Opret en rulleliste over elementer i Excel for at gøre dataindtastning nemmere, hurtigere og fejlfri. Med Excels datavalideringsfunktion kan du nemt oprette rullelister for at indtaste data på et regneark eller projektmappe.
En Excel-rulleliste eller -rullemenu er et grafisk kontrolelement, der giver brugerne mulighed for at vælge en indstilling fra en liste over foruddefinerede indstillinger. Dette vil gøre indtastning af data nemmere, hurtigere og reducere unøjagtighed og stavefejl.
For eksempel kan brugere nemt vælge status for arbejdet som FÆRDIG fra en rullemenu. Men hvis du giver dem valget mellem at indtaste det manuelt, kan de skrive hele ordet FÆRDIG eller AFVENTENDE eller Igangværende eller MISLYKKET. Det vil tage meget tid at indtaste status for hvert værk, men hvis det var en rulleliste, vil det fremskynde dataindtastningsprocessen.
I dette indlæg viser vi dig en hurtig og nem måde at oprette en rulleliste ved hjælp af data fra celler, eller ved at indtaste data manuelt eller ved at bruge formler i Excel.
Oprettelse af en rulleliste ved hjælp af data fra celler
For eksempel kan du lave en rullemenu for at spore status for hver af de ture, du planlægger at tage (som vist på billedet nedenfor).
Indtast først de elementer, du vil have vist i rullemenuen i en række celler. Du kan gøre dette på det ark, der vil indeholde rullelisterne, eller på et andet ark.
I dette eksempel skrev vi listen over elementer til rullelisten i ark 2.
Gå tilbage til ark 1, og vælg derefter celle B2 (dette er cellen, hvor du vil opsætte din drop-down).
Gå derefter til fanen 'Data' og klik på ikonet 'Datavalidering', og vælg 'Datavalidering' fra rullemenuen.
I dialogboksen 'Datavalidering' skal du vælge 'Liste' fra rullemenuen 'Tillad:' og klikke på 'OK'.
Klik i 'Kilde'-boksen, og du kan vælge listen over elementer, du vil tilføje som de muligheder, der vises på listen.
Vælg nu en liste over elementer (A1:A5) fra ark 2.
Og det sted, hvor værdierne for rullemenuen tilføjes automatisk til kildeboksen. Klik nu på 'OK'. Hvis du fjerner markeringen i 'Ignorer sort', vil Excel tvinge brugere til at vælge en værdi fra listen.
Nu har du lavet en rulleliste i celle B2 i kolonnen Status.
For at kopiere rullelisten til alle 5 rækker skal du blot klikke på den lille grønne firkant nederst til venstre i rullelisten og trække den ned til over celle B6.
Nu er rullelisten kopieret fra celle B2 til B6.
Oprettelse af en rulleliste ved at indtaste data manuelt
Alternativt kan du tilføje elementer direkte til rullemenuen ved at indtaste dem manuelt i feltet 'Kilde' i dialogvinduet Datavalidering.
I dette eksempel tilføjer du en rulleliste for, hvilken årstid du besøger byerne. Så vælg celle C2 for at oprette en rulleliste.
Åbn dialogboksen 'Datavalidering' fra fanen 'Data'.
Vælg 'Liste' fra valideringskriterierne, og skriv din liste i feltet 'Kilde'. Alle elementer skal indtastes uden mellemrum, adskilt af et komma mellem hvert element.
Her skal du indtaste 'Forår, Sommer, Efterår, Vinter' i kildefeltet og klikke på 'OK'.
Nu vil alle de elementer (valgmuligheder), der er indtastet i feltet Kilde, vises på forskellige linjer i rullelisten. Derefter kan du trække og kopiere listen til resten af rækkerne, som du gjorde i den forrige metode.
Oprettelse af en rulleliste ved hjælp af formler
En anden måde, du kan oprette en rulleliste på, er ved at bruge OFFSET-formlen i kildefeltet.
I dette eksempel opretter vi en rulleliste i kolonnen År. Vælg celle D1 og gå til Data –> Dataværktøjer –> Datavalidering.
I vinduerne Datavalidering skal du indtaste dette formelkildefelt i stedet for cellereference eller manuelt indtastede elementer:
=OFFSET(reference, rækker, kolonner, [højde], [bredde])Indtast nu listen over elementer til rullelisten (År) i ark 2.
I formlen skal du angive cellereferencen som B1 (listens startpunkt), angive rækker og kolonner som 0 for at undgå at forskyde referencen, og angive som Højde som 5 for elementer på listen.
=OFFSET(Ark2!$B$1,0,0,5)Nu, hvis du indtaster denne formel i kildefeltet, returnerer den et array, der har listen over årene (B1:B5).
Dette vil oprette en rulleliste, der viser alle årene i celleområdet B1:B5 i ark 2.
Fjernelse af en rulleliste
Du kan også fjerne en rulleliste i Excel. For at fjerne en rulleliste skal du vælge cellen med rullelisten. Gå derefter til Data –> Dataværktøjer –> Datavalidering.
Klik på knappen 'Ryd alt' i nederste venstre hjørne af dialogboksen 'Datavalidering', og klik på 'OK'. Dette vil fjerne rullelisten på den valgte celle.
Hvis du vil fjerne alle rullelisterne i regnearket, skal du markere 'Anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger', før du klikker på knappen 'Ryd alt'. Klik derefter på 'OK' for at ansøge.
Nu kan du oprette og fjerne rullelister ved at følge denne trin-for-trin guide.