Det ultimative snydeark til at blive en Pro Microsoft Teams-bruger
Microsoft Teams behøver ingen introduktion på nuværende tidspunkt. Hvis det var 2019, selvfølgelig. Men dette har været året med videokonferencer og Workstream Collaboration-apps. Og Microsoft Teams har sikkert etableret sig som en af MVP'erne i WSC-økosystemet.
Det er fordi det ikke kun er en videokonferenceapp. Der er så meget mere til Microsoft Teams. Og skoler og kontorer elsker det til fjernarbejde af netop denne grund. Det er appen til at samarbejde med dine holdkammerater på den mest effektive måde. Men den store mængde funktioner i Microsoft Teams kan også nogle gange føles overvældende. Hvis bare der var noget, der kunne hjælpe, kunne du hurtigt navigere i det.
Om du er en ældgammel eller en relativt ny Microsoft Teams-bruger, er det lige meget; alle elsker et lille snydeark for at øge deres produktivitet, fremstå som en Pro og måske endda vise deres færdigheder. Det er præcis, hvad du kan gøre med denne liste over tips og tricks til næsten alt, hvad du kan gøre i Microsoft Teams.
Tips til at øge produktiviteten
Få mere arbejde gjort på kortere tid, hvem ønsker ikke det? Bestemt ikke dig eller dine arbejdsgivere! Disse tips og tricks vil helt sikkert forbedre dit fokus og tage dine produktivitetsniveauer gennem taget.
Vær på forkant med dine opgaver
Tasks-appen i Microsoft Teams var den mest ventede app for ildsjæle, men det betyder ikke, at alle fik notatet. Hvis du var på holdet, der på en eller anden måde gik glip af det, skal du ombord på dette tog lige nu, for stol på os, du går glip af noget.
Tasks by Planner og To-Do kombinerer både funktionaliteten af begge Microsoft-apps – Planner og To-Do – lige i Microsoft Teams. Så du kan spore dine fremskridt og administrere dine opgaver uden at skulle skifte mellem flere apps. Så du skal ikke længere vælge mellem din fornuft eller tidsplan.
Opgaver-appen kombinerer dine personlige opgaver fra To-Do og delte opgaver fra Planner-appen direkte i Microsoft Teams. Du kan tilføje den som en personlig app eller endda som en fane til i fællesskab at administrere teamopgaver. Opgaver-appen er tilgængelig for alle med et Microsoft 365-abonnement.
👉Lær, hvordan du bruger Tasks by Planner og To-Do i Microsoft Teams.
Håndter oplysninger som en guide med lister
Hvis du kender de rigtige apps i Microsoft Teams, kan ingen stoppe dig. Microsoft Lists er en sådan app, du skal drage fordel af. Med Lists kan du holde styr på enhver information, uanset om den er personlig eller kollaborativ. Lister-appen kan være nyttig, hvis dit team har oplysninger at spore, arbejde for at organisere eller arbejdsgange at administrere.
Og for at fremskynde tingene er der branche- og sagsspecifikke skabeloner, der gør det endnu nemmere at oprette disse lister. Denne udvikling af SharePoint-lister kan hjælpe dig med at spore næsten alt - problemer, aktiver, rutiner, begivenheder, beholdning eller kontakter. For at tage tingene op, kan du endda have betinget formatering, så objekterne på dine lister automatisk vises eller forsvinder, når visse betingelser er opfyldt. Brug af denne app er bundet til at øge din produktivitet eksponentielt.
👉Lær hvordan du opretter og bruger lister i Microsoft Teams som en professionel.
Videresend e-mails direkte til dine kanaler
E-mail er en af de mest brugte kommunikationsformer i erhvervslivet. Mængden af korrespondance, der finder sted over e-mails, er enorm. Men det betyder også, at når din organisation bruger Microsoft Teams, er du nogle gange fanget mellem to forskellige medier. Og at kopiere alt indhold fra dine e-mails for at sende det til en kanal i Microsoft Teams kan være så trættende.
Det er fordi du gør det forkert! Ved du, at hver kanal i Microsoft Teams har en unik e-mailadresse, som du kan videresende e-mails direkte til? Ja, du hørte det rigtigt. Alle e-mails, du sender til den adresse, vises som opslag direkte på kanalen. Hvor effektivt er det!
For at få mailadressen til en kanal skal du gå til ikonet "Flere muligheder" (menuen med tre prikker). Klik derefter på 'Hent e-mailadresse' i menuen.
E-mailadressen vil blive genereret. Kopier det for at bruge det.
Brug kommandolinjen
Kommandolinjen i Microsoft Teams skal være den mest underudnyttede funktion. Men det har potentialet til at blive din mest brugte funktion, hvis du ved, hvordan du bruger det rigtigt. Kommandolinjen kan fremskynde tingene enormt.
Vil du finde en gammel besked, starte en chat eller et opkald, gå til en kanal, se dine filer? Brug kommandolinjen til at gøre alt dette og meget mere. Du behøver ikke engang at huske alle kommandoerne for at bruge dem. Microsoft Teams leverer det til dig. Alt du skal huske, hvis den opgave, du skal udføre, har en kommando til den, så du kan udføre den hurtigt.
Se den detaljerede guide til, hvordan du bruger kommandoer i Microsoft Teams for at øge din produktivitet og spare tid.👆
Opdeling af sprogbarrierer
I dag er globale teams ikke en nyhed. I stedet er flere og flere hold spredt over hele kloden i denne æra. Og det kræver et behov for at kunne forstå hinandens sprog for at kommunikere effektivt. Med Microsoft Teams behøver du ikke gå over til Google Oversæt og kopiere/indsætte meddelelser. Microsoft Teams tilbyder en iboende oversætter til netop dette formål.
Klik på ikonet "Flere muligheder" (menuen med tre prikker) på den besked, du vil oversætte. Du vil se muligheden 'Oversæt' i menuen; klik på den for en hurtig oversættelse af beskeden til dit standardsprog.
Bogmærke beskeder
Dette kan virke som en lille funktionalitet ved første øjekast, men det kan spare dig for meget tid. I stedet for at prøve at finde gamle beskeder ved hjælp af søgelinjen, kan du gemme alle beskeder og få adgang til dem fra sektionen "Gem".
Gå til beskeden, og klik på ikonet 'Flere muligheder' (menuen med tre prikker). Klik derefter på indstillingen 'Gem besked'.
For at få adgang til din gemte besked kan du enten bruge kommandoen /gemt fra kommandolinjen, eller klik på dit profilbillede på proceslinjen, og vælg "Gem" i menuen, der vises.
Brug tastaturgenveje
Hvis du ønsker at øge din produktivitet, skal du ikke vige tilbage fra at bruge tastaturgenveje. Tastaturgenveje kan spare dig så meget tid, og alligevel er der ikke mange, der udnytter dem fuldt ud. Vær ikke en af de mennesker. Lær tastaturgenvejene til de opgaver, du udfører mest, og få tingene gjort hurtigt.
🤸♀️Hop herover for at finde listen over alle tastaturgenveje i Microsoft Teams til Windows, Web og Mac.
Tips til bedre møder
Udover at bruge Microsoft Teams til at samarbejde med holdkammerater, er en anden ting, folk bruger appen mest, at holde møder. Og det vil du bestemt gerne være professionel til.
Brug Together Mode til en fordybende mødeoplevelse
Når det føles svært at deltage i et møde, som du måske ofte synes er tilfældet: onlinemøder er trods alt ikke det samme som møder i den virkelige verden. Microsofts Together Mode nedbryder barrierer og virtuelle vægge, så du føler, at du er i et fælles rum sammen.
Når der er 5 eller flere personer i mødet, kan du slå Sammen-tilstanden til. Gå til mødeværktøjslinjen, og klik på ikonet 'Flere muligheder' (menuen med tre prikker). Vælg derefter 'Together Mode' fra menuen for at aktivere det.
I øjeblikket kan du have Together Mode i auditoriumvisningen, der får dig til at føle, som om I alle sidder sammen i et fælles auditorium.
👉Lær mere om Together Mode i Microsoft Teams, og hvordan du aktiverer og bruger den.
Hav gruppediskussioner med grupperum
Uanset om du underviser i en klasse eller er vært for kontormøder, er gruppediskussioner en stor del af processen. Og med grupperum i Microsoft Teams kan du nemt facilitere mødedeltagere i forskellige grupper.
Og nu behøver du ikke længere oprette Breakout Rooms manuelt i Microsoft Teams. Microsoft har tilføjet iboende støtte til denne meget eftertragtede funktion i møder. Mødeværter kan opdele deltagere i grupperum (op til 50) enten tilfældigt eller manuelt bestemme, hvem der skal hen. Breakout Room-funktionalitet er tilgængelig for både betalte og gratis brugere.
For at oprette grupperum skal du gå til mødeværktøjslinjen øverst på skærmen og klikke på ikonet 'Breakout Room'. Opdel derefter deltagerne i det antal rum, du ønsker.
Brug mødenotater
Dette er en meget undervurderet funktion, der ikke får den opmærksomhed og påskønnelse, den fortjener. Mødenotater i Microsoft Teams kan gøre dine møder mere problemfrie. Uanset om du vil fange alle de vigtige detaljer, der blev diskuteret på mødet, eller oprette en dagsorden for de ting, der skal diskuteres, bør mødenotater være din foretrukne funktion.
Og vigtigst af alt er de tilgængelige ikke kun under mødet, men også efter og før (til planlagte møder). Stol på os, du skal begynde at bruge dem nu, hvis du ikke har gjort det før.
Hop over for at gøre dig bekendt med alle detaljerne om brug af Meeting Notes i Microsoft Teams.🏃♀️
Bevar indretningen i et møde, og løft hænderne i stedet op
Det kan blive rigtig svært at bevare indretningen i virtuelle møder. Og som et resultat er det blevet en mødeetikette næsten overalt at holde din mikrofon slået fra. Men hvad med, når du har brug for at tale? Hvis du slår din mikrofon til uden at blive bedt om det, forstyrrer du stadig mødet.
I Microsoft Teams behøver det ikke at være så uncivilt. Brug knappen 'Ræk hånden op' i stedet, når du har brug for at tale noget. Det indikerer for taleren, at du har noget på hjerte, og de kan så bede dig om at slå lyden til og tale på en måde, der ikke skaber en afbrydelse. Det er bedre end rent faktisk at række hånden op, da der ikke er nogen garanti for, at højttaleren tilfældigvis ser på dit videofeed, men der er en garanti for, at de vil se på 'Rækket hånd' i deltagerpanelet.
Gå til mødeværktøjslinjen, og klik på ikonet "Ræk hånden op" for at række hånden op.
Transskriber dine møder
Hvis du nogensinde har ønsket en transskription af hele dit møde, men troede det var umuligt, kunne du ikke tage mere fejl. Microsoft Teams har en ret hurtig måde at få mødetransskriptioner på, men det virker kun, hvis dit standardsprog er engelsk, og når der blev talt engelsk i mødet.
Din organisations politik bør også tillade dig at have mødetransskriptioner. Der er også en anden fangst involveret - transskription er kun tilgængelig for møder, du har optaget. Du kan endda redigere disse transskriptioner, før du deler dem.
For at få en transskription skal du gå til Microsoft Stream for at se optagelsen. Klik derefter på menuikonet med tre prikker, og vælg 'Opdater videodetaljer' fra valgmulighederne.
Vælg sprog fra rullemenuen 'Videosprog'.
Klik nu på afkrydsningsfeltet for 'Auto-generer billedtekster' for at vælge det, og klik på 'Anvend'-knappen for at få en transskription.
Har private ikke-planlagte møder
Uplanlagte møder behøver ikke altid at være i en kanal. Eller du behøver ikke altid at planlægge et møde, hvis du vil holde det privat. Du kan have improviseret møder, der er helt private og ikke åbne for alle i kanalen. Og nej, vi taler ikke om 1:1-opkald eller gruppeopkald fra gruppechat. Disse private møder er ligesom andre møder, hvor du kan have gæster uden for din organisation, i modsætning til 1:1 eller gruppeopkald.
Fra navigationsmenuen skal du gå til 'Kalender' (for Microsoft 365-brugere) eller 'Møder' (for Microsoft Teams Free-brugere).
Klik derefter på "Mød nu" i øverste højre hjørne. Disse møder finder ikke sted i en kanal, og dine teammedlemmer kan ikke vide, at der er et møde i gang, endsige deltage i det uden en mødeinvitation.
Tips til mere engagement
Microsoft Teams er en Workstream Collaboration-app. Og for at samarbejde bedre med dine holdkammerater skal du engagere deres opmærksomhed. Brug disse tips til at gøre dine budskaber og andre interaktioner mere engagerende, hvilket resulterer i en samlet stigning i produktiviteten.
Gennemfør afstemninger for at øge engagementet
Afstemninger er en gennemprøvet måde at skabe bedre engagement, men da der ikke er nogen direkte funktion til at oprette afstemninger i Microsoft Teams, tror mange, at det ikke er muligt. Nå, halvdelen af skønheden ved Microsoft Teams ligger i de hundredvis af integrerede apps, det tilbyder!
Og to sådanne integrerede apps – Forms og Polly – kan hjælpe dig med at gennemføre afstemninger i dine kanaler. Den eneste ulempe, du måske finder, er, at du ikke kan gennemføre afstemninger i et møde, men når du først kommer til at bruge disse apps, vil du opdage, at det alligevel ikke betyder så meget. Du kan endda have samarbejdsafstemninger, hvor andre teammedlemmer også kan bidrage til spørgsmålene i afstemningen.
👉Her er en komplet guide til oprettelse af afstemninger i Microsoft Teams.
Opret Rich Messages ved hjælp af formateringsindstillingerne
Uanset om det handler om at deltage i private chats eller kanalkommunikation, formater dine beskeder for at redde alle fra den vanskelige situation med at læse almindelige, kedelige beskeder. Dem er der allerede nok af i verden. Klik på "Format"-ikonet (A med en pensel) under beskedboksen for at åbne formateringsmulighederne og kursiv, fed, understrege og gøre meget mere med dine beskeder.
Brug emner i kanalbeskeder
Beskeder er en af de vigtigste kommunikationsformer i Microsoft Teams. Mere information deles gennem beskeder end ved opkald og møder i disse dage. Så det er vigtigt at investere tid i de rigtige og sørge for, at de ikke farer vild i havet af uvæsentlige beskeder derude.
Emnelinjer er den hurtigste måde at tilføje lidt pift til dem og sikre, at de fanger den rigtige persons øje. Du kan tilføje et emne fra formateringsmulighederne for beskeder, du vil sende på en kanal. Det er klart, at personlige chatbeskeder ikke rigtig har brug for emner, så du kan ikke tilføje en til dem.
Tips til bedre organisering
At holde tingene organiseret uden at miste sin fornuft kan til tider virke lidt skræmmende. Og vi har alle ønsket, at tingene skulle være nemmere. Bedre organisering fører også til mere produktivitet. Med disse tips kan du tage dine organisatoriske færdigheder op et trin, få bedre styr på tingene og imponere alle, mens du er i gang.
Træk og slip dine hold for at omarrangere
Til at begynde med er alle dine hold ordnet på en tilfældig måde i den rækkefølge, de blev oprettet. I en lang række af hold kan det blive overvældende at komme til de vigtige hold. Men der er et lidt kendt faktum i Microsoft Teams, som de professionelle bruger til at få orden på deres hold og spare tid.
Du kan trække og slippe dine hold for at arrangere dem i den rækkefølge, du ønsker. Så du kan have dine vigtigste teams øverst, hvilket gør dem hurtigere at få adgang til.
Fastgør kanaler og skjul hold
Nogle gange er det bare ikke nok at arrangere dine hold. Du har måske arrangeret dine vigtige hold i toppen, men du bliver ved med at blive tilføjet til nye hold, og der går hele dit arrangement til ulvene. Nå, det behøver ikke at være sådan. Der er flere måder at organisere dine teams på, som sparer dig for hovedpine.
Du kan fastgøre kanaler, så de altid vises øverst i en separat sektion. Gå til ikonet "Flere muligheder" (menuen med tre prikker) til højre for kanalen, og klik på det. Vælg derefter 'Pin' fra menuen.
Du kan også skjule unødvendige teams for at rydde op i din Teams-menu. Klik på ikonet 'Flere muligheder' til højre for teamnavnet, og klik på indstillingen 'Skjul' i menuen. Alle dine skjulte hold kan tilgås til enhver tid fra bunden af navigationsmenuen for hold.
Tips til smidigere ledelse
Uanset om du er teamleder eller bare ansvarlig for at være vært for et møde, behøver ledelsen ikke at være en smerte i nakken. Men det meste af tiden er det. Nå, overvej disse tips som et middel.
Tildel roller i et møde
Når der er flere deltagere i mødet, bliver det altafgørende at kunne kontrollere, hvad hver enkelt deltager kan gøre. For eksempel ønsker du ikke altid, at alle skal kunne præsentere og dele indhold på et møde. Der er også tidspunkter, hvor du vil gøre en anden til medvært, der kan gøre alle de ting, du kan, som at lukke folk ind fra lobbyen og slå andre deltagere fra osv.
Du kan nu tildele roller til personer i et Microsoft Teams-møde. Folk kan enten være oplægsholdere eller deltagere; oplægsholdere har fuld kontrol, og deltagere får kun begrænset adgang.
Du kan tildele møderoller enten før et møde (til planlagte møder) eller under. For at tildele roller under et møde skal du gå til deltagerpanelet og klikke på ikonet 'Flere muligheder' til højre for deltagerens navn for at få adgang til menuen med tre prikker. Klik derefter på "Lav en oplægsholder" eller "Opret en deltager" i overensstemmelse hermed.
Spar tid og tilføj medlemmer på én gang
Hvor mange gange har du ønsket, mens du oprettede dine teams, at der var en mulighed for at tilføje flere personer i bulk? De af jer, der har skullet oprette teams med mere end 10 personer uden Office-grupper eller tidligere teams til at bruge som udgangspunkt, ved, hvilken hovedpine det kan være.
Nå, hvis du bruger Microsoft Teams-webappen, kan du springe denne smerte over og tilføje medlemmer i bulk. Den eneste fangst, det kræver brug af en Chrome-udvidelse. Du får også den ekstra bonus ved at se dine hold i en 2-søjlet skærm med denne udvidelse. Så du kan se flere hold, mens du ruller mindre.
👉Lær, hvordan du bruger Chrome-udvidelsen 'Refined Microsoft Teams' til at tilføje flere medlemmer på én gang.
Tips til en samlet bedre oplevelse
Disse få tips kan trodse kategorisering, ikke desto mindre har du brug for dem i dit liv for at gøre din oplevelse på Microsoft Teams uendeligt meget bedre.
Ignorer ikke din status
Status i Microsoft Teams kan være et effektivt værktøj til din rådighed. Med din status, der afspejler din sande tilgængelighedstilstand, kan en masse fejlkommunikation undgås, som kan opstå ved ikke at arbejde i det samme fysiske rum. Så brug det altid til at lade andre medlemmer af dit team vide, om du er ledig, væk, optaget eller i et opkald, så de kan vide, hvad de kan forvente, mens de kontakter dig.
Du kan bruge både "Brugertilstedeværelse" og "Tilpasset" status for at få mest muligt ud af dette værktøj. Selvom Microsoft Teams det meste af tiden konfigurerer din status automatisk baseret på din tilstand (som har vidst at skabe problemer for mange), kan du også selv indstille din status.Gå til dit profilbillede på proceslinjen, og vælg derefter en status i menuen for at indstille den.
Hot Tip: Du kan endda indstille din status som 'Ikke til stede' i tilpassede perioder, uanset om du bare skal ud til frokost eller tage på ferie. Lær, hvordan du indstiller denne nye statusindstilling, som ellers ikke er tilgængelig i Microsoft Teams.👆
Undslip de problemer, din Status kan skabe
Microsoft Teams ændrer din status automatisk, og generelt er det en god ting. Men for mange mennesker, der lider af mikrostyring på arbejdet, ender det med at blive en plage, når Teams automatisk ændrer deres status til 'Væk' fra 'Tilgængelig' inden for fem minutter efter inaktivitet.
Hvis du vil undgå den situation, hvor din supervisor ender med at tro, at du næsten ikke arbejder i stedet for at arbejde hårdt, så brug Mouse Jiggler-appen til at holde dine problemer væk ved at holde din status den modsatte.
Send presserende beskeder
Vil du sikre dig, at modtageren ser din besked? Marker det som presserende, og de får besked hvert andet minut i tyve minutter i træk. Det er ti meddelelser, og det er der ingen måde, de vil gå glip af. Hvis det nu virker som en lille smule for meget, men beskeden stadig er vigtig end en standardbesked, kan du markere den som bare vigtig. Modtageren vil ikke blive underrettet så vedvarende, men de vil stadig vide, at beskeden er vigtig.
Klik på 'udråbstegn' under beskedfeltet i den personlige chat, og vælg prioritet fra mulighederne, før du sender beskeden.
Tilpas dine notifikationer for en mere personlig oplevelse
Som standard leverer Microsoft Teams meddelelser for alle nye beskeder, reaktioner og omtaler. Men Teams tilbyder omfattende tilpasningsmuligheder, så du kun kan få meddelelser om ting, du ønsker at blive underrettet om.
Åbn indstillinger og gå til 'Meddelelser' fra navigationsmenuen til venstre.
Her kan du ændre dine meddelelser, så de passer til dine behov for næsten alt: Teams og kanaler, chats, møder, mennesker og mere.
Brug Dark Mode, når du trækker en All-Nighter
Uanset om du bare skal holde en hel nat denne gang, eller du skal arbejde sene nætter regelmæssigt, så lad det ikke påvirke dine øjne eller dine søvnmønstre. Brug den mørke tilstand i Microsoft Teams til at skåne dine øjne fra det blændende lys på din bærbare computer om natten.
Gå til indstillinger fra Microsoft Teams desktop-app og skift temaet fra 'Standard' til 'Mørk'.
Microsoft Teams har en masse ting at opdage, som til tider kan blive overvældende. Disse tips kan hjælpe dig med at tage tingene én ad gangen, hvilket giver et bedre greb om tingene. På ingen tid vil du være dygtig med Microsoft Teams måder, ikke fare vild i labyrinten.