Excel tilbyder ikke Gantt som diagramtype, men ved hjælp af denne vejledning kan du nemt oprette et Gantt-diagram fra søjlediagram.
Gantt-diagrammet er et kraftfuldt projektstyringsværktøj, der giver en visuel repræsentation af en projektplan (opgaver eller begivenheder) over tid. Det repræsenterer start- og sluttidspunkter for hver opgave i en projekttidsplan samt rækken og indbyrdes afhængighed mellem projektopgaver.
Desværre giver Excel ikke muligheder for at oprette et Gantt-diagram, så du skal oprette et ved at tilpasse den indbyggede søjlediagramtype. I denne øvelse viser vi dig, hvordan du laver et Gantt-diagram i Excel ved at tilpasse et stablet søjlediagram.
Opret en projekttabel
Det første trin i at lave et diagram i Excel er at indtaste dine data i et regneark. Så indtast dine projektdata og opdel dem i individuelle projektopgaver i separate rækker, og de danner grundlaget for dit Gantt-diagram. Hver opgave skal have en startdato, en slutdato og en varighed (dvs. den tid, der kræves for at udføre opgaverne) i separate kolonner.
Dette er et eksempel på regneark til et softwareprojekt.
Du skal indtaste dataene i regnearket og mærke kolonnerne som opgave, startdato, slutdato og varighed (antal dage, der kræves for at afslutte hver opgave), som det er vist i ovenstående skærmbillede. Opgavedataene skal også sorteres efter startdatoens rækkefølge.
Opret søjlediagram
Nu hvor dine data er indtastet og korrekt formateret, kan du begynde at oprette Gantt-diagrammet ved først at lave et 'Stablet søjlediagram'.
Du kan ikke vælge hele tabellen og indsætte et søjlediagram, hvis du gør det, er det mere sandsynligt, at du får et rodet resultat som dette:
Så vi er nødt til at tilføje kolonnerne en efter en til diagrammet. For at gøre det skal du følge disse trin:
Indsæt en stablet bjælke baseret på startdato
Først skal du vælge 'Startdato'-intervallet i tabellen med kolonneoverskriften, i vores tilfælde er det B1:B11. Sørg for ikke at markere tomme celler.
Gå til fanen 'Indsæt' i båndet, klik på ikonet 'Søjlediagram' i diagramgruppen, og vælg 'Stablet søjle' under 2-D søjleafsnittet (som vist nedenfor).
Nu er der indsat et søjlediagram baseret på startdatodata. Datoerne i bunden af diagrammet kan se overlappende ud, men det vil ændre sig, når resten af dataene er tilføjet.
Tilføj varighedsdata
Nu skal vi tilføje varighedsdataene til Gantt-diagrammet.
For at gøre det skal du højreklikke hvor som helst i diagramområdet og vælge 'Vælg data' fra kontekstmenuen.
Vinduet Vælg datakilde vises. Du vil bemærke, at 'Startdato' allerede er tilføjet under feltet Legend Entries (Serie). Og nu skal du indtaste varighedsdata der.
Klik på knappen 'Tilføj' for at åbne Excels 'Rediger serie'-pop-up-vindue. Der er to felter i dialogboksen Rediger serie, skriv 'Varighed' i feltet 'Serienavn', klik derefter på feltet 'Serieværdier', og vælg intervallet af varighedsværdier (i vores tilfælde C1:C11 ) for serier værdier. Men vælg ikke kolonneoverskriften, kun værdierne. Klik derefter på 'OK'.
Det vil tage dig tilbage til vinduet Vælg datakilde, hvor du vil finde 'Startdato' og 'Varighed' er tilføjet under Legend Entries (Serie).
Resultatet:
Tilføj opgavenavne til diagrammet
Det næste trin er at erstatte varigheden (dage) på diagrammets lodrette akse med navnene på opgaverne.
Højreklik hvor som helst i diagramområdet, og vælg 'Vælg data' for at få vinduet Vælg datakilde frem igen. Vælg 'Startdato' i venstre rude, og klik på knappen 'Rediger' i højre rude under Horisontale (kategori) akseetiketter.
Et lille akselabel vises. I det, skal du klikke på feltet Axis label range og vælge opgaveområdet fra tabellen, som du gjorde for varighedsdataene. Sørg for ikke at vælge kolonneoverskriftscellen eller en tom celle.
Klik på 'OK' to gange for at lukke begge vinduer.
Nu skulle dit diagram have opgavebeskrivelser på den lodrette akse og vil se nogenlunde sådan ud:
Dette begynder at ligne et Gantt-diagram, men vi er ikke færdige endnu.
Omdan søjlediagrammet til et Gantt-diagram
Nu skal du formatere det nyoprettede stablede søjlediagram for at gøre det til et Gantt-diagram. Det du skal gøre er at slette de blå søjler i diagrammetfor at kun de orange søjler, der repræsenterer opgaverne, vil være synlige. Teknisk fjerner du ikke den blå del af stængerne, men gør dem snarere gennemsigtige, og dermed usynlige.
For at gøre de blå søjler gennemsigtige skal du klikke på en hvilken som helst blå søjle på diagrammet for at vælge dem alle, højreklikke på den og vælge 'Formater dataserie' fra kontekstmenuen.
Ruden Formater dataserier åbnes i højre side af regnearket. Skift til fanen 'Fyld og linje' og vælg 'Ingen fyld' i sektionen Fyld og 'Ingen linje' i sektionen Kant.
Luk nu ruden for at se, at de blå bjælker ikke længere er synlige, men opgaverne i venstre side (x-aksen) er angivet i omvendt rækkefølge.
For at løse dette skal du højreklikke på listen over opgaver på den lodrette akse på dit Gantt-diagram og vælge 'Formater akse' fra kontekstmenuen.
I ruden Formatér akse skal du markere indstillingen 'Kategorier i omvendt rækkefølge' under Akseindstillinger.
Nu ændrede opgavenavnene sig tilbage til deres oprindelige rækkefølge, og den vandrette akse flyttede fra bunden til toppen af diagrammet.
Da vi fjernede de blå søjler tidligere, efterlod de tomme mellemrum mellem de orange søjler og den lodrette akse. Nu kan du fjerne de tomme hvide mellemrum, hvor de blå søjler er optaget i starten af Gantt-diagrammet.
For at fjerne nogle af de tomme mellemrum og flytte dine opgaver lidt tættere på den lodrette akse, skal du højreklikke på den første Startdato-celle i dit datasæt og derefter vælge 'Formatér celler' for at åbne dialogboksen Formater celler. I det, vælg muligheden 'Generelt' på fanen 'Nummer' og noter nummeret under 'Sample' – dette er serienummeret på datoen, i vores tilfælde 42865. Klik derefter på 'Annuller' (ikke 'OK' ), fordi hvis du klikker på 'OK', vil det ændre ændringsdatoen til et tal.
Gå derefter tilbage til diagrammet, og højreklik på datoerne over proceslinjen, og vælg 'Format Axis' for at få vist ruden Format Axis.
I ruden Formatér akse, under fanen Akseindstillinger, skal du ændre 'Minimum'-grænseværdien til det tal, du noterede fra vinduet Formater celler på den første dato (i mine tilfælde '42800' til '42865'). Hvis du gør dette, vil de orange søjler bringes tættere på den lodrette akse på Gantt-diagrammet.
For at fjerne det overskydende mellemrum mellem søjlerne skal du højreklikke på en af søjlerne på diagrammet og vælge 'Formater dataserie'. Under fanen 'Serieindstillinger' reduceres procentdelen af 'Gap Width' for at fjerne overskydende plads.
Sådan er vores færdiggjorte Excel Gantt-diagram:
