Sådan stavekontrol i Excel

Du kan kontrollere for stavefejl i en enkelt celle, flere celler, hele regnearket, flere regneark eller hele projektmappen i Excel.

De fleste kender til Microsoft Word og Powerpoints stavekontrol og autokorrektionsfunktioner, men ved du, at MS Excel også letter stavekontrolfunktionen. Det er ikke så kraftfuldt og avanceret som Word, men det tilbyder grundlæggende stavekontrolfunktioner. Det giver dig mulighed for at kontrollere stavningen af ord i cellerne i regneark og sikre dig, at dine ark er fejlfrie.

I modsætning til Microsoft Word og PowerPoint kontrollerer Excel ikke automatisk for grammatikproblemer eller kontrollerer din stavning, mens du skriver (ved at understrege dem med rødt). MS Excel vil kun give dig besked om stavefejl, når du kører stavekontrolfunktionen manuelt. Excel kontrollerer heller ikke grammatikfejl.

Det meste af tiden ignorerer vi stavefejlene i Excel, fordi vi ofte arbejder med tal og formler. Men nogle gange er du nødt til at tjekke, om du har lavet stavefejl, når du opretter nogle rapporter og datasæt, der kan have tekster såsom kolonne- og rækkeetiketter eller i et helt regneark. Lad os lære, hvordan du udfører en stavekontrol i en enkelt celle, flere celler, et helt regneark, flere regneark på én gang eller hele projektmappen.

Sådan udføres stavekontrol i Excel

Du kan nemt udføre en stavekontrol i Microsoft Excel ved at følge disse trin:

Der er to måder at køre stavekontrolfunktionen i Excel på: Du kan enten få adgang til værktøjet fra Excel-båndet eller ved at bruge tastaturgenvejen.

Åbn først et regneark med nogle stavefejl og vælg en celle. Gå til fanen "Anmeldelse", klik på knappen "Stavning" til venstre i Korrekturgruppen i Excel-båndet.

Alternativt kan du også trykke på tastaturgenvejen F7 funktionstasten for at åbne Stave-dialogboksen. Hvis du vælger en enkelt celle i regnearket, vil Excel automatisk kontrollere for stavefejl i hele det aktuelle regneark.

Uanset hvad, vil det åbne Stave-dialogboksen. Excel vil begynde at kontrollere stavefejl i dit regneark, og det vil give forslag til den korrekte stavning.

I Stavedialogen skal du vælge et forslag fra boksen 'Forslag:' og klikke på knappen 'Skift' for at rette stavningen af ordet. Efter at stavningen er blevet rettet, går den videre til den næste fejl. Denne boks vises kun for celler med forkert stavede ord. Her vil vi vælge det første ord 'Sandsynlighed' fra forslagslisten for at erstatte det forkert stavede ord 'Sandsynlighed' og klikke på 'Skift'-knappen.

Når al stavemåden er blevet rettet, viser Excel dig 'Stavekontrol fuldført. Du er klar til at gå' besked. Klik på 'OK' i promptboksen for at fortsætte.

Excel viser dig kun Stave-dialogboksen, hvis der er fundet fejl i arket. Hvis der ikke blev fundet nogen fejl, viser Excel den samme meddelelse ovenfor.

Hvis stavekontrolfunktionen ikke virker (dvs. at knappen "Stave" under fanen Gennemse er nedtonet.), er det sandsynligvis fordi dit regneark er beskyttet. 'Fjern beskyttelse' dit regneark, før du kontrollerer for stavefejl.

Forskellige muligheder for stavedialogboks

Før vi lærer, hvordan man udfører stavekontrol for celler, hele regneark, flere regneark eller hele projektmappen, bør vi forstå de forskellige muligheder i Stave-dialogboksen, og hvordan man tilpasser dem. Du skal vælge de passende muligheder, når du skal rette ord.

Følgende er nogle af de funktioner, du vil se i Stave-dialogboksen:

Ignorer én gang – Når stavekontrol støder på et ord, som det identificerer som en fejl, og ordet faktisk er korrekt til dine formål, skal du klikke på knappen "Ignorer én gang" for at se bort fra det aktuelle forslag til stavekontrolfejl. For eksempel. Navne, adresser osv.
Ignorer alle – Klik på denne mulighed, hvis du vil ignorere alle forekomster af de nuværende fejlstavede ord og beholde de originale værdier. Hvis du f.eks. får det samme navn gentaget flere gange, vil et klik på denne mulighed springe alle disse ord over uden at ændre dem og spare dig tid.
Føj til ordbog – Hvis Excel betragter det aktuelle ord som en fejl, men det er et korrekt ord, og det du bruger ret ofte, så kan du tilføje dette fejlstavede ord til Microsoft Excel-ordbogen, så længe ordet bruges korrekt. Dette vil gøre ordet til en del af MS-ordbogen og vil ikke blive markeret som en fejl i fremtiden i nogen projektmappe såvel som i andre Microsoft-produkter.
Lave om – Når der opdages en stavekontrolfejl, viser Excel dig en liste med forslag. Vælg et af de foreslåede ord, og klik på denne knap for at erstatte det aktuelt valgte forkert stavede ord med det korrekte.
Skift alle – Denne indstilling vil erstatte alle forekomster af et forkert stavet ord såvel som det nuværende med det valgte forslag.
Autokorrektur – Ved at klikke på denne mulighed vil Excel automatisk rette det forkertstavede ord med dit valgte forslag. Det vil også tilføje ordet til autokorrekturlisten, hvilket betyder, at hvis du skriver det samme forkert stavede ord i fremtiden, vil Excel automatisk konvertere dette til det valgte forslag.
Ordbogssprog – Du kan ændre sproget i Excel-ordbogen ved hjælp af denne rullemenu.
Muligheder – Denne knap fører dig til 'Excel-indstillinger', hvor du kan gennemgå eller ændre standardindstillingerne for stavekontrol i overensstemmelse hermed.
Fortryd sidst – Klik på denne knap for at fortryde din sidste handling.

Tilpasning af indstillingerne for Excel Stavekontrol

Hvis du vil ændre standardindstillingerne for stavekontrollen i Excel, skal du klikke på 'Indstillinger' i Stavedialogboksen eller gå til fanen 'Fil' og klikke på 'Indstillinger'.

På fanen Korrektur i Excel-indstillingerne finder du standardindstillingerne for stavekontrollen, som du kan tilpasse efter dine behov og krav.

Excel ignorerer ord, der er med store bogstaver (HEETHEN), tekst, der indeholder tal (Rage123), IP/fil-adresser eller internetkoder, og de vil ikke blive betragtet som en fejl. Det markerer også de gentagne ord som en fejl. Hvis du f.eks. skriver "Sig hej til min lille ven", vil det markere, det yderligere "til" som en fejl. Du kan aktivere eller deaktivere disse muligheder, hvis du vil.

Hvis du vil tilføje eller redigere Excel-ordbogen, skal du klikke på 'Brugerdefinerede ordbøger'.

Derefter, for at redigere listen over ord i de brugerdefinerede ordbøger, skal du vælge 'CUSTOM.DIC' under Ordbogsliste og klikke på knappen 'Rediger ordliste...'.

Indtast det ord, du vil tilføje til ordbogen, i feltet 'Ord(er):', og klik på 'Tilføj'. Hvis du vil fjerne et allerede tilføjet ord fra listen, skal du vælge et ord og klikke på 'Slet' eller 'Slet alle' for at fjerne alle ord. Klik derefter på 'OK' to gange for at lukke begge dialoger.

Ord, der føjes til de tilpassede ordbøger, vil heller ikke blive markeret som en fejl i andre Microsoft-produkter. Hvis du tilføjede et ord til den brugerdefinerede ordbog i Excel, vil det ikke blive betragtet som en fejl i Word eller Powerpoint og omvendt.

Hvis du vil ændre autokorrekturindstillingerne, skal du klikke på 'Autokorrekturindstillinger' i Excel-indstillinger.

Her kan du tilpasse indstillingerne for Autokorrektur.

Når du skriver, kan du ofte stave forkert flere gange i dit regneark. Du kan rette disse fejl ved at tilføje disse ord til din autokorrekturliste. På denne måde vil Excel autokorrigere disse ord, mens du skriver.

For at gøre dette skal du indtaste det forkert stavede ord i sektionen 'Erstat' og vælge det korrekte ord fra listen nedenfor eller indtaste det i sektionen 'Med'. Klik derefter på 'OK' for at ansøge.

Stavekontrol en enkelt celle/tekst i Excel

Excel giver dig mulighed for at kontrollere en enkelt celleværdi (Word) for stavefejl.

For at kontrollere stavningen af en enkelt celle i et Excel-dokument skal du vælge cellen og dobbeltklikke på den eller trykke på F2 for at gå i redigeringstilstand. Sørg for, at du er i redigeringstilstand i cellen. Hvis du er i redigeringstilstand, vil du se tekstmarkøren i cellen og 'Rediger' i statuslinjen i nederste venstre hjørne af Excel-vinduet (som vist nedenfor).

Klik derefter på knappen 'Stavning' på fanen Gennemse, eller tryk på F7.

Hvis Excel finder stavefejl, vil den vise forslagsboksen ellers vil den vise en meddelelse med beskeden "Stavekontrollen er fuldført".

Vælg det rigtige ord, og klik på 'Skift' for at rette stavningen. Klik derefter på 'OK' i dialogboksen Stavekontrol fuldført.

Stavekontrol flere celler/ord i et enkelt regneark

Hvis du vil stavekontrollere flere celler sammen, kan du gøre det ved kun at vælge disse celler og bruge Stavedialogboksen. Denne metode er nyttig, når du vil springe navne- eller adressekolonnen over fra at kontrollere fejl, fordi navne og adresser normalt markeres som stavefejl.

Først skal du vælge de celler eller områder eller kolonner eller rækker, du vil kontrollere for stavning. Hvis du markerer tilstødende celler, skal du blot bruge musetræk eller Shift + piletasterne for at foretage markeringen.

Hvis du vil markere ikke-tilstødende celler (celler, der ikke er ved siden af hinanden), kan du trykke og holde Ctrl-tasten nede og klikke på de celler, du ønsker at få valgt. Hvis du har et stort antal celler at vælge, skal du trykke og slippe Shift + F8 og derefter klikke på så mange celler, som du vil vælge dem. Tryk derefter på Shift + F8 igen for at slå valgtilstanden fra.

Når du har valgt cellerne, skal du skifte til fanen "Review" og vælge "Stave" på båndet eller trykke på F7.

Stavedialogboksen vises med nogle forslag til at erstatte det første forkert stavede ord (hvis Excel fandt nogen) i de valgte celler eller områder.

Vælg derefter det korrekte forslag, klik på "Skift" eller brug "Autokorrektur" for automatisk at vælge den korrekte stavemåde og gå til det næste forkert stavede ord.

Eller du kan også klikke på 'Ignorer én gang' for at afvise forslaget og gå videre til det næste forkert stavede ord.

Når først det første forkert stavede ord er blevet rettet, vil det vise dig forslag til det næste forkert stavede ord i den samme dialogboks. Vælg de relevante muligheder for at rette fejlen. På samme måde kan du rette alle de fejlstavede ord én efter én.

Når alle de fejlstavede ord er blevet rettet, vil du se 'succes'-prompten.

Stavekontrol hele arbejdsarket

For at stavekontrollere et helt regneark i Excel, skal du vælge en celle i regnearket, du ønsker at få kontrolleret, eller klikke på fanen på det regneark, som du vil køre stavekontrollen på, og klikke på 'Stave'-indstillingen (eller tryk på F7 ) under fanen 'Anmeldelse'.

Excel vil begynde at tjekke for fejl og give forslag til at rette dem.

Når du kører stavekontrollen, kontrollerer den for stavning fra den aktuelt valgte celle og frem til slutningen af regnearket. Hvis du vælger celle A1, vil Excel begynde at kontrollere alle cellerne i den første række (fra venstre mod højre), derefter flyttes til den anden række og kontrollere alle cellerne i den anden række (fra venstre mod højre) og derefter gå til tredje række og så videre.

For eksempel, hvis du vælger A4, vil den simpelthen gå gennem alle celler i række 4 (vandret) og derefter rækker under den. Efter at have tjekket for alle cellerne efter A4, viser Excel dig en promptboks, "Vil du fortsætte med at kontrollere i begyndelsen af arket?". Klik på 'Ja' for at fortsætte stavekontrollen fra begyndelsen som vist nedenfor.

Stavekontrol flere ark på én gang

I Excel kan du kontrollere stavemåder for flere regneark sammen. Sådan gør du:

For at kontrollere stavningen for de flere regneark skal du trykke og holde Ctrl-tasten nede og vælge de flere arkfaner, du vil kontrollere. Start stavekontrol ved at klikke på knappen 'Stavning' under fanen 'Review' eller trykke på F7.

Dette vil starte stavekontrolprocessen, og en efter en vil alle fejl dukke op i dialogboksen.

Vælg passende muligheder for at rette alle fejlene, og en dialogboks vil bede dig meddele dig med en bekræftelsesmeddelelse.

Stavekontrol alle regnearkene i en projektmappe på én gang

Hvis du har mange arbejdsark i din projektmappe, kan du nemt stavekontrollere dem alle på én gang.

For at stavekontrollere alle regnearkene i en projektmappe skal du højreklikke på et hvilket som helst regnearks faneblad og vælge 'Vælg alle ark' fra kontekstmenuen.

Dette vil vælge alle regnearkene i din projektmappe. Tryk derefter på F7 eller klik på knappen 'Stavning' under fanen Gennemse båndet. Når alle regneark er valgt, vil alle fanerne blive vist med en hvid baggrund, som vist nedenfor.

Nu vil Excel stavekontrollere alle regnearkene i projektmappen.

Stavekontrol ord i en formel

Hvis du forsøger at kontrollere en tekst, der er en del af formlen, virker den ikke, og stavekontrollen kører tilbage til begyndelsen af regnearket. Du kan kun kontrollere en tekst, der er inde i formlens skal i redigeringstilstand.

Hvis du vil kontrollere stavningen af ordene i en formel, skal du dobbeltklikke på cellen med formlen eller vælge ordene inde i formlen i formellinjen. Tryk derefter på F7 eller klik på knappen "Stave" under fanen Gennemse båndet for at køre stavekontrollen.

Fremhæv stavefejl ved hjælp af en Excel VBA-makro

Du kan endda bruge Excel-makroen til at finde og fremhæve de forkert stavede ord i det aktuelle regneark. Til dette skal du oprette en makro i VBA-editoren. Sådan gør du:

Åbn først arbejdsarket, hvor du vil fremhæve de forkert stavede ord. Klik derefter på knappen 'Visual Basic' under fanen 'Udvikler' eller tryk på genvejstasten Alt + F11 for at åbne Excel VBA-editoren.

I Microsoft VBA-editoren skal du klikke på menuen 'Indsæt' og vælge indstillingen 'Modul'.

Kopier og indsæt derefter følgende kode i Moduleditor:

Sub ColorMispelledCells() For hver cl I ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Så _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Næste cl End Sub

Når du har indsat koden, skal du klikke på knappen 'Kør' på værktøjslinjen eller trykke på 'F5'-tasten for at køre makroen.

Når du har kørt makroen, skal du tjekke dit regneark. Og alle celler med forkert stavede ord ville være blevet fremhævet som vist nedenfor.

Det er alt, hvad du behøver at vide om stavekontrol i Excel.