Brug Microsoft Words 'Sammenlign'-funktion til at sammenligne versioner af et Word-dokument for at se deres ligheder og forskelle.
Nogle gange kan det være nødvendigt at sammenligne to Word-dokumenter for at se deres forskelle. Måske arbejder du og din samarbejdspartner på det samme dokument, men hver for sig, eller du har muligvis redigeret dit dokument uden at aktivere tilstanden Spor ændringer, eller du kan være advokat, og du vil notere de ændringer, der er foretaget mellem to kopier af en kontrakt.
Uanset årsagen, når du har to eller flere versioner af det samme dokument, behøver du ikke manuelt at sammenligne dem ved at relatere det originale dokument til det reviderede dokument ord for ord. Du kan bare bruge Microsoft Words 'Sammenlign'-funktion til at sammenligne to Word-dokumenter for at se, hvordan de adskiller sig.
Når du sammenligner to dokumenter i Word, kommer et nyt tredje dokument frem, der viser sammenligningerne mellem de to dokumenter, som du kan gemme som et separat dokument. Dette er nyttigt, når du ikke ønsker ændringer mellem det originale og reviderede dokument, og du vil beholde begge kopier af dokumentet til fremtidig brug.
Det viser også, hvilke ændringer der blev foretaget, og hvem der lavede dem. Denne funktion er især nyttig for juridiske fagfolk til at oprette juridiske sorte streg-dokumenter. Sådan sammenligner du to dokumenter i Microsoft Word.
Sammenligning af to versioner af et Microsoft Word-dokument
Først skal du åbne et af de to dokumenter, du vil sammenligne (eller det kan være en hvilken som helst dokumentfil, endda et tomt dokument). Gå derefter til fanen "Anmeldelse" på båndet.
Klik derefter på rullemenuen 'Sammenlign' på værktøjslinjen og vælg indstillingen 'Sammenlign'.
Dette åbner dialogboksen 'Sammenlign dokumenter' åben på din skærm. Vinduet Sammenlign dokumenter har to sektioner: Originaldokument og Revideret dokument. Du skal vælge de originale og reviderede dokumenter, du ønsker at sammenligne her.
Klik på rullelisten under 'Originaldokument' og vælg det originale dokument, du ønsker at sammenligne med det reviderede dokument (NEET (2020).docx i vores eksempel).
Hvis du ikke kan se dit dokument på rullelisten, skal du klikke på mappeikonet til højre til rullemenuen Originalt dokument.
I dialogboksen 'Åbn' skal du navigere til det pågældende dokument, vælge det og klikke på knappen 'OK'.
Under 'Revideret dokument' skal du vælge den reviderede version af dokumentet fra rullemenuen (i vores tilfælde NEET (2021)-Revised Document.docx).
I feltet ‘Etiketændringer’ med feltet skal du indtaste, hvad du vil have vist ud for ændringerne i dokumentet (Det kan være et navn eller en note). Vi kommer til at mærke denne 'Stark', da det er ham, der har lavet redigeringerne til det originale dokument.
Du kan også skifte dokumenter ved at klikke på dobbeltpilen for at sammenligne dokumenterne den anden vej.
Klik på knappen 'Mere >>' i nederste venstre hjørne for at se de avancerede muligheder. Dette er valgfrit, du kan også klikke på 'OK' for at se sammenligningen.
Under ‘Sammenligningsindstillinger’ skal du angive de muligheder, du ønsker at bruge til at sammenligne dine dokumenter (som standard er alle muligheder valgt).
I sektionen 'Vis ændringer' kan du vælge, om du vil vise ændringer for et tegn ad gangen eller et ord ad gangen. Du kan også vælge, hvor du vil vise ændringerne, det kan være det originale dokument, det reviderede dokument eller et nyt dokument. Det anbefales at bruge 'Nyt dokument'.
Når du er færdig med at konfigurere dette, skal du klikke på 'OK' for at sammenligne dokumentet.
Dette åbner et nyt vindue med fire ruder. 'Sammenlignet dokument' i midten viser og fremhæver alle ændringer, der er foretaget med røde mærker i venstre margen. På højre side af skærmen viser en dobbeltrude de originale og reviderede dokumenter stablet. Til venstre viser ruden 'Revisioner' listen over alle de revisioner, der blev foretaget, inklusive hvad der blev fjernet, tilføjet og ændret.
Klik på den røde linje i venstre margen af det sammenlignede dokument for at se detaljer om hver ændring.
Når du efter at have gennemgået de sporede ændringer, når du vil acceptere en specifik revision, kan du højreklikke på den ændrede/tilføjede tekst og vælge 'Acceptér indsættelse' eller 'Afvis indsættelse' for at beholde eller fortryde ændringen.
For at acceptere alle ændringerne på én gang skal du klikke på knappen 'Acceptér' under gruppen Ændringer på fanen 'Gennemse' og vælge indstillingen 'Accepter alle ændringer'. Du vælger også andre muligheder i rullemenuen afhængigt af dine præferencer.
For at afvise alle ændringerne på én gang skal du klikke på knappen 'Afvis' lige ved siden af knappen Accepter på fanen 'Gennemse' og vælge 'Afvis alle ændringer'.
Når du er færdig, skal du huske at gemme dette sammenlignede dokument som en separat fil ved hjælp af 'Gem som'-indstillingen på værktøjslinjen.