Hav venteværelser i dine møder for at holde dem sikre og fri for gener
Venterum er en meget eftertragtet funktion i det virtuelle konferenceøkosystem. De beskytter dine møder mod sikkerhedsuheld som f.eks. uønskede personer, der taber og forstyrrer hele mødet. Omfanget af, hvor katastrofalt det kunne være, blev helt klart tidligere i år i form af zoombombninger.
Lige siden har alle mødeværter, uanset om de er værter for professionelle møder eller undervisning, indset vigtigheden af et venteværelse.
Hvad er et venteværelse?
Et venteværelse i et virtuelt mødeøkosystem er en slags buffer. Alle mødedeltagere gennemgår den, inden de bliver optaget i mødelokalet. Værten for mødet har fuldstændig kontrol over, hvem der skal give adgang til mødet. På denne måde kan ubudne gæster ikke bare falde til mødet. Som du kan se, er de yderst funktionelle og nødvendige for at beskytte dine møder.
Sådan bruger du et venteværelse i Webex
Webex-brugere har for evigt bedt om et venteværelse eller lobby i møder, hvor deltagerne kan vente, før de deltager i mødet. Tidligere kunne man have et venteværelse i personlige mødelokaler, men ikke i planlagte møder. Men Webex Meeting version 40.9 har ændret det.
Sådan bruger du venteværelset i et personligt mødelokale
Hver Webex-bruger har et personligt mødelokale i Webex, der har et tilpasseligt link og aldrig udløber. Det er unikt for kun dig og er altid tilgængeligt; du behøver ikke forudbestille det for at bruge det. Alle improviseret møder, du har i Webex, finder sted i dette personlige mødelokale.
Nu har møder i et personligt rum som standard heller ikke et venteværelse. Men du kan konfigurere indstillingerne til at have en. Webex har mulighed for at låse møderne. Når et møde er låst, kommer alle deltagere, der forsøger at deltage i det, ind i lobbyen i stedet. Værten kan så lukke dem ind, hvis de vil.
For at låse et personligt lokalemøde skal du gå til mødeværktøjslinjen og klikke på ikonet 'Flere muligheder' (menuen med tre prikker).
Derefter skal du tænde for indstillingen 'Lås møde' i menuen.
Alle deltagere, der deltager, efter du har låst mødet, skal vente i lobbyen. Du får en notifikation på din skærm om, at der er deltagere, der venter i lobbyen. Klik på den for at se listen.
Du kan tillade dem alle med et enkelt klik ved at vælge dem alle, eller kun tillade de deltagere, du ønsker at lukke ind. Vælg deltagerne, og klik på 'Admit'-knappen.
Nu bliver du nødt til at gøre dette for hvert Personal Room-møde, du vil låse. Men i betragtning af, at du vil være den første i mødet, da det er improviseret, er det ikke det store problem. Denne løsning er perfekt til folk, der måske ikke ønsker et venteværelse i hvert møde.
Men for folk, der ønsker venteværelsesfunktionaliteten som standard i alle møder, er der en anden måde. Konfiguration af denne lille indstilling låser automatisk hvert personligt møde, så snart det starter.
Gå til webex.com og log ind på dit Webex Meeting space. Fra navigationsmenuen til venstre skal du klikke på 'Preferences'.
Gå derefter til 'Mit personlige rum'.
Dine personlige rumindstillinger åbnes. Rul ned til indstillingen 'Automatisk lås'. Klik derefter på afkrydsningsfeltet ud for det for at vælge det.
Når du vælger det, vil rullemenuen for tid blive klikbar. Klik på den og vælg '0' fra mulighederne.
Klik derefter på knappen 'Gem'.
Nu vil alle dine personlige mødelokaler som standard have et venteværelse.
Bemærk: For at kunne optage personer fra lobbyen i et aflåst møde, skal du bruge Webex Meetings desktop-app, Webex Teams desktop-app eller Cisco Webex cloud-registreret værelse eller skrivebordsenhed. Ellers vil du ikke være i stand til at lukke folk ind uden at låse mødet op.
Sådan bruger du et venteværelse med et planlagt møde
For planlagte møder er det særligt vigtigt at have et venteværelse. Hvis andre deltagere ankommer før værten, skal de være i venteværelset, hvorfra værten kan lukke dem ind.
Men tidligere kunne du ikke have denne venteværelsesfunktionalitet i et planlagt møde på Webex. Alle deltagere, der ankom før værten, kunne slet ikke deltage i mødet, hvis mødet var låst. De var nødt til at genopfriske og prøve at deltage i mødet igen, efter at værten ankom. Som du kan forestille dig, er det slet ikke intuitivt. Hvordan skal en deltager vide om værtens ankomst til mødet?
Men fra Webex 40.9 og frem kan du have et venteværelse til gæster i planlagte møder. Gæster er brugere, der enten ikke er logget ind på deres Webex-konti, eller eksterne brugere, der ikke har en Webex-konto på dit websted. Så alle gæster, der ankommer før værten, skal vente i mødelokalet. Men alle organisationsmedlemmer, der ankommer før værten, vil kunne deltage direkte.
Gå til webex.com og log ind på dit mødested. Gå derefter til 'Møder' fra navigationsmenuen til venstre.
Klik på knappen 'Schedule' for at planlægge et nyt møde.
Eller du kan også redigere et tidligere planlagt møde med de nye indstillinger. Åbn mødet, og klik på knappen 'Rediger'.
Derefter, efter at have planlagt mødet, som du ville, skal du rulle ned og klikke på 'Vis avancerede indstillinger'.
Et par muligheder vil udvides under det. Klik på 'Planlægningsmuligheder'.
I Planlægningsindstillinger skal du gå til 'Ulåste møder'. Standardindstillingen for denne mulighed er sat til 'Gæster kan deltage i mødet'. Klik på alternativknappen for 'Gæster venter i lobbyen, indtil værten indrømmer dem' for at vælge det.
Ligesom med indstillingerne for dit personlige mødelokale, vil du nu se muligheden for 'Automatisk lås'. Det kan få dig til at undre dig over, hvorfor du bare ikke kan låse mødet for at aktivere venteværelset som med personlige mødelokaler.
Blot at låse mødet uden at aktivere den tidligere indstilling vil ikke skabe et venteværelse for gæster, der ankommer før værten. I stedet ville de gå direkte ind i mødet. Så det er vigtigt at aktivere den forrige mulighed. Men det er også vigtigt at huske, at det kun skaber et venteværelse, indtil du har deltaget i mødet. For at oprette et venteværelse til efter, skal du låse mødet.
Nu kan du aktivere 'Automatisk lås', mens du planlægger mødet, eller du kan låse mødet fra mødeværktøjslinjen, efter du har deltaget i mødet; det er helt op til dig. Når mødet er låst, skal alle deltagere, gæster og organisationsmedlemmer gennem venteværelset.
Til sidst skal du klikke på knappen 'Gem' eller 'Schedule'.
For planlagte møder er der ingen generisk mulighed, der skaber et venteværelse til hvert møde. Du skal udføre disse trin for hvert møde, du planlægger.
Venterum i et virtuelt møde er ekstremt vigtigt for at undgå uheld. Og selvom du kan have et venteværelse i Webex-møder, er mekanikken ikke så enkel og ligetil. Men når du først ved, hvordan du gør, kan du sikre, at dine møder er så sikre, som de burde være.