Fjern følsomme oplysninger permanent, så de ikke ender i de forkerte hænder.
Dokumenter indeholder ofte følsomme og private oplysninger, der ikke er beregnet til alles øjne. Før du kan dele et sådant dokument, skal du redigere disse oplysninger. Var det et fysisk dokument, ville det have været ret nemt permanent at fjerne enhver følsom information - alt hvad du behøver er en tyk permanent markør.
Men redigering i digitale dokumenter er en lille smule kompliceret. Du kan ikke bare tegne sorte bokse, der efterligner en permanent markør over de følsomme oplysninger i Word eller andre sådanne apps. Det løser ikke problemet. Tro det eller ej, det er ekstremt nemt at fjerne de nævnte felter for at afsløre teksten nedenunder. Det gør heller ikke noget ved metadataene.
Det, du har brug for, er en permanent rettelse, og Redact-funktionen i Adobe Acrobat er svaret på dine behov.
Sådan redigeres i Adobe Acrobat
Først og fremmest, for at bruge redact-funktionen i Adobe Acrobat, skal du have et Pro-abonnement. Funktionen er tilgængelig i Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 og Adobe Acrobat DC, men med et Pro-abonnement.
Åbn det dokument, du ønsker at redigere i Adobe Acrobat. Hvis du har mange oplysninger, du ønsker at redigere, skal du gå til menuen 'Værktøjer'.
Vælg 'Redigér' fra mulighederne i menuen Værktøjer.
Du kan også gå til 'Rediger' fra menulinjen og vælge 'Rediger tekst og billeder' fra menuen.
Redact-værktøjssættet vises på dit dokument på den sekundære værktøjslinje.
Vælg nu den tekst eller billeder, du vil redigere. De vises med røde felter, hvilket betyder, at de er markeret til redaktion. Du kan markere al den tekst, du ønsker at redigere, før du anvender ændringerne.
Hvis der er redigeringer i dokumentet, der vises på samme sted på alle eller mange sider, såsom et vandmærke, sidehoved/sidefod osv., behøver du ikke markere dem separat. Når du har markeret en sådan tekst, skal du højreklikke på den og vælge 'Gentag markering på tværs af sider' i menuen.
Den permanente fjernelse af teksten vil ikke være fuldstændig, før du anvender redigeringen. Hvis du har markeret en tekst ved en fejl, kan du slette den, mens den stadig er markeret. Men når først du har anvendt ændringerne og redigeret teksten, kan du ikke slette den.
For at slette en markering skal du højreklikke på den og vælge 'Slet' i menuen.
Når du har markeret al den tekst, du vil redigere, skal du klikke på knappen 'Anvend' på den sekundære værktøjslinje.
Der vises en dialogboks med advarslen om, at du er ved at redigere teksten permanent, og når du først har gemt dokumentet, kan du ikke fortryde det. Klik på 'OK' for at fortsætte.
En dialogboks for at gemme dokumentet åbnes. Hvis du ønsker, at dokumentet skal overskrive det originale dokument, skal du gemme det med samme navn på samme sted. Ellers skal du enten ændre navn, placering eller begge dele.
Hvis du kun vil redigere en lille mængde tekst, sig en enkelt linje, kan du også markere teksten og derefter enten klikke på 'Redager' fra den flydende kontekstmenu.
Eller vælg teksten og højreklik på den. Og vælg derefter 'Redact' fra højrekliks kontekstmenuen, der vises.
Klik nu på 'Anvend' og gem dokumentet.
Indstilling af udseendet af redaktionsmærker
Som standard vises redaktionsmærker som sorte bokse uden nogen overlejringstekst. Men du kan ændre udseendet af redaktionsmærkerne. Gå til redigeringsværktøjssættet på den sekundære værktøjslinje, og klik på rullepilen ved siden af knappen 'Rediger tekst og billeder'.
Rullemenuen udvides. Klik på 'Egenskaber'.
Dialogboksen 'Egenskaber' åbnes. Bliv på fanen Udseende. For at ændre farven på redaktionsmærket skal du klikke på farvefirkanten ved siden af indstillingen 'Fyldfarve for redigeret område' og vælge den farve, du vil bruge.
For også at have overlejringstekst på redaktionsmærket skal du markere afkrydsningsfeltet for det samme. Indstillingerne for overlejringstekst, der tidligere var grå, kan konfigureres. Indtast teksten og vælg andre attributter såsom farve, skrifttype osv.
Til sidst skal du klikke på 'OK' for at anvende ændringerne.
Eventuelle ændringer, du foretager i udseendet af redigeringsmærkerne, vil kun gælde for nye redigeringer. Det vil sige, at hvis dokumentet består af redigeringer, som du allerede har markeret eller anvendt, vil de ikke blive påvirket. Så ændringer vil gælde for tekst, som du vil markere eller redigere i fremtiden.
Søg og fjern tekst
Du kan også finde teksten fra en eller flere PDF'er på én gang og redigere den ved hjælp af 'Find tekst'-værktøjet. Klik på rullemenuen ved siden af Redact Text and Images fra Redact-værktøjssættet, og vælg 'Find Text & Redact' fra menuen.
Dialogboksen Søg åbnes. Her kan du angive, om du kun vil søge i det aktuelle dokument eller alle PDF-filer på en bestemt placering.
Når du har angivet PDF-filen, skal du vælge, om du vil søge efter et enkelt ord eller en sætning eller flere sætninger. For at søge efter et enkelt ord/en sætning skal du vælge indstillingen og indtaste sætningen i tekstboksen.
For at søge efter flere ord skal du vælge den tilsvarende indstilling og derefter klikke på 'Vælg ord'.
Indtast et ord eller en sætning i tekstboksen, og klik på knappen 'Tilføj'. Du kan også importere en tekstfil med en liste over ord, der skal søges efter.
Til sidst skal du vælge muligheden 'Mønstre' for at finde oplysninger som kreditkortnumre, telefonnumre, e-mailadresser, datoer, personnumre osv. Vælg et af de tilgængelige mønstre fra rullemenuen. Du kan også ændre lokaliteten for mønstre til et af de tilgængelige lande.
Sanering af et dokument
Hver gang du går til at anvende nogen redigeringer, vil du finde en til/fra-indstilling "Saniser og fjern skjulte oplysninger" automatisk valgt. Hvad betyder det helt præcist?
Et dokument indeholder en masse skjult information som metadata, skjult tekst eller lag, overlappende tekst, vedhæftede filer, bogmærker, kommentarer osv., som du ikke ønsker, at andre skal kunne se, når du udgiver eller deler dokumentet.
Ovenstående mulighed for at rense dokumentet sletter permanent alle de skjulte oplysninger, der er knyttet til dokumentet.
Du kan også angive og vælge, hvilke skjulte oplysninger du vil fjerne, og hvad du vil beholde. For at gøre dette skal du først og fremmest, mens du anvender redigeringer, deaktivere til/fra-knappen for 'Desinficer og fjern skjulte oplysninger'.
Gå nu til indstillingen 'Desinficer dokument' på redigeringsværktøjslinjen.
En dialogboks vises. Klik på indstillingen "Klik her" ved siden af erklæringen "For selektivt at fjerne skjulte oplysninger."
Panelet 'Fjern skjulte oplysninger' åbnes, og det viser alle de skjulte oplysninger, der findes i dokumentet, efter at have undersøgt det grundigt. Som standard vil alle skjulte oplysninger blive valgt. Klik på afkrydsningsfelterne ud for dem for at fravælge dem. Klik derefter på knappen 'Fjern' for at fjerne de elementer, der stadig er valgt.
Deling af følsomme oplysninger med folk, der ikke skal se dem, kan give dig store problemer. Nu, før du udgiver eller deler dokumenter, kan du redigere følsomme oplysninger korrekt og rense dokumentet for at undgå uheld ved brug af Adobe Acrobat.