En arbejdsplads væk fra kontoret
Microsoft Teams er en samarbejdsplatform, der giver teams mulighed for at arbejde sammen og dele information i et fælles rum. Det er det perfekte værktøj til teams spredt globalt eller eksternt. Med funktioner som arbejdspladschats, fillagring, videomøder og app-integration kan dit team arbejde i harmoni i et enkelt delt arbejdsområde.
Især nu, hvor folk arbejder hjemmefra, er en platform som denne præcis, hvad verden har brug for. Du kan bruge Microsoft Teams gratis med 'Microsoft Teams Free'-versionen. Den tilbyder også en desktop-app til Windows, Mac og Linux, Web-app og Android- og iOS-apps, så brugere nemt kan arbejde hvor som helst.
Sådan opsætter du Microsoft Teams
Gå til teams.microsoft.com og indtast din e-mailadresse for at oprette en Microsoft Teams-konto. Hvis du allerede har en Microsoft-konto, kan du også bruge den e-mail.
Så på siden 'Hvordan vil du bruge Teams' har du tre muligheder: Til skole, til venner og familie, til arbejde. Du kan vælge den mulighed, der passer dig bedst. For at konfigurere Teams for din organisation skal du vælge 'Til arbejde' og klikke på 'Næste'.
Derefter skal du logge ind med din Microsoft-konto. Hvis du ikke har en Microsoft-konto, kan du oprette en ved at bruge den e-mailadresse, du tidligere har indtastet. Indtast nu dit for- og efternavn samt navnet på din organisation. Dit land/din region er allerede valgt. Klik på 'Set Up Teams'.
Teams begynder at oprette din organisation på Teams. Det kan tage et par sekunder.
Når Teams for din organisation er konfigureret, vil den bede dig om enten at 'Download Windows-appen' eller 'Brug webappen i stedet'. Du kan vælge begge muligheder, men at downloade desktop-appen er en bedre indsats, hvis du skal bruge den regelmæssigt. Nogle funktioner som 'Skærmdeling' fungerer også bedre i Desktop-appen sammenlignet med Teams' web-app.
Uanset om du åbner Teams på desktop-appen eller web-appen, er grænsefladen og det meste af funktionaliteten den samme.
Sådan inviterer du folk til din organisation i teams
Du vil modtage en e-mail fra Microsoft Teams med et link til at dele med andre. Teams vil også vise dig linket, når du åbner din Teams-konto for første gang. Du kan også få adgang til dette link på et senere tidspunkt fra Teams-appen. Videresend dette link til dine kolleger og holdkammerater, og når de bruger det, vil du modtage en anmodning fra dem om at blive medlem af din organisation.
For at godkende anmodninger om holdkammerater om at blive medlem af din organisation skal du åbne Teams-appen (enten desktop eller web), og gå til indstillingen 'Inviter folk'.
Klik derefter på indstillingen 'Afventende anmodninger' for at åbne siden med afventende anmodninger og invitationer.
Klik på knappen 'Godkend' ud for anmodningen fra din kollega.
Du kan også invitere personer ved hjælp af e-mail eller fra din kontaktliste. I Teams-appen skal du klikke på muligheden 'Inviter folk'. Den næste skærm åbnes, hvor alle måder at invitere nogen på vil blive vist. Klik på 'Inviter via e-mail' for at sende en invitation ved hjælp af e-mailadressen, hvis du kender e-mailadressen på dine holdkammerater.
Indtast e-mailadresserne på dine kollegaer, og klik på knappen 'Send invitationer'. De invitationer, du sender ud via e-mailen, vil blive vist i sektionen 'Afventende invitationer'.
Dine kolleger vil modtage en e-mail for at blive medlem af organisationen. Når de klikker på knappen 'Deltag i teams' i e-mailen, vil de blive omdirigeret til Microsoft Teams. Hvis de ikke har en Teams-konto, kan de oprette en fra det samme link. Og de bliver en del af din organisation i Microsoft Teams.
Sådan bruger du Microsoft Teams
Åbn Microsoft Teams-appen, og klik på 'Teams' på venstre værktøjslinje. Det er her alle de hold, du er en del af, er opført.
Oprettelse af teams
Du kan oprette flere hold eller slutte dig til andre hold fra Teams-appen. Klik på 'Teams'-indstillingen til venstre, og klik derefter på 'Join or Create a Team'-indstillingen nederst på skærmen.
Klik på knappen 'Opret team' for at oprette et nyt team, eller gå til indstillingen 'Søg teams' for at deltage i et team.
Ledelse af teams
Du kan administrere et team ved at klikke på "Mere" ved siden af teamets navn og vælge "Administrer team". Mulighederne for administration varierer for ejere og medlemmer.
Skærmen ‘Administrer team’ giver dig mulighed for at administrere alle aspekter relateret til et team fra et enkelt sted. Du kan administrere medlemmer, tilføje medlemmer, oprette nye kanaler og apps og administrere tilladelser herfra.
Ejeren kan også gøre andre medlemmer af teamet til ejere, og dermed give dem administratorrettigheder. Klik på 'Medlem' ud for et medlems navn, og vælg 'Ejer' fra rullemenuen.
Brug af teamkanaler
Hold består af kanaler. En 'Generel' kanal er som standard til stede i alle hold. Du kan oprette et hvilket som helst antal kanaler, du vil, ved at klikke på knappen 'Opret flere kanaler' i den generelle kanal.
Du kan også oprette en ny kanal ved at klikke på "Mere" (tre prikker) ved siden af teamnavnet og klikke på "Tilføj kanal".
Kanaler kan bygges baseret på emnet, afdelinger eller enhver anden klassifikation. Nye kanaler kan være tilgængelige for alle på holdet (Standard), eller en specifik gruppe af individer (Privat) fra indstillingen 'Privatliv'.
Kanaler er der, hvor det virkelige arbejde udføres. Du kan kommunikere med teamet, dele filer og holde møder.
Håndtering af faner i teamkanaler
En kanal har 'faner' øverst. Faner er hurtige links til dine filer, apps og tjenester. Enhver kanal har tre faner som standard: Indlæg, filer, Wiki. Du kan tilføje et hvilket som helst antal faner til en kanal. Klik på '+'-ikonet for at tilføje en fane.
Du kan også omdøbe eller fjerne Wiki-fanen. For at omdøbe eller fjerne den skal du gå til fanen og klikke på pilen ved siden af den. En rullemenu viser mulighederne 'Omdøb' og 'Fjern'.
Alle holdkammerater kan redigere de filer, der er delt i et kanalopslag på samme tid og også dele deres tanker med teamet, mens de redigerer filen. Klik på muligheden 'Mere' (tre prikker) ud for den delte fil, og vælg derefter 'Rediger i teams'.
For at se alle filer, der er delt i en kanal, skal du gå til fanen 'Filer'. For at se alle filer, der er delt på tværs af teams, skal du vælge 'Filer' til venstre.
Chat i grupper eller privat
Du kan tale privat med personer eller grupper. Gå til 'Chats' til venstre og klik på knappen 'Ny chat' og skriv navnet for at starte en samtale.
Foretage lyd- og videoopkald
Du kan også ringe og foretage lyd- og videoopkald til enkeltpersoner og grupper fra Teams fra indstillingen 'Opkald' til venstre. Du kan tilføje medlemmer til dit hurtigopkald for hurtig adgang. Den gratis version understøtter endda skærmdeling og muligheder for sløring i baggrunden ved videoopkald.
Integrering af apps og tjenester til Microsoft Teams
De forskellige integrerede apps og tjenester kan tilgås fra 'Apps' muligheden til venstre. Du kan også tilføje disse apps som faner i Team-kanaler.
Enhver app, du føjer til dine teams, vil være tilgængelig under indstillingen 'Mere' (tre prikker) til venstre.
Konklusion
Microsoft Teams er en fantastisk samarbejdsplatform, hvor teams kan arbejde problemfrit. Du kan kommunikere, dele filer, bruge integrerede apps med dine holdkammerater for at arbejde effektivt fra hvor som helst i verden. Den gratis version giver et fremragende antal funktioner, men brugere kan også opgradere til en betalt version, der tilbyder meget mere.