Fra din computer og cloud storage-tjenester som Google Drive og Dropbox
En af de fantastiske funktioner i Microsoft Teams er den lethed, hvormed du kan dele filer i applikationen. Du kan vælge at dele med alle medlemmer af dit team i et snuptag eller privat med ethvert medlem af et team for at fortsætte med at arbejde i perfekt harmoni. Filerne kan deles fra din computer eller fra en understøttet cloud-tjeneste på Microsoft Teams.
En anden forbløffende egenskab ved Microsoft Teams er, at den også lader dig ophæve deling af tidligere delte filer med lige så stor lethed. De ikke-delte filer kan ikke ses af nogen, når de først er blevet fjernet.
Sådan deler du en fil med et team
Åbn Microsoft Teams-appen på dit skrivebord eller din webbrowser ved at gå til teams.microsoft.com. Som standard kan du dele filerne på din computer eller din Microsoft OneDrive-konto.
Hvis du vil dele filer fra andre skytjenester som Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, skal du tilføje det til din Teams-konto. Gå til 'Filer' på navigationslinjen til venstre.
Det vil vise alle de filer, der er delt mellem alle dine teams. Under Cloud Storage er OneDrive allerede tilføjet. Hvis du bruger OneDrive med den Microsoft-konto, der i øjeblikket bruges til Teams, vil alt dit indhold på Drevet være tilgængeligt til at blive delt i Teams. For at bruge enhver anden cloud-tjeneste skal du klikke på 'Tilføj cloud-lagring' i nederste venstre hjørne af skærmen.
Der vises en skærm med muligheder for cloud-tjenester at vælge imellem. Klik på den tjeneste, du vil bruge. Et login-vindue åbnes. Log ind på din konto. Hvis login lykkes (login vil kun lykkes, hvis den samme e-mail-konto bruges på både cloud-tjenesten og Microsoft Teams), vil skytjenesten blive tilføjet, og alle filerne i skyen bliver tilgængelige til deling.
Gå nu til 'Teams' fra navigationslinjen til venstre, vælg det team, du vil dele filen med, og vælg derefter den kanal, du vil sende filen til.
Nederst på skærmen skal du gå til skriveboksen og klikke på 'Vedhæft'-ikonet (papirklippet).
En pop op-menu vises på skærmen. Du har mulighed for at dele en fil fra allerede delte filer på tværs af alle teams og kanaler, OneDrive eller andre cloud-lagringstjenester eller uploade en fra din computer. Vælg den valgmulighed, du ønsker, og vælg derefter den fil, du vil dele.
Filen vises i meddelelsesboksen. Vent til det uploader; den vil have en grøn statuslinje i bunden, mens den stadig uploades. Når filen er uploadet, skal du klikke på knappen 'Send' for at dele filen.
Sådan sletter du en fil sendt til et team
Du kan også fjerne deling af en fil, du allerede har delt med et team. Åbn den kanal, du tidligere har delt filen med. For at åbne kanalen skal du gå til 'Teams' på navigationslinjen til venstre og derefter vælge kanalen under teamnavnet.
Åbn nu fanen 'Filer' i kanalen. Faner er de hurtige links øverst på kanalerne. Fanen 'Filer' har alle filerne delt på den kanal.
Find den fil, du vil slette, fra listen over filer, og hold markøren over den. En 'Vis handling'-indstilling (ikon med tre prikker) vises ved siden af filnavnet. Klik på den. Vælg derefter indstillingen 'Slet' fra kontekstmenuen, der vises.
En bekræftelsesmeddelelsesdialogboks vises på skærmen. Klik på 'Ja' for at slette filen.
Filen slettes fra kanalen og fra listen over alle filer under sektionen 'Filer' på navigationslinjen til venstre. Ingen i teamet vil have adgang til det længere.
Sådan deler du filer privat i Microsoft Teams
De filer, du deler på en kanal, deles med alle medlemmer af det pågældende team. Hvis du ikke ønsker, at alle medlemmer af teamet skal have adgang til filen, kan du i stedet dele den privat med en enkeltperson eller en gruppe af enkeltpersoner.
Klik på 'Chat' på navigationslinjen til venstre. Åbn chatten for den kontakt, du vil sende filen til, eller klik på knappen 'Ny chat' øverst for at starte en chat med en ny kontakt eller oprette en ny gruppe. Klik derefter på 'Vedhæft'-ikonet i skrivefeltet og vælg den fil, du vil dele. Du kan kun sende filer fra OneDrive eller din computer i private chats.
Når filen uploades, vil den have en grøn statuslinje under den. Når filen er uploadet i meddelelsesboksen, dvs. den grønne bjælke forsvinder, skal du klikke på knappen 'Send' for at dele filen.
Sådan sletter du en fil sendt privat
Filerne, der sendes privat, kan fjernes fra selve chatten. Gå til beskeden med den fil, du vil fjerne deling af, og hold markøren over den. En række reaktions-emojis vises oven på beskeden med et 'Flere muligheder'-ikon (menu med tre prikker) i slutningen. Klik på den.
En kontekstmenu vises på skærmen. Vælg muligheden 'Slet'. Beskeden med filen vil blive slettet fra chatten i begge ender, og modtageren har ikke længere adgang til den.
Bemærk: Du kan også slette beskeden, der indeholder filen, som vi gjorde ovenfor for filer, der deles på en kanal, men hvis du gør det, slettes kun beskeden og ikke filen. Filen vil stadig være tilgængelig under fanen 'Filer' og alle filer på navigationslinjen til venstre.
Konklusion
Deling og ophævelse af deling af filer med hele teamet eller blot nogle medlemmer af et team er ubesværet i Microsoft Teams. Og understøttelse af alle større cloud-lagringstjenester såsom Dropbox og Google Drive gør det endnu mere bekvemt at dele filer i Microsoft Teams.