Konverter nemt et Word-dokument til en PowerPoint-præsentation ved at formatere dokumentet med de rigtige overskrifter for automatisk at oprette separate dias i præsentationen.
Hvis du er stærkt investeret i Microsoft Office og bruger det til både personlige og professionelle formål, er det sandsynligt, at du bliver nødt til at konvertere dit dokument fra et format til et andet. En af de mest almindelige konverteringer, som brugere generelt går med, er Word-dokument til PowerPoint-præsentation.
Det er ikke muligt at kopiere/indsætte indholdet af et dokument i en præsentation, hvis dokumentet er langt. Med konverteringsfunktionen indlejret direkte i Microsoft Word ophæver behovet for at bruge sådanne forældede koncepter. Funktionen til at konvertere bruger kunstig intelligens til jobbet og er yderst effektiv.
Forberedelse af dokumentet til konvertering til en præsentation
Det er ret nemt at konvertere, da du er klar over den grundlæggende formatering. Alt du skal gøre er at formatere teksten ved hjælp af de forskellige overskriftsmuligheder, der er tilgængelige i Microsoft Word.
Konverteringsprocessen vil bruge overskrifterne i dit Word-dokument og oprette separate dias baseret på det samme til en PowerPoint-præsentation.
Da vi diskuterer det grundlæggende i emnet, vil vi kun bruge 'Overskrift 1' til diasets titel i den konverterede præsentation og 'Overskrift 2' som diasindhold. Du kan på samme måde bruge de andre tilgængelige muligheder i 'Stil'-sektionen i Word for at forbedre klarheden og kvaliteten af præsentationen.
For at formatere titlerne skal du fremhæve dem og derefter vælge 'Overskrift 1' fra sektionen 'Stilarter' øverst. Husk, at dette vil blive brugt som diastitel i PowerPoint-præsentationen efter at være blevet konverteret.
Til teksten under overskriften kan du bruge andre overskriftsmuligheder. Igen skal du fremhæve indholdet under emnet og vælge 'Overskrift 2'. Da dette vil blive indlejret under overskrift 1, som vi tidligere brugte, vil konverteringsprocessen sætte det som diasindhold for overskriften.
Du kan på samme måde formatere resten af dokumentet og gøre det læsbart og klar til konvertering.
Når du har formateret teksten, ændres tekstfarven til blå, som kan ændres senere ved hjælp af temaindstillingerne i Word.
For at ændre temaet skal du gå til fanen 'Design' øverst og derefter vælge den passende dokumentformatering fra de anførte muligheder.
I dette tilfælde har vi brugt 'Basic (Stylish)', og teksten ser nu grøn ud, hvilket er iørefaldende og forstærker den visuelle appel ved en præsentation.
Konvertering af Word-dokument til præsentation
Der er to måder, du kan konvertere dit dokument til en præsentation, enten via Microsoft Word eller via Microsoft PowerPoint. For begge metoder skal du dog formatere teksten i overskrifter (for diastitler) og underoverskrifter (for diasindhold) struktur i dokumentet, så den kan konverteres.
Konvertering med Microsoft Word
Når du har formateret dokumentet, skal du tilføje muligheden for at konvertere et dokument til præsentation i appens værktøjslinje, hvis den ikke er aktiveret i øjeblikket, som derefter vil blive tilføjet til toppen af Microsoft Word.
Klik på menuen "Filer" i øverste venstre hjørne for at se de forskellige muligheder.
Du kan nu se oplysningerne om det aktuelle dokument sammen med en masse funktioner til venstre. For at aktivere konverteringsikonet skal du vælge 'Indstillinger' fra listen til venstre.
Vinduet 'Word Options' åbnes, vælg fanen 'Quick-Access Toolbar' til venstre.
Du kan nu tilpasse værktøjslinjen for hurtig adgang fra denne sektion. Klik på boksen under 'Vælg kommandoer fra' og vælg 'Alle kommandoer' fra rullemenuen.
Rul derefter ned og se efter 'Send til Microsoft PowerPoint' fra listen og klik på 'Tilføj' for at aktivere det. Indstillingerne er listet i alfabetisk rækkefølge; derfor ville det ikke være svært at finde det. Når du har tilføjet funktionen til Microsoft Word, skal du klikke på 'OK' nederst for at gemme ændringerne og lukke vinduet.
Nu, for at konvertere dokumentet til en PowerPoint-præsentation, skal du klikke på 'Send til Microsoft PowerPoint'-ikonet, som vi lige har tilføjet i instruktionerne ovenfor. Du kan finde det over båndet i Word.
Når du har klikket på 'Send til Microsoft PowerPoint'-ikonet, begynder konverteringsprocessen. Det kan tage lidt tid afhængigt af dokumenttypen og længden at konvertere det. Når konverteringen er udført, vil dokumentet nu være i form af en præsentation, adskilt af de overskrifter, vi brugte tidligere.
Konvertering med Microsoft PowerPoint
Processen til at konvertere et Word-dokument til en PowerPoint-præsentation er indviklet i Microsoft Word, men den er ret ligetil og enkel i Microsoft PowerPoint.
Åbn en ny præsentation på Microsoft PowerPoint, og vælg derefter fanen 'Indsæt' øverst.
På fanen 'Indsæt' vil du se muligheden for at tilføje forskellige elementer til præsentationen. Da vi er her for at tilføje et dokument, skal du klikke på ikonet 'Nyt dias', den første mulighed fra venstre. Vælg derefter 'Slides from Outline' fra rullemenuen.
Vinduet 'Indsæt disposition' åbnes, hvor du kan finde og vælge det dokument, du vil konvertere. Når du har valgt dokumentet, skal du klikke på 'Indsæt' nederst for at konvertere og tilføje til Microsoft PowerPoint.
Word-dokumentet er nu konverteret til en PowerPoint-præsentation, og indholdet fordeles mellem slides efter de overskriftsniveauer, som vi tidligere formaterede.
At konvertere et dokument til en præsentation kunne have virket som en stor opgave tidligere, men det vil ikke være tilfældet fra nu af. Du kan bruge en af de to metoder, der er diskuteret ovenfor, til konverteringen og spare dig selv for besværet med at kopiere/indsætte. Husk også at formatere teksten nøjagtigt for at opnå effektive resultater.