Overvældet af det store antal funktioner, der er tilgængelige i Google Chat Spaces? Har du brug for en hurtig og nem guide? Nå, du er lige blevet serveret!
Siden denne pandemi fandt sted, har effektiv kommunikation været en stor udfordring for næsten enhver organisation. Selvom vi hader at indrømme det, er vi alle skyldige i dårlig kommunikation, på en eller to måder. Enten forhindrer for meget kommunikation noget arbejde i at blive udført, eller for lidt kommunikation får det forkerte arbejde leveret.
Nå, Spaces er Googles svar på dette kommunikationsproblem. Spaces har altid været et go-to-sted, når teams havde brug for et centralt rum, hvor folk kan dele filer, tildele opgaver og holde forbindelsen til langsigtede projekter.
Da Gmail har en rækkevidde på 1,8 milliarder mennesker, er ingen anden samarbejdsplatform tæt på konkurrencen. Dette er praktisk, når du vil samarbejde med en ekstern ressource for at samarbejde om et projekt, og ingen skal downloade en anden applikation, især for at holde styr på det enkelte projekt.
Denne mastodont af en platformsbefolkning kunne også være grunden til, at Google besluttede at holde grænsen for medlemmer i et 'rum' til at være en kæmpestor 8.000 mennesker.
Enten er du bare med på denne stadigt voksende platform, eller også vil du have et hurtigt genopfriskningskursus i dens funktioner, denne guide tjener alle.
Opret et rum i Google Chat Spaces
Gå først til chat.google.com og log ind på din konto. For at oprette et mellemrum skal du trykke på '+'-ikonet på fanen 'Spaces'. Klik derefter på 'Opret plads' mulighed.
Giv nu et passende navn til rummet. Du kan også vælge et ikon/emoji, hvis du ønsker det. Indtast derefter navnet eller e-mailadresserne på personer, du vil føje til dette specifikke rum.
Når du er færdig med at tilføje personer, skal du trykke på knappen 'Opret' for at oprette rummet.
Tilmelding til et space i Google Chat Spaces
Chancerne er, at mere end at oprette et Space, vil du slutte dig til et. Derfor er det vigtigt at vide, hvor man skal lede efter en invitation.
For at deltage i et rum skal du gå til '+'-ikonet på fanen Spaces fra sidebjælken. Klik derefter på indstillingen 'Gennemse mellemrum' fra listen.
Nu vil du se alle de grupper, du er blevet bedt om at deltage i. Klik på '+'-ikonet på den særlige Space-fane for at deltage. Du kan også søge efter en bestemt invitation ved at skrive rummets navn i feltet 'Rumsnavn'.
Se forhåndsvisning af et rum, før du tilmelder dig
Der kan være Space-invitationer, som du ikke genkender eller bare vil se på deltagerne og budskaberne, før du træffer din beslutning.
For at se et eksempel på et space, før du tilmelder dig, skal du gå til 'Gennemse rum'-indstillingen ved at vælge '+'-ikonet fra sidebjælken.
Nu, når du svæver over Space-navnet, vil du kunne se indstillingen 'Preview'. Klik på "Preview" for at få et hurtigt blik på rummet.
Du vil være i stand til at ‘Deltag’ eller ‘Blokere’ pladsen fra de tilgængelige muligheder i nederste højre hjørne af forhåndsvisningsvinduet.
For at se den komplette liste over medlemmer, der er til stede i rummet. Klik på det omvendte karat-ikon placeret lige ved siden af gruppenavnet. Vælg derefter indstillingen 'Se medlemmer' fra rullelisten.
Du vil kunne se listen over tilstedeværende medlemmer, samt de medlemmer, der anmodes om at deltage.
Tjek spam-invitationer
Ligesom mail kan nogle af de legitime Space-invitationer ende på spamlisten. Sørg for at tjekke det, når du ikke er i stand til at finde en invitation, du forventer.
Ligesom tidligere trin skal du vælge indstillingen 'Gennemse mellemrum' fra listen fra sidebjælken.
Klik nu på kebabmenuen (tre-lodrette prikker). Klik derefter på "Spam-invitationer" for at se alle de invitationer, der endte som spam.
Omtale af nogen i et Google Chat Space
Næsten altid vil dit Google Chat Space have masser af mennesker, og du kan ikke bare sende en besked uden at nævne den pågældende person. For at kontrollere pandemonium kan du således rette din besked til en bestemt person.
For at nævne en bestemt person skal du skrive '@' og derefter navnet på vedkommende. Du vil også kunne vælge den pågældende person fra en pop-up liste ved at trykke på Gå ind eller ved at klikke på indstillingen.
Deling af filer i Google Chat Spaces
Deling af filer i rummet er meget nyttigt og en afgørende funktion at have, da det er praktisk i adskillige situationer.
Upload en lokal fil
Først skal du gå til det 'rum', du vil uploade filen. Klik derefter på ikonet 'pil op' fra den nederste del af skærmen.
Gennemse nu filen fra dit drev, du vil dele. Dobbeltklik på en fil for at vælge den.
Når det er valgt, kan du tilføje nogle tekstoplysninger for at give kontekst til filen eller trykke på send-knappen for at dele filen med alle.
Tilføj en fil fra Drev
Først skal du gå til det 'rum', du vil uploade filen. Derefter skal du klikke på 'Drive'-ikonet i nederste højre hjørne af skærmen.
Gennemse nu filen fra dit drev, du vil dele. Dobbeltklik på en fil for at vælge den.
Når det er valgt, kan du tilføje nogle tekstoplysninger for at give kontekst til filen eller trykke på send-knappen for at dele filen med alle. Google Chat Spaces opdaterer automatisk filens præferencer, så alle kan se den.
Opret nyt dokument
Du kan oprette et nyt dokument direkte fra chatvinduet i rummet. Det vil blive gemt på dit Drev og vil øjeblikkeligt blive delt med de nuværende medlemmer af det specifikke rum.
For at oprette et nyt dokument til rummet. Klik på ikonet "Opret nyt dokument" nederst til højre i chatvinduet.
Du vil være i stand til at vælge den type dokument, du vil oprette. Indstillingerne omfatter Google Sheets, Docs og Slides. Klik på din foretrukne mulighed.
Indtast derefter navnet på det delte dokument og klik på knappen 'Del' for at dele dokumentet.
Derefter åbnes dokumentet i en side-om-side-visning med chat for at tilbyde maksimal samarbejdsoplevelse.
Find en fil i chat
Du vil ofte hurtigt finde en fil og har brug for at se de beskeder, der deles med den. Nå, Google vil ikke lade dig rulle gennem hundredvis af beskeder.
Fra chatvinduet for et bestemt rum skal du gå til fanen "Filer" i den øverste del af skærmen.
Du vil være i stand til at se listen over alle de filer, der er delt i rummet. Klik nu på indstillingen 'Se i chat', der findes yderst til højre i en bestemt fil.
Tilføj og tildel opgaver i Google Chat Spaces
Tilføjelse og tildeling af opgaver er en fantastisk funktion i Google Chat Spaces. Lad udforske det i detaljer.
For at oprette en opgave skal du gå til fanen 'Opgaver' fra den øverste del af skærmen.
Klik nu på "Tilføj pladsopgave" for at tilføje en opgave. Alternativt kan du trykke på Gå ind også at lave en opgave.
Bemærk: Opgavesektionen understøtter tastaturgenveje til de fleste af handlingerne. Tryk på for at få listen over understøttede genveje frem Ctrl+/.
Giv derefter opgaven en passende titel og tilføje nogle detaljer om den, hvis nogen. Du kan trykke på Gå ind for at indsætte en ny linje i detaljeringssektionen.
Tryk nu på Tab eller klik på 'Tilføj dato/klokkeslæt' for at indstille en deadline for din opgave.
Vælg derefter dato og klokkeslæt for opgaven, der skal fuldføres, og klik derefter på 'OK' for at bekræfte.
Bemærk: Tryk på for at fortryde en handling Ctrl+Z
Tryk nu på Tab eller klik på 'Tildel' for at tildele en modtager til opgaven.
Indtast nu navnet eller e-mailadressen på den person, du vil tildele opgaven til.
Tryk derefter på Tab derefter Gå ind. Ellers skal du klikke på 'Tilføj-knappen' for at tilføje opgaven.
Slet en opgave
For at slette en opgave skal du trykke på ikonet 'Papirkurv' yderst til højre for et opgaveelement fra listen.
Klik nu på slet for at bekræfte sletningen af den valgte opgave.
Sortering af opgaver
Opgaver kan også sorteres for at få bedre synlighed og give relativt mere sporbarhed.
For at sortere opgaver skal du gå til fanen 'Opgaver' og klikke på kebabmenuen (tre lodrette prikker). Vælg derefter Dato, Tildelt eller Space-rækkefølge for at se opgaver i den specifikke rækkefølge.
Tilføjelse af en kalenderbegivenhed i Google Chat Spaces
Kalenderbegivenheder kan tjene mange formål. Lad det være til en generalforsamling i teamet, eller en deadline på vej, eller organisationens stiftelsesdag. Kalenderbegivenhedsfunktionen vil aldrig svigte dig.
For at tilføje en kalenderbegivenhed. Klik på "Kalender"-ikonet fra den nederste del af Spaces-chatvinduet.
Tryk nu på karatikonet for at åbne alle konfigurerbare til kalenderbegivenheden.
For at indstille dato og klokkeslæt for kalenderbegivenheden skal du klikke på henholdsvis datoen eller klokkeslættet for at indstille hver komponent individuelt.
Hvis den begivenhed, du tilføjer, er en tilbagevendende, skal du klikke på 'Gentages ikke' for at indstille en gentagelse af begivenheden fra rullemenuen.
For at tilføje flere rum eller personer til begivenheden skal du klikke på 'Tilføj gæster' og indtaste navnet på pladsen eller e-mailadressen til den person, du vil tilføje.
For at indstille tilladelsesniveauet for dine gæster skal du trykke på 'Gæstetilladelser' for at se de givet tilladelser. Marker eller fjern markeringen af relevante elementer fra listen for at give eller nægte adgang til gæsterne.
Hvis det nu er et udendørs møde på et bestemt sted. Du kan også vælge placeringen fra 'tilføj placering' mulighed.
Hvis du vil inkludere et link til et Google Meet, da de fleste dele af verden enten er låst eller ikke er sikre at gå udenfor. Klik på "Tilføj Google Meet-videokonference", og et link til mødet vil blive inkluderet i invitationen, der sendes ud til alle gæster.
Hvis du derefter vil tilføje nogle oplysninger om mødet, som at bede alle om at medbringe deres bærbare computere til et udendørs møde eller bare en oversigt over mødets emner. Du kan gøre det ved at klikke og indtaste detaljer i indstillingen 'Tilføj beskrivelse'.
Dernæst, hvis du ikke ønsker, at andre skal se dette møde i din kalender eller vil skjule deltagerne på grund af mødets fortrolige karakter. Du kan gøre det ved at klikke på "Synlighed" og ændre den til "Privat" for at skjule mødet og deltagerne.
Til sidst kan du også indstille tidspunktet for at sende en påmindelse om mødet til alle gæster. Vælg din foretrukne mulighed fra rullelisten.
Klik nu på 'Gem og del' fra nederste højre hjørne af ruden.
Klik derefter på 'Send' for at sende en invitationsmail til deltagerne. Hvis du ikke ønsker at sende invitationer ud, skal du klikke på 'Send ikke'-indstillingen, eller hvis du vil ændre noget, skal du klikke på 'Tilbage til redigering'.
Opret/deltag med Google Meet-møder fra Google Chat Spaces
Meet fra Google er meget pålideligt og især i tider som disse et af de bedste alternativer til at have en ansigt-til-ansigt diskussion uden kolleger. Siden Google Chat-opdateringen er Meet blevet smukt integreret med Spaces for at øge produktiviteten og reducere appskift.
Der er to måder, du kan inkorporere et Google Meet på i dit rum. Lad os tjekke dem begge ud.
Mød fra Chat med ét klik
Der er situationer, hvor du ikke kan vente til aftenen eller dagen efter med at diskutere en nylig udvikling på projektet. Det være sig feedback fra klienten på et bestemt modul, eller du har lige fundet ud af en større fejl. Indkaldelse til Meet er så nemt som det bliver.
For et improviseret møde skal du gå til chatvinduet i det specifikke rum. Tilføj derefter noget tekstlig kontekst, så folk kan blive mentalt forberedte til at holde det hele natten igennem.
Klik nu på videokameraikonet i nederste højre hjørne af vinduet. Tryk derefter på send for at sende linket for at deltage i mødet.
Føj Meet til en eksisterende begivenhed
Vi ved, hvad du vil sige, vi har lige vist dig en måde at inkorporere Google Meet på, når du opretter en ny kalenderbegivenhed. Men hvad hvis du allerede har oprettet en begivenhed og nu vil indsætte et Meet-link? Nå, læs med.
For at tilføje et Google Meet-link til en eksisterende begivenhed. Klik på ikonet "Kalender" i den yderste højre del af skærmen lige under dit kontoikon.
Klik nu på den eksisterende begivenhed, du vil tilføje Google Meet-linket.
Klik derefter på ikonet "Rediger begivenhed" for at åbne begivenhedskonfigurationer.
Derefter skal du klikke på "Tilføj Google Meet-konference" for at tilføje Meet-link.
Klik nu på 'Gem' for at bekræfte dine ændringer.
Herefter kan du vælge at sende invitationen til alle gæsterne med de opdaterede oplysninger. For at gøre det skal du klikke på "Send". Du kan også tilføje en kontekst til at tilføje Meet-linket, så deltagerne ved, hvorfor de modtog invitationen igen.
Hurtige tips til Google Chat Spaces
Her er nogle hurtige tips til Google Chat Spaces. Disse tips hjælper dig med at bruge Spaces mere effektivt end nogensinde før, da du vil være fortrolig med alle afkroge af dem.
Skift rumnavn og emoji
Først skal du trykke på navnet på mellemrummene fra den øverste del af skærmen. Klik derefter på indstillingen 'Rediger navn og emoji'.
Håndtering af rummeddelelser
Der er mange gange, hvor et rum er særligt snakkesaligt, eller hundredvis af beskeder strømmer ind og hæmmer din produktivitet.
Giv mindre besked
For kun at modtage notifikationer, når du bliver nævnt. Klik på kebabmenuen (tre-lodrette prikker) ved siden af Space-navnet på sidebjælken. Klik derefter på indstillingen 'Meddelelser' fra listen.
Klik nu på muligheden 'Underret mindre' for kun at modtage meddelelser, når du bliver nævnt. Klik derefter på Gem for at bekræfte dine ændringer.
Slå meddelelser fra
Du kan også helt slå notifikationer fra for et bestemt rum. Google vil dog sende dig mail for ulæste omtaler.
Først skal du klikke på kebabmenuen (tre-lodrette prikker) ved siden af Space-navnet på sidebjælken. Derefter skal du klikke på indstillingen 'Meddelelser' fra listen.
Klik derefter på indstillingen 'Notifikationer fra' og tryk på Gem for at bekræfte dine ændringer.
Se aktuelle onlinemedlemmer
Hvis der nogensinde opstår et behov for at se, hvem af medlemmerne af Space er online i øjeblikket. Google har tilføjet en bestemmelse til det.
Fra Space-chatvinduet skal du klikke på Space-navnet. Klik derefter på indstillingen for visning af medlemmer på listen.
For nu at identificere medlemmer, der er online, skal du holde øje med den grønne prik ved siden af deres navn på listen.
Åbn en delt fil i side-by-side-visning i chat
Der kan være tidspunkter, hvor du vil se en delt fil i Google Chat Space og have chatvinduet åbent for at tage en hurtig beslutning på samme måde.
For at åbne en fil i side-om-side-visning, skal du finde filen i chat og klikke på 'Åbn i chat'-ikonet for at åbne dokumentet og også have chatvinduet fastgjort på siden.
Minimer Google Chat Space Window
Google Spaces chatvindue åbner som standard maksimeret. Det kan skabe en smule besvær, når du forsøger at have mere end én samtale. Du kan dog minimere og ændre størrelsen efter dine behov.
For at minimere chatvinduet for et bestemt rum skal du klikke på pilen indad.
Space-chatten vil nu blive minimeret og placeret nederst på din skærm.
Ændr størrelsen på et chatvindue
Ændring af størrelse på et vindue kan være nyttigt, når de beskeder, der kommer i rummet, er lidt lange og dermed bliver lidt besværlige at læse i et mindre vindue.
Tilpas størrelse lodret
På en minimeret fane i et bestemt rum skal du holde musen over den øverste kant af vinduet. Når du ser et opadgående pilikon, skal du klikke og holde museknappen nede og trække opad for at ændre størrelsen på vinduet.
Tilpas størrelse vandret
På en minimeret fane af et bestemt rum skal du holde musen på hver side af vinduet. Når du ser et sidepil-ikon, skal du klikke og holde museknappen nede og trække sidelæns for at ændre størrelsen på vinduet.
Ændr størrelse diagonalt
På en minimeret fane i et bestemt rum skal du holde musen på hjørnet af vinduet. Når du ser et diagonalt pilikon, skal du klikke og holde museknappen nede og trække diagonalt for at ændre størrelsen på vinduet.
Fastgør et mellemrum
Du kan altid fastgøre et mellemrum til toppen i sektionen mellemrum, så det altid vises på, uanset ulæste beskeder fra din pulje af mellemrum.
For at fastgøre et mellemrum skal du klikke på kebab-menuen (tre-lodrette prikker) lige ved siden af rummets navn og klikke på 'Fastgør'-indstillingen på listen.
Nå, det er alt, der er at vide om Google Chat Spaces. Vær nu en effektiv kommunikator og lige så effektiv samarbejdspartner.