I dette selvstudie kan du lære, hvordan du finder og erstatter tekst, tekst med formatering, specialtegn eller ikke-afbrydende tegn i Word.
Lad os antage, at du er en advokatfuldmægtig, og du er lige blevet færdig med at skrive et langt juridisk dokument eller en kontrakt for din klient, kun for at opdage, at du har stavet din klients navn eller en forkert virksomheds navn flere gange i hele dit dokument. Og har ikke tid til manuelt at lokalisere og erstatte hver forekomst af teksten. Hvad ville du gøre? Gå ikke i panik - du kan nemt rette det med MS Words Find og Erstat-funktion.
Find og erstat er en af de mest nyttige funktioner i Microsoft Word, der kan bruges til at finde et tegn, et ord eller en sætning i et dokument og erstatte dem. Du kan også finde og erstatte tekst i en specifik tekstsektion eller et helt dokument.
Ikke alene kan du finde et bestemt ord og erstatte det med et andet ord, men du kan også finde tekst baseret på dets formatering, ved hjælp af jokertegn og med matchende præfiks eller suffiks. Det giver dig også mulighed for at finde og erstatte tekst med specifik formatering, ikke-udskrivende tegn eller specialtegn. I dette indlæg lærer du, hvordan du finder og erstatter tekst i MS Word.
Find tekst i Microsoft Word
Til at starte med, lad os se, hvordan du finder tekst i Excel ved hjælp af navigationsruden eller værktøjet Find og erstat. Derefter vil vi undersøge, hvordan du bruger værktøjet Find og erstat til at erstatte tekst baseret på forskellige muligheder.
Find tekst
Du kan bruge navigationsruden til at søge efter et tegn, et ord eller en gruppe ord. Og du kan få adgang til denne navigationsrude fra båndet eller ved at trykke på en genvejstast Ctrl + F.
For at få adgang til navigationspanelet (Find kommando), skal du først åbne det ord, hvor du vil søge efter tekst. Gå derefter til fanen 'Hjem' og klik på knappen 'Find' fra redigeringsgruppen på båndet. Eller du kan trykke på genvejstasterne Ctrl + F i tastaturet.
Dette åbner navigationsruden til venstre for vinduet. Indtast den tekst eller sætning, du vil finde, i tekstboksen 'Søg dokument' i navigationsruden, og tryk på 'Enter'. Mens du skriver, vil værktøjet vise dig alle de relaterede matches. I vores eksempel skriver vi 'Tate'.
Kommandoen Find søger efter al den matchende tekst i dokumentet og fremhæver dem med gult. Navigationsruden viser alle forekomster af søgeordet (Tate) som en forhåndsvisning af resultaterne
Værktøjet fremhæver ikke kun de nøjagtige ord, det fremhæver endda de delvist matchede ord.
Du kan bruge op- og nedadpilene ved siden af tekstboksen til at springe til forrige eller næste søgeresultat. Eller du kan klikke på et af resultaterne under søgefeltet for at springe direkte til det.
I stedet for at søge gennem et helt dokument efter en tekst eller en sætning, kan du også søge i et stort dokument efter overskrifter. For at gøre det skal du klikke på fanen 'Overskrifter' og vælge en overskrift i navigationsruden for at gennemse efter overskrifter i dokumentet.
For at søge gennem sider i Word skal du klikke på fanen 'Sider' i navigationsruden og vælge et af miniaturebillederne af alle dine sider, du vil se. Derefter kan du søge efter en bestemt tekst på den side.
Når du er færdig med at redigere dokumentet, skal du lukke navigationsruden, og fremhæverne forsvinder.
Avanceret søgning
Hvis du leder efter mere specifikke ord eller sætninger, for eksempel ord med en bestemt skrifttype eller stil, specialtegn eller kun hele ord, kan du bruge funktionen Avanceret søgning til at spore dem. Dette værktøj lader dig tilpasse din søgning med forskellige muligheder. Sådan gør du:
Gå til fanen 'Hjem', klik på pil ned ved siden af ikonet 'Find' i redigeringsgruppen, og vælg 'Avanceret søgning'. Eller tryk Ctrl + H genvejstaster for at åbne værktøjet Find og erstat.
Eller du kan endda starte værktøjet Find og erstat fra navigationsruden ved at klikke på forstørrelsesglasikonet i tekstboksen Søg i dokument og vælge indstillingen 'Avanceret søgning'.
Dialogboksen Find og erstat vises. Her kan du lave en grundlæggende søgning, men hvis du vil tilpasse din søgning med flere muligheder, skal du klikke på Mere >> knap.
Når du udvider knappen Mere, vil du finde flere muligheder, som du kan bruge til mere avancerede søgninger.
Vælg en eller flere muligheder i sektionen Søgeindstillinger, og klik på 'Find næste' for at se resultatet.
- Match Case: Hvis feltet Match store og små bogstaver er markeret, søger den efter den tekst, der matcher de store og små bogstaver, du indtaster i feltet 'Find hvad'.
- Find kun hele ord: Denne mulighed finder tekst, der ikke er en del af eller en del af et andet ord, den finder kun de hele ord, der matcher nøjagtigt.
- Brug jokertegn: Denne mulighed er det modsatte af indstillingen 'Find kun hele ord'. De jokertegn, du kan bruge, er jokertegn med et enkelt tegn (?) og flere tegn (*). For eksempel, når du søger efter "Wall*", får du Walls, Wallmart eller Wallpaper osv.
- Lyder som: Denne mulighed finder ord eller sætninger, der lyder fonetisk ens, såsom 'øjne', når du søger efter 'is' eller 'myre' for 'tante'.
- Find alle ordformularer: Denne mulighed finder alle varianter af ord (alle verbumsformer). For eksempel, når du søger svømning, får du svømning, svømning og svømning.
- Match præfiks: Dette søger efter ord med de samme præfikser. Søg for eksempel på hype, og du kan blive hyperaktiv, overfølsom, hyperkritisk.
- Match suffiks: Dette søger efter ord med de samme suffikser. Søg for eksempel efter mindre, og du kan blive uendelig, tidløs, lovløs, ubesværet.
- Ignorer tegnsætning: Denne indstilling lader dig ignorere tegnsætningstegn i en tekst, når du søger. For eksempel at finde ordet 'Mrs. Jones', da du søgte efter 'Mrs Jones'.
- Ignorer hvide tegn: Denne mulighed lader dig ignorere hvide mellemrum imellem. For eksempel at finde ordet 'Dage er gode', når du søgte efter 'Daysaregood'.
Vi vil anvende nogle få af disse muligheder og se, hvordan det fungerer med et eksempel.
Match Case
Lad os f.eks. sige, at vi søger på ordet 'MAGAZINE' med bogstaver og bogstaver uden at vælge mellem store og små bogstaver. Skriv ordet i feltet 'Find hvad', og klik på knappen 'Find næste'.
I rullemenuen 'Søg' under Søgeindstillinger vælger du 'Ned' for at begynde at kigge fra toppen til bunden af dokumentet, vælg 'ned' for at begynde at kigge fra bunden til toppen af dokumentet, eller 'Alle' for at søg i hele dokumentet.
Når du klikker på 'Find næste', fremhæves den første forekomst af ordet med gråt. Når du klikker på 'Find næste' igen, vil det vælge den næste forekomst af ordet. Når du klikker på Find næste hver gang, fremhæves det matchende ord et ad gangen.
Hvis du vil fremhæve alle forekomster af ordet på én gang, skal du klikke på knappen "Læsefremhævelse" og vælge "Fremhæv alle".
Du ville få flere matches med ordet alle fremhævet med gult.
Men hvis vi søgte på det samme ord (med store bogstaver) med store og små bogstaver aktiveret, ville vi ikke få nogen resultater. Fordi værktøjet kun leder efter det ord, der nøjagtigt matcher de store bogstaver, vi skrev tidligere.
Find alle ordformularer
I et andet eksempel, hvis vi søgte på ordet 'skriv' med indstillingen 'Find alle ordformer (engelsk)' aktiveret, ville vi få alle varianter af ordet.
Word vil finde alle verbumsformer af ordet som vist nedenfor.
Avanceret søgning med formatering
Du kan også søge efter bestemte ord eller sætninger med specifik formatering anvendt.
For at finde ord med formatering skal du først skrive ordet i boksen 'Find hvad' og klikke på rullemenuen 'Format' nederst i dialogboksen Find og erstat. Vælg derefter det format, du vil søge efter ordet i.
Du kan endda finde ord med specifikt skrifttypeformat, afsnit med specifik justering og format, tabulatorer, ord på et bestemt sprog, tekstramme, stil og fremhævning.
Vi skal søge efter ordet med et bestemt skrifttypeformat, så vi vælger 'Font'. I vinduet Find skrifttype skal du angive formatet som vist nedenfor og klikke på 'OK'.
Det valgte format 'Skrifttype: (Standard) STXingkai, kursiv' vises under tekstboksen 'Find hvad' i dialogboksen Find og erstat. Klik nu på 'Fremhæv alle' for at finde de matchende ord med det format.
Som du kan se, fremhæver værktøjet kun ordene med det specifikke skrifttypeformat, mens det ikke fremhæver det samme matchende ord i et andet skrifttypeformat.
For at rydde formateringen for søgningen skal du klikke på knappen 'Ingen formatering' nederst i dialogboksen Find og erstat.
Find tekst med kun formatering
Du kan endda finde tekster med formatering alene. Du behøver ikke engang at skrive et ord eller en sætning, du kan bare angive det eneste format for teksten.
Og værktøjet vil finde dig alle ordene eller sætningerne med det matchende format.
Find og erstat værktøjet lader dig også finde ikke-afbrydende tegn/specialtegn eller ord med specialtegn ved at vælge tegnet/tegnene fra rullemenuen 'Special' nederst i dialogboksen Find og erstat.
Find og erstat tekst i MS Word
Indtil videre har du lært, hvordan du finder tekst, og hvordan du finder tekst med avancerede muligheder, lad os nu se, hvordan du erstatter den fundne tekst.
Erstat-funktionen giver dig mulighed for at finde et ord eller en gruppe af ord og erstatte det med noget andet eller finde et ord baseret på tekstformatering og erstatte det med anden tekst, eller finde et bestemt ord og erstatte dets formatering, eller finde og erstatte tegn med andre specialtegn eller ord.
Find og erstat tekst
For at finde og erstatte et bestemt ord eller en sætning for et andet, skal du navigere til redigeringsgruppen på fanen 'Hjem' og klikke på kommandoen 'Erstat'. Alternativt kan du også trykke på tastaturgenvejen Ctrl + H.
Dette åbner dialogboksen Find og erstat. I dialogboksen Find og erstat skal du udfylde de to felter:
- Indtast den tekst, du vil søge efter, i feltet 'Find hvad:'.
- Indtast den tekst, du vil erstatte den med, i feltet 'Erstat med:'.
Når du har indtastet de nødvendige tekster, kan du enten klikke på 'Erstat'-knappen for at erstatte teksten en efter en eller 'Erstat alle' for at erstatte alle forekomster af ordet på én gang.
Udskiftning af al tekst sammen kan forårsage fejl i dit dokument, hvis du ikke er forsigtig. For eksempel, hvis du erstatter alle 'Han'-ordene med 'Hun', kan det også erstatte ordene Head med Shead, hjælp med Shelp, varme med Sheat, og så videre. Så nogle gange er det bedre at udskifte dem én ad gangen.
Klik på 'Find næste' for at finde den første forekomst af teksten, der er fremhævet i gråt, og klik på 'Find næste' igen for at springe til næste forekomst.Gennemgå hver forekomst, og klik på 'Erstat' for at udveksle den aktuelt fremhævede tekst.
Du kan klikke på titellinjen i dialogboksen Find og erstat og trække den ud for at se resultaterne bag den.
Når du er færdig, skal du klikke på knappen 'Luk' for at lukke dialogboksen.
Bemærk: Hvis du lader feltet 'Erstat med' stå tomt, slettes søgeteksten i feltet 'Find hvad' fra dokumentet.
Avanceret Find og Erstat tekst
Hvis du ønsker at erstatte mere specifikke ord såsom ord med tegnsætning, store bogstaver, bestemt skrifttype eller stil eller endda specielle tegn, kan du bruge de avancerede søgemuligheder i værktøjet Find og erstat.
For at få adgang til de avancerede muligheder for Find og Erstat skal du klikke på knappen 'Mere >>' nederst i dialogboksen.
Her har du forskellige søge- og erstat-muligheder, som du kan bruge til at indsnævre din søgning.
Som vi diskuterede tidligere i afsnittet Avanceret søgning, ved du allerede, hvad hver mulighed under søgeindstillingerne bruges til.
Vælg en eller flere muligheder under søgeindstillingerne, og klik på 'Find næste' for at finde de matchende ord, eller klik på 'Erstat' for at erstatte én instans ad gangen eller klik på 'Erstat alle' for at udveksle hver instans på én gang.
Eksempel:
Som vi nævnte før, finder dette værktøj kombinationerne af tegn i det givne ord, selv som en del af andre ord.
For eksempel, når vi søger efter ordet 'Tate' i dokumentet, finder det denne kombination af tegn, selv som en del af andre ord som 'USA'.
Og det er ikke ideelt, når vi erstatter disse ord. Også hvis du hundredvis af matcher, ville det tage evigheder at erstatte ord én efter én.
For at rette op på dette, tjek "Find kun hele ord", for at finde de ord, der ikke er delvise eller en del af andre ord, finder den kun hele ord, der er nøjagtigt matchede. Her har vi også kontrolleret muligheden "Match case" for at sikre, at den matcher de nøjagtige store og små bogstaver også. Klik derefter på 'Erstat' eller 'Erstat alle' for at erstatte ordene.
Du kan bruge resten af ovenstående muligheder på lignende måde til at tilpasse din søgning til at finde specifikke ord.
Find tekst og erstat formatering
Du kan også finde et bestemt ord og erstatte det med det samme ord, men med specifik formatering eller erstatte det med et andet ord med formatering.
For eksempel vil vi finde og erstatte hele ordet 'Lytle' med et bestemt skrifttypeformat. For at erstatte formatering skal du skrive det ord, du vil finde, i feltet 'Find hvad' og vælge muligheden 'Find kun hele ord' for kun at søge efter det hele ord. Klik derefter på knappen 'Format' nederst i dialogboksen og vælg 'Skrifttype'.
Du kan erstatte ord med andre formateringsmuligheder såsom typografi, afsnit, ramme og så videre.
I dialogboksen Erstat skrifttype skal du vælge din ønskede formatstil såsom skrifttype, skrifttypestil, skrifttypefarve osv. I vores tilfælde vælger vi 'Elephant'-font og 'Italic'-stil. Klik derefter på 'OK' for at ansøge.
Tilbage i 'Find og erstat'-dialogboksen kan du se, at den valgte formatering er indstillet til 'Erstat med:'. Da vi kun erstatter formateringen af ordet, lad feltet 'Erstat med:' stå tomt. Klik derefter enten på knappen 'Erstat' eller 'Erstat alle' for at erstatte formateringen.
Når du klikker på knappen 'Erstat alle', vises en meddelelsesboks, der informerer dig om, hvor mange udskiftninger der blev foretaget (i vores tilfælde 222).
Som du kan se, er alle forekomster af ordet 'Lytle' erstattet med specificeret formatering.
Find tekst med en bestemt formatering og erstat
Hvis du vil finde en tekst, der har en bestemt formateringsstil og erstatte den med en anden tekst, uden at ændre formateringen eller med en anden formatering, kan du gøre det ved at anvende den formatering på Find-ordet. Sådan gør du det:
For eksempel ønsker vi at finde og erstatte teksten 'Leatherman', der har en bestemt formatering (skrifttype: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), med teksten 'Lincoln' (uden at ændre formateringen ).
Skriv først den tekst, du vil søge efter (i vores tilfælde Leatherman) i feltet 'Find hvad'. Klik derefter på knappen 'Format' og vælg de ønskede muligheder (skrifttype).
I dialogboksen Find skrifttype skal du vælge den nødvendige formatering, som vi skal finde tekst med. I vores eksempel er teksten 'Leatherman' i formatering 'Font: Old English Text MT, Style: Italic og Color: Blue, Accent 5'. Når indstillingerne er valgt, skal du klikke på 'OK'.
Nu skulle de valgte formateringsmuligheder vises under tekstfeltet 'Find hvad' i Find og erstat.
Skriv derefter den tekst, du vil have den erstattet med (Lincon) i feltet 'Erstat med:' og klik på 'Erstat alle'. Du kan også tilføje formatering til erstatningsteksten, hvis du vil.
Når du klikker på 'Erstat alle', vil alle forekomster blive erstattet, og en prompt vil vise dig, hvor mange udskiftninger der blev foretaget.
Som du kan se, er alle forekomster af 'Leatherman' med formatering erstattet af 'Lincoln' uden at ændre formateringen.
Find og erstat specialtegn/ikke-udskrivende tegn
Find og erstat-funktionen kan også hjælpe dig med at finde specialtegn og erstatte dem med andre specialtegn såsom ®, é, ä eller et hvilket som helst andet tegn, der er angivet i symboldialogen. Du kan også finde og erstatte ikke-udskrivende tegn såsom manuelle linjeskift, tabulatortegn, afsnitsmærker osv. Du kan endda erstatte specialtegn med tekst og omvendt.
For eksempel, hvis du vil finde og erstatte ordet 'protege' med 'protege', skal du skrive 'protege' i feltet Find what og skrive 'protege' i feltet 'Erstat med'. Klik derefter på 'Erstat' eller 'Erstat alle' for at erstatte dem.
Som du kan se, er de fundne tekster erstattet med erstatningstekst med specialtegn.
Nogle gange vil du erstatte manuelle linjeskift (tegn, der ikke udskrives) med afsnitsmærker, i sådanne tilfælde skal du indsætte respektive tegnkode i felterne 'find hvad' og 'erstat med'.
For eksempel ønsker vi at erstatte alle manuelle linjeskift i dokumenterne med afsnitsmærker. Tegnkoden for et manuelt linjeskift og afsnitsmærke er henholdsvis '^l' og '^p'. Du kan enten indtaste koden, eller hvis du ikke kender koden, skal du bruge knappen 'Special' til at indsætte koden.
For at indsætte ubrudte tegn skal du først vælge det tekstfelt, hvor du vil indsætte. Klik derefter på knappen 'Special' nederst i dialogboksen Find og erstat, og vælg et element fra listen.Og værktøjet vil automatisk indsætte den respektive tegnkode i tekstboksen.
I eksemplet vælger vi 'Manuel linjeskift' til feltet 'Find hvad'.
Og 'Afsnitsmærke' for 'Erstat med'.
Klik derefter på 'Find næste' for at se, hvor linjeskiftene er placeret. Klik nu på 'Erstat alle' for at erstatte alle de manuelle linjeskift i dokumenterne.
Som du kan se nedenfor, erstattes de manuelle linjeskift med afsnitstegn.
På lignende måde kan du også erstatte non-breaking tegn/specialtegn med tekst og omvendt.
Det er alt, hvad du behøver at vide om at finde og erstatte tekst i Microsoft Word.