Denne vejledning viser dig, hvordan du alfabetiserer i Excel ved hjælp af funktionen Sorter og filtrer, og formler til at arrangere og formatere dataene i rækkefølge.
Microsoft Excel er en effektiv software til at organisere vigtige data, såsom økonomi, salgsdata, kundeoplysninger osv. Alfabetisering af data i regneark er en af de bedste måder til hurtigt at organisere, få adgang til og referere til disse data. Alfabetisering af en række celler betyder at sortere et område alfabetisk i excel. Data kan sorteres begge veje, enten i stigende rækkefølge eller i faldende rækkefølge.
Lad os for eksempel sige, at du har et stort datasæt med kundens ordreoplysninger, og du vil finde en bestemt kundes ordrehistorik. At gennemgå hele listen bliver noget af en opgave. I stedet for at spilde tid på at rulle igennem, kan du alfabetisere dine kolonner for at finde dine data hurtigt.
Der er forskellige måder, du kan bruge til at alfabetisere data i Excel, afhængigt af den type datasæt, du arbejder på. Excel giver dig mulighed for at sortere en enkelt kolonne eller en enkelt række eller valgt område eller et helt regneark, samt muligheder for at gruppere flere kolonner eller rækker sammen, mens du sorterer dem. Lad os lære, hvordan du alfabetiserer data i Excel-regneark efter rækker eller kolonner.
Hvorfor alfabetisere data i Excel
Alfabetisering af data vil have adskillige fordele:
- Det gør dataene mere fornuftige og gør det nemmere at læse.
- Det gør det nemmere for en bruger at slå en bestemt værdi eller kundenavn op i et Excel-dataark.
- Det hjælper brugeren med visuelt at identificere duplikerede poster, så vi kan forhindre dataindtastningsfejl.
- Det giver brugerne mulighed for nemt at gruppere kolonnerne eller listerne sammen, så brugerne kan se dem side om side.
Alfabetisering (sortér alfabetisk) er en nem, almindelig måde at hurtigt sortere dine oplysninger på. Det er især nyttigt til meget store datasæt. I alt er der 4 måder at alfabetisere data på i Excel: A-Z eller Z-A knap, sorteringsfunktion, filterfunktion og formler.
Alfabetisering af en kolonne i Excel
Den hurtigste måde at sortere alfabetisk i Excel er ved at bruge den indbyggede sorteringsfunktion.
Åbn først regnearket, der indeholder datasættet. Vælg de celler eller kolonne, du vil sortere, og sørg for ikke at markere nogen tomme celler. Gå derefter til fanen 'Data' og klik på enten 'A-Z' for at sortere stigende eller 'Z-A' for at sortere faldende i gruppen Sorter og filtrer.
Hvis der er tomme celler imellem, antager Excel, at alle data er sorteret og stopper over den sorte celle. Hvis du ønsker at sortere hele kolonnen, skal du blot vælge en hvilken som helst celle i kolonnen og bruge ovenstående mulighed.
De samme muligheder kan også tilgås under værktøjet 'Sorter og filtrer' i redigeringssektionen på fanen 'Hjem'.
Når du har klikket på knappen, skal du med det samme alfabetisere din liste i Excel.
Sådan sorteres og holdes rækker sammen i Excel
Du kan nemt sortere en kolonne, hvis du kun har én kolonne i dit regneark, men det bliver en lille smule kompliceret, når dit regneark indeholder flere kolonner ved siden af den kolonne, du vil sortere. Nogle gange arbejder vi også på regneark, hvor vi skal holde de tilsvarende rækker intakte efter sortering af kolonnen.
For eksempel hvis vi har et regneark med elevernes karakterliste. Når vi sorterer kolonnen med elevnavne i alfabetisk rækkefølge, ønsker vi også, at de markeringer, der er indtastet i rækkerne ved siden af dem, også skal flytte sig tilsvarende.
I sådanne tilfælde kan du bruge knappen 'A-Z' eller 'Z-A' til at sortere en af kolonnerne i alfabetisk rækkefølge, og den vil automatisk arrangere dataene i andre kolonner, og holde rækkerne sammen. Lad os se, hvordan det fungerer med et andet eksempel.
Først skal du vælge den første kolonne, som du vil sortere andre kolonner efter. Vælg derefter enten 'A-Z' eller 'Z-A' under fanen Data eller fanen Hjem for at sortere dataene i én kolonne, og Excel vil automatisk omarrangere de andre kolonner i overensstemmelse hermed.
Når du klikker på sorteringsknappen, vises et dialogvindue med sorteringsadvarsel. Vælg alternativknappen for "Udvid udvalget", og klik på knappen "Sorter".
Dette vil holde rækkerne sammen, mens kolonnerne sorteres, uden at dataene ikke stemmer overens (som vist nedenfor).
Hvis du vælger muligheden 'Fortsæt med det aktuelle valg', vil Excel kun sortere den valgte kolonne.
Sådan sorteres alfabetisk efter flere kolonner
Hvis du vil sortere et datasæt alfabetisk efter mere end én kolonne, kan du gøre det med Excels sorteringsfunktion.
For eksempel ønsker vi at arrangere følgende tabel alfabetisk først efter land og derefter efter fornavn:
Vælg først hele den tabel, du vil sortere efter alfabetisering, gå derefter til fanen 'Data' og i gruppen Sorter og filtrer, klik på 'Sorter'.
Eller klik på ikonet 'Sorter og filtrer' i redigeringssektionen på fanen 'Hjem' og vælg 'Brugerdefineret sortering' for at få adgang til den samme funktion.
Dialogboksen Sorter vises og viser den første kolonne (parameter), hvori tabellen vil blive sorteret. I rullemenuen 'Sortér efter' skal du vælge den primære kolonne, som du vil alfabetisere dataene efter først, 'Land' i vores tilfælde, og i rullemenuen 'Bestil' skal du vælge enten 'A til Z' eller 'Z til A' .
Klik derefter på knappen 'Tilføj niveau' for at tilføje det andet sorteringsniveau. Vælg den anden kolonne (i vores tilfælde Fornavn), som du vil alfabetisere dataene efter i boksen 'Sortér efter', og vælg enten 'A til Z' eller 'Z til A'. Hvis din tabel har overskrifter øverst, skal du markere afkrydsningsfeltet 'Mine data har overskrifter', så den kan springe overskrifterne over, mens de sorteres. Tilføj flere sorteringsniveauer, hvis det er nødvendigt, og klik på 'OK'.
Tabellen er ordnet alfabetisk: først efter land og derefter efter fornavn som vist nedenfor.
Sådan sorteres rækker alfabetisk i Excel
Nogle gange vil du måske alfabetisere rækker i Excel i stedet for kolonner. Dette kan gøres ved at bruge Excels sorteringsfunktion. Lad os f.eks. sige, at du har et regneark, hvor kolonne B til T i første række indeholder bynavnene, hvor antallet af butikker, der er tilgængelige under forskellige detailhandelstyper, og kolonne A indeholder forhandlertype. Cellerne bruges til at holde styr på, hvor mange butikker i hver by i forskellige forhandlerkategorier.
Først skal du vælge alle de rækker, som du vil alfabetisere; Hvis du ikke vil flytte rækkeetiketter, skal du lade dem være ude af dit valg. Naviger nu til fanen 'Data' og klik på 'Sorter' i gruppen Sorter og filtrer.
Klik på knappen "Indstillinger" i dialogboksen Sorter.
En anden lille dialogboks vises, som giver dig mulighed for at vælge 'Sortér venstre mod højre' eller 'Sortér top til bund'. Vælg muligheden 'Sortér fra venstre mod højre' for at alfabetisere efter række i stedet, og klik på 'OK' for at vende tilbage til dialogboksen Sorter.
Vælg nu den række, du vil alfabetisere, i rullelisten 'Sortér efter' (række 1 i dette eksempel). I det andet felt skal du beholde celleværdier i 'Sorter på'-boksen, og vælg 'A til Z' (stigende rækkefølge) i rækkefølge-boksen. Klik derefter på 'OK' for at lukke dialogboksen.
Nu er den første række i vores tabel sorteret i alfabetisk (stigende) rækkefølge, og de resterende rækker omarrangeres i overensstemmelse hermed som vist nedenfor.
Sådan sorteres en kolonne alfabetisk ved hjælp af et filter
En anden hurtig måde at sortere alfabetisk i Excel er ved at bruge filterfunktionen. Når du først anvender filtre på kolonner, kan du få adgang til sorteringsmulighederne for alle kolonner med et enkelt museklik.
For at tilføje et filter til kolonner skal du vælge en eller flere kolonner og klikke på 'Filter'-indstillingen i gruppen Sorter og filtrer på fanen 'Data'. Hvis du vil anvende filteret på hele tabellen, skal du vælge en hvilken som helst celle i tabellen og klikke på "Filter".
Du kan også få adgang til filterindstillingen ved at klikke på værktøjet 'Sorter og filtrer' i redigeringsgruppen på fanen 'Hjem' og vælge 'Filter'.
En lille rullepil vises i hver af kolonneoverskrifterne. Klik på pilen for enhver kolonne, du vil sortere alfabetisk, og vælg enten 'Sortér A til Z' eller 'Sortér Z til A'.
Dette vil arrangere den ønskede kolonne i din valgte alfabetiske rækkefølge, og hvis du vælger 'Sortér A til Z', vil der vises en lille pil op på filterknappen, der angiver sorteringsrækkefølgen (stigende):
Avanceret sortering i en brugerdefineret rækkefølge
Alfabetisk sortering er ikke ideel for alle alfabetiske data. Nogle gange kan data alfabetiseres, men det er ikke den mest effektive måde at sortere dem på.
Lad os forestille os en situation, hvor du kan have en liste, der indeholder navnene på måneder eller ugedage, at sortering alfabetisk er ikke nyttig i den situation. Det giver mere mening at sortere den liste kronologisk. Hvis du sorterer fra A til Z, vil det arrangere månederne i alfabetisk rækkefølge, april kommer først, derefter august, februar, juni og så videre. Men det er ikke det, du ønsker. Heldigvis er det meget nemt at arrangere kronologisk i Excel ved at bruge indstillingen Advanced Custom Sort.
Start med at vælge den tabel, du vil sortere. Vælg derefter 'Brugerdefineret sortering' under 'Sorter og filtrer' i redigeringssektionen på fanen Hjem.
I dialogboksen Sorter skal du vælge den kolonne, der indeholder måneder af året i kolonnesektionen, sortere på 'Værdier', som sædvanligt, og i sektionen Ordre vælge 'Brugerdefineret liste'.
I dialogboksen Brugerdefinerede lister kan du oprette en egen liste. Der er nogle standard tilpassede lister, herunder ugedage, forkortede måneder, måneder af året og så videre. Vælg den passende sorteringsmulighed efter dit behov (i vores tilfælde januar, februar, ..) og klik på 'OK'. Klik derefter på 'OK' igen for at sortere din liste kronologisk.
Du vil bemærke, at du med succes har sorteret listen i henhold til månedsrækkefølgen.
Sådan sorteres alfabetisk i Excel ved hjælp af Excel-formler
Hvis du er fan af formler, så kan du bruge Excel-formler til at alfabetisere en liste. De to formler, der kan bruges til alfabetisering af data er COUNTIF og VLOOKUP.
For eksempel har vi en liste over navne, vi ønsker at alfabetisere ved hjælp af formel.
For at sortere dette tilføjer vi en midlertidig kolonne ved navn denne 'Sorteringsrækkefølge' til den eksisterende tabel.
I cellen (A2) ud for dataene skal du bruge følgende COUNTIF-formel:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) Ovenstående formel sammenligner en tekstværdi i celle B2 med alle de andre tekstværdier (B3:B20) og returnerer dens relative rang. For eksempel returnerer den i celle B2 11, da der er 11 tekstværdier, der er lavere end eller lig med teksten 'Nancy' i alfabetisk rækkefølge. Resultatet er sorteringsrækkefølgen af medarbejdernavnet i celle B2.
Brug derefter udfyldningshåndtaget til at trække denne formel for at udfylde den i hele området. Dette giver sorteringsrækkefølgen for hvert af navnene på listen.
Nu skal vi arrangere dataene vist i ovenstående skærmbillede baseret på sorteringsrækkefølgenummeret, og for at gøre dette skal vi bruge en VLOOKUP-funktion.
Syntaksen:
=OPSLAG(,A:B,2,0)Her repræsenterer ’sorteringsnummer’ tallene i stigende rækkefølge fra 1 – 20. For faldende rækkefølge skal tallene være fra 20 – 1.
Her har vi kolonne D for sorterede navne. For celle D2 skal du indtaste følgende VLOOKUP-formel:
=OPSLAG(1;A:B;2;0)Tilsvarende skal du for den anden og tredje celle bruge formlen som:
=OPSLAG(2;A:B;2;0) og =OPSLAG(3;A:B;2;0) og så videre…
Efter at have indtastet denne VLOOKUP-formel til hver celle ved siden af dataene, bliver listen alfabetiseret.
I stedet for manuelt at indtaste den ovennævnte formel (1-20) til hver celle, kan du også bruge rækkefunktionen til at gøre dit arbejde lettere. Funktionen Række () returnerer rækkenummeret for den aktuelle celle. Så ved hjælp af rækkefunktionen vil formlen være:
=OPSLAG(RÆKKE()-1,A:B,2,0)Denne formel vil give dig det samme resultat som ovenstående formel.
Og brug derefter udfyldningshåndtaget til at trække denne formel for at udfylde den i hele området.
Sådan alfabetiseres indgange efter efternavn
Indimellem er vi ofte nødt til at sortere datablade alfabetisk med efternavne. I sådanne tilfælde, selvom navnene starter med fornavnene, skal du alfabetisere dem efter efternavnet. Du kan gøre dette med Excel-tekstformler.
For at gøre det skal du først udtrække for- og efternavne fra fulde navne i to forskellige kolonner. Vend derefter navnene om, sorter dem, og vend dem derefter tilbage til deres oprindelige form.
Med et fulde navn i A2 skal du indtaste følgende formler i to forskellige celler (B2 og C2), og derefter kopiere formlerne ned i kolonnerne (brug udfyldningshåndtaget) indtil den sidste celle med data:
For at udtrække fornavnet skal du indtaste denne formel i celle C2:
=VENSTRE(A2,SØG(" ",A2)-1)
For at udtrække efternavnet skal du indtaste denne formel i celle D2:
=HØJRE(A2,LEN(A2)-SØG(" ",A2,1))
Og derefter, i celle E2, sammenkædet for- og efternavne i omvendt rækkefølge adskilt af et komma:
=D2&", "&C2
Vi har adskilt for- og efternavne og vendt dem om. Nu skal vi alfabetisere dem og vende dem tilbage. Som du kan se ovenfor, når vi udtrækker navne ved hjælp af formlen, indeholder kolonnerne C, D og E faktisk formler, men de er formateret til at ligne værdier. Så vi skal konvertere formlen til værdier.
For at gøre det skal du først vælge alle formelcellerne (E1:E31) og trykke på Ctrl + C at kopiere dem. Højreklik på de valgte celler, klik på 'Værdier'-ikonet under 'Indsæt indstillinger', og tryk på 'Enter'-tasten.
Vælg derefter en hvilken som helst celle i den resulterende kolonne, og klik på "A til Z" eller "Z til A" på fanen "Data" eller "Hjem" efter dine behov.
En sorteringsadvarselsdialogboks vises, når du klikker på knappen. Vælg muligheden 'Udvid udvalg' og klik på knappen 'Sorter'.
Som du kan se, er hele kolonnen alfabetiseret efter efternavnet.
Nu, hvis du ønsker at vende det tilbage til det originale 'First Name Last Name format', skal du bare indtaste de samme formler, men med forskellige cellereferencer.
Du skal adskille navnet (E2) i to dele igen ved at bruge nedenstående formler:
Udtræk fornavnet i G2:
=HØJRE(E2,LEN(E2)-SØG(" ",E2))
I G2 skal du trække efternavnet:
=VENSTRE(E2,SØG(" ",E2)-2)
Og sæt de to dele sammen for at få det originale fulde navn:
=G2&" "&H2
Hver gang du indtaster formlen i den første celle, skal du sørge for at kopiere formlen ned i kolonnen (ved hjælp af udfyldningshåndtaget) indtil den sidste celle med data.
Nu skal du bare konvertere formlerne til værdikonvertering en gang til, som vi gjorde ovenfor, og du er færdig. dette gjort og.