Hvad frygter fagfolk mest? De fleste af jer ville ikke gætte det rigtigt, det mister deres e-mails. Folk modtager og gemmer generelt alle vigtige filer og data på deres e-mail. Dette holder dem ikke kun ét sted, men kan også tilgås når som helst fra hvor som helst over hele kloden.
Når det kommer til e-mail, er det første navn, der kommer til vores sind, 'Gmail'. De fleste af brugerne over hele kloden foretrækker Gmail frem for enhver anden e-mail-tjeneste på tværs af nettet. Dette kan tilskrives det faktum, at det er udviklet af Google, enkel og ligetil grænseflade og overflod af brugervenlige funktioner.
Hvorfor du bør sikkerhedskopiere dine e-mails
Dette er det første spørgsmål, der kommer til at tænke på, når du hører om e-mail-backup, og det er et helt gyldigt spørgsmål, da en stor procentdel af brugerne vælger imod det på grund af manglende bevidsthed. Men du skal indse, at i dagens verden er cyberangreb, konti, der bliver hacket, misbrug og tab af data over internettet, almindelige. Hvis du har vigtige dokumenter eller filer på din e-mail, bør du oprette en sikkerhedskopi, så du nemt kan hente dem, hvis din konto bliver hacket, e-mails slettet ved en fejl, eller du simpelthen mister adgangen til kontoen.
Hvad kan jeg ellers gøre? Sikkerhedskopiering af dine e-mails er en løsning, men dit fokus bør være på at forbedre sikkerheden ved at beholde en stærk adgangskode. En stærk adgangskode er yderst effektiv, når det kommer til at forhindre andre i at hacke sig ind på din konto, og dine data bliver kompromitteret. Men at have en backup ville ikke skade, det ville fungere som en ekstra foranstaltning.
Download e-mails individuelt fra Gmail
En af de nemmeste måder at sikkerhedskopiere din mail på er ved at downloade dem til din computer. Når du modtager eller sender en mail til nogen via Gmail, har du mulighed for at downloade den.
Hvis du ikke ønsker at sikkerhedskopiere alle dine e-mails, men nogle få, er muligheden for at downloade e-mails individuelt fra Gmail en fantastisk og effektiv mulighed. Men hvis du ønsker at downloade e-mails i bulk, foreslår vi, at du tjekker de andre metoder på denne side.
Når du åbner en mail, vil du se tre prikker øverst til højre for at åbne menuen. I kontekstmenuen vil du se muligheden for at svare, videresende, rapportere mailen, blokere afsenderen og downloade mailen blandt mange andre.
Når du har klikket på indstillingen 'Download besked', vil e-mailen blive downloadet til standardmappen 'Downloads' på dit system. Det er tilrådeligt at opbevare alle dine downloadede mails i én mappe og kategorisere dem ved hjælp af undermapper.
Sikkerhedskopier alle e-mails i Gmail med Google Takeout
Google Takeout giver dig mulighed for at downloade alle data på din Google-konto, enten for at oprette en sikkerhedskopi eller for at bruge den med en anden tjeneste. Det fungerer med næsten alle de tjenester, der tilbydes af Google. Når du går med Google Takeout, opretter det en sikkerhedskopi af alle e-mails på din konto.
Oprettelse af en sikkerhedskopi med Google Takeout
For at bruge Google Takeout til at oprette en sikkerhedskopi af e-mails på din Gmail-konto skal du åbne takeout.google.com i en webbrowser på din computer.
Når du åbner Google Takeout, er alle Google-tjenester valgt som standard. Da vi kun er interesseret i at oprette en sikkerhedskopi af Gmail, skal du klikke på 'Fravælg alle' for at fjerne markeringen af alle tjenester først.
Når du har fravalgt alle, skal du rulle ned og markere afkrydsningsfeltet ud for 'Mail'.
Nu vil du se muligheden for at vælge de data, som du vil oprette en sikkerhedskopi af. Klik på 'All Mail-data inkluderet' for at vælge/fravælge de forskellige dataindstillinger.
Hvis du vil lave en sikkerhedskopi af alle mails, skal du markere afkrydsningsfeltet for 'Inkluder alle beskeder i Mail'. Hvis du vil oprette en sikkerhedskopi af udvalgte ting, skal du fjerne markeringen i det første afkrydsningsfelt og foretage det nødvendige valg fra listen og derefter klikke på 'OK' nederst.
Når du er færdig med alle valgene, skal du rulle til bunden og klikke på 'Næste trin'.
Det næste trin er at vælge frekvens, filtype og størrelse. Først skal du vælge frekvensen fra de to, enten en gang eller hver anden måned i et år. Marker afkrydsningsfeltet bag den mulighed, du vil vælge.
Det næste afsnit handler om filtype og størrelse. Du har to muligheder for filtypen, ZIP eller TGZ. Fordelen ved '.zip'-filer er, at de nemt kan åbnes på de fleste computere.
Til sidst skal du vælge en foretrukken filstørrelse fra listen. Hvis sikkerhedskopien er større end den valgte størrelse, vil filen blive delt i to. Klik til sidst på 'Opret eksport' nederst.
Processen med at oprette en sikkerhedskopi tager et stykke tid afhængigt af dataene i dine e-mails, og hvor stor en fil der oprettes. Mindre filer oprettes relativt hurtigere end store filer, hvilket kan tage endda dage.
Downloader Gmail Backup Oprettet af google Takeout
Når du har anmodet om backup, vil du modtage en mail fra Google, der bekræfter det samme. Du vil også modtage download-links til den oprettede backup i en anden e-mail, hvilket kan tage et par timer afhængigt af filstørrelsen. Downloadlinket er gyldigt i en periode på 7 dage fra den dag, anmodningen er fremsat.
Når du modtager e-mailen, skal du åbne den og klikke på 'Download'-knapperne. Tjek også, hvor mange filer der er blevet oprettet og størrelsen på hver til fremtidig reference.
Når du har klikket på 'Download'-knapperne, bliver du bedt om at bekræfte din identitet ved at indtaste din Google-adgangskode. Når du er færdig, download filerne til din computer. Filerne er i '.zip'-format, da det er standardindstillingen, og vi har ikke ændret det tidligere.
Download heller aldrig filerne på offentlige computere eller systemer, som du deler med andre, da dataene kan blive misbrugt.
Videresend e-mails, som du ønsker at sikkerhedskopiere i Gmail
Dette er en anden enkel måde at oprette en sikkerhedskopi, hvor du aktiverer videresendelse af e-mail til en anden adresse. En af de største ulemper er, at du kun kan aktivere videresendelse for indgående mails og ikke dem, du sender. Du kan også kun oprette en sikkerhedskopi for de e-mails, som du modtager efter opsætning af videresendelsesfunktionen. Du bør aldrig tilføje en andens e-mailadresse som videresendelsesadresse, da dataene kan blive kompromitteret.
Tilføjelse af et e-mail-id for at videresende mails
For at aktivere videresendelse af e-mail skal du åbne Gmail og klikke på 'Indstillinger' i øverste højre hjørne.
Når du klikker på 'Indstillinger', åbnes en 'Hurtige indstillinger'-boks, som har de grundlæggende indstillinger til at tilpasse visningen og andre parametre. For at åbne de komplette Gmail-indstillinger skal du klikke på 'Se alle indstillinger'.
Du vil nu se forskellige faner øverst, gå til ‘Videresendelse og POP/IMAP’.
I 'Videresendelse og POP/IMOP' har du en masse muligheder for at konfigurere videresendelsesindstillingerne. For at aktivere videresendelse skal du klikke på 'Tilføj en videresendelsesadresse', den første mulighed øverst ved siden af sektionen 'Videresendelse'.
Du har nu en boks til at indtaste en e-mailadresse, som du vil videresende alle mails til og derefter klikke på 'Næste' i bunden af den.
Et nyt vindue åbner nu, hvor du skal bekræfte e-mail-id'et ved at klikke på 'Fortsæt'.
Klik derefter på 'OK' i bekræftelsesboksen, der dukker op for at bekræfte ændringen.
Bekræftelse af videresendelsesanmodningen
Når du tilføjer et e-mail-id at videresende mails til, sendes en bekræftelse til videresendelsesadressen. For at bekræfte er der to muligheder, enten ved at bruge bekræftelseskoden eller ved at klikke på linket i mailen.
Når du har klikket på bekræftelseslinket, åbnes en ny side. Klik på 'Bekræft' for at tillade modtagelse af e-mails fra dit primære ID.
Ændring af indstillinger for videresendelse af e-mail
Åbn den Gmail-konto, du vil sikkerhedskopiere, og gå til 'Videresendelse og POP/IMAP', som vi gjorde tidligere. Marker nu afkrydsningsfeltet bag 'Videresend en kopi...' og vælg muligheden 'Behold Gmails kopi i indbakken' som vist på billedet nedenfor. Dette vil sikre, at dine mails videresendes og opbevares, som de er i indbakken på din primære konto.
Når du har foretaget ændringerne, skal du rulle ned til bunden og klikke på 'Gem ændringer' for at anvende dem.
Sikkerhedskopiering af e-mails i Gmail med tredjepartsapps
Vi har allerede set nogle eksemplariske metoder til at sikkerhedskopiere e-mails i Gmail, men vi har endnu ikke diskuteret de tredjepartsapps, der kommer til at hjælpe. Med e-mails ved at blive den primære måde for professionel kommunikation og fildeling, er behovet for backup nu mere end nogensinde.
For at trykke på dette segment er en masse apps blevet lanceret specifikt til at oprette e-mail og andre sikkerhedskopier til brugere. Der er nogle virkelig gode applikationer på nettet med fascinerende funktioner, der ikke bare skaber en sikkerhedskopi, men også kræver langt mindre opmærksomhed og involvering fra din side.
Vigtig note: Brug af tredjepartstjenester betyder, at du giver en anden mulighed for at få adgang til dine e-mails, da de hjælper med at sikkerhedskopiere dine data. Vi fraråder på det kraftigste at bruge nogen tredjepartstjeneste (uanset hvor sikker det er), medmindre du absolut har brug for det og fuldt ud forstår omfanget af de risici, det kan indebære.
UpSafe
UpSafe hjælper brugere med at sikkerhedskopiere deres Google-data og e-mails. Det er en af de mest populære apps i segmentet, dog mangler den funktionen til at indstille en frekvens, hvilket betyder at du skal huske at tage backup hver gang.
SysTools Gmail Backup
Dette er en anden fantastisk apps, som tilbyder meget flere tilpasninger, når det kommer til backup filtype og giver dig mulighed for at tilføje flere Gmail-konti til backup.
Gmvault
Det er sandsynligvis en af de mest betroede applikationer, ikke kun på grund af de mange tilpasninger og funktioner, men også dens lille størrelse og enkle grænseflade. Du kan også indstille en frekvens for automatisk sikkerhedskopiering og læne dig tilbage og slappe af.
Nu hvor vi har diskuteret de fleste af metoderne til backup af e-mail, vil du føle dig bekendt med og orienteret om konceptet. Som nævnt tidligere bør oprettelse af en sikkerhedskopi være din eneste tilgang. En stærk adgangskode minimerer i høj grad risikoen for hacking.