er begrænsede. For at indstille en brugerkonfigureret tilstedeværelsesstatus skal du klikke på profilknappen på titellinjen i Teams-appen.
En kontekstmenu vises. Gå til indstillingen Status (aktuel status) i menuen.
Undermenuen vises med følgende statusmuligheder: Tilgængelig, Optaget, Forstyr ikke, Vær lige tilbage og Vis væk. Klik på den status, du vil have vist. Der er også en 'Nulstil status' mulighed, hvis du vil vende tilbage til tilstedeværelsen til den app-konfigurerede tilstand.
Når du selv angiver en status, tilsidesætter den den app-konfigurerede status i de fleste tilfælde, da dens forrang er høj. For eksempel, hvis du indstiller status som 'Forstyr ikke', vil Teams ikke ændre den til 'I et møde' eller 'På et opkald', som det ville have gjort det normalt.
Ikke alle brugerkonfigurerede statuer er dog tilsidesættende bevis. Selvom du indstiller din status til "Tilgængelig", vil Teams tilsidesætte den til "Væk" efter at have registreret inaktivitet i mere end fem minutter det meste af tiden.
Når du selv angiver en status i Microsoft Teams, har alle stater en standardudløbsperiode. Så selvom du glemmer at ændre din status tilbage, vil du ikke forblive på Forstyr ikke eller Optaget for evigt.
| Brugerkonfigureret tilstand | Standardudløb |
|---|---|
| Travl | 1 dag |
| Forstyr ikke | 1 dag |
| Andre | 7 dage |
Indstilling af brugerdefineret status
For at indstille en brugerdefineret statusmeddelelse skal du klikke på profilknappen og derefter gå til 'Indstil statusmeddelelse' fra menuen.
Skriveboksen for statusmeddelelsen åbnes. Skriv den status, du vil vise til andre; den maksimale længde for den tilpassede status er 280 tegn. Du kan også @omtale nogen i din status.
Efter at have oprettet status, skal du markere indstillingen 'Vis, når folk sender mig besked', hvis du vil. Når denne mulighed er aktiveret, når nogen sender dig en privat besked eller @omtaler dig på kanalen, vil Teams vise din status over deres skrivefelt. Så der er ingen chance i helvede for, at de går glip af din status og bebrejder dig senere for ikke at svare.
Du kan også indstille udløbsdatoen for den status, hvis fuldførelse, Teams vil rydde din status automatisk. Som standard vil den vise 'I dag' som den valgte mulighed. Klik på den for at udvide rullemenuen. Vælg derefter en af mulighederne fra 'Aldrig', '1 time', '4 timer', 'I dag', 'Denne uge'. Du kan også vælge "Brugerdefineret" for at angive en dato og et klokkeslæt.
Tryk nu på 'Udført' for at gemme status.
Din tilpassede status vil blive indstillet og synlig for andre sammen med din tilstedeværelsestilstand.
Tip: Der er også en Out of Office-status, du kan indstille i Microsoft Teams, som, sjov historie, faktisk ikke kan indstilles fra Microsoft Teams. Læs, hvordan du sætter ud af kontoret i Microsoft Teams i vores detaljerede blogindlæg her.
Følg andre brugeres status i Microsoft Teams
Udover at indstille din egen status for at holde andre informeret, kan du også følge andre brugeres status i din organisation. Når du følger en persons status, får du en notifikation, hver gang de vises som Tilgængelig eller Offline. Du må indrømme, at det er bedre at få notifikationer end at skulle tvangsfølge og vente på, at de vises online, når du har en vigtig forretning.
Klik på profilknappen i Microsoft Teams og gå til indstillingen 'Indstillinger' fra menuen.
Gå til 'Notifikationer' fra navigationsmenuen til venstre.
Find indstillingen 'Personer', og klik på knappen 'Rediger' ved siden af den.
Tilføj nu den eller de personer, hvis status du vil følge, og få besked om.
Du kan til enhver tid stoppe disse meddelelser ved at klikke på knappen 'Sluk' ved siden af personens navn.
Statusindstillinger i Microsoft Teams er et uvurderligt værktøj til rådighed for dig for at sikre, at der ikke er plads til fejlkommunikation. Du kan også bruge forskellige indstillinger som Forstyr ikke, eller Fokuseret osv. for at sikre, at du kan fokusere på den aktuelle opgave, og ingen kan forstyrre dig. Du modtager stadig beskeder fra folk, bare ikke notifikationerne, så du kan forblive i din zone.