Excels pivottabel er et af de mest kraftfulde værktøjer, der kan hjælpe dig med at opsummere og analysere store datasæt på en effektiv måde.
En pivottabel er et af de mest kraftfulde og nyttige dataopsummeringsværktøjer i Excel, der giver dig mulighed for hurtigt at opsummere, sortere, omorganisere, analysere, gruppere, tælle store datasæt.
Pivottabellen giver dig mulighed for at rotere (eller pivotere) de data, der er gemt i tabellen, for at se dem fra forskellige perspektiver og for at have en klar forståelse af store datasæt.
Denne vejledning giver dig trin-for-trin instruktioner om, hvordan du opretter og bruger pivottabeller i Excel.
Organiser dine data
For at oprette en pivottabel skal dine data have en tabel- eller databasestruktur. Så du skal organisere dine data i rækker og kolonner. For at konvertere dit dataområde til en tabel skal du vælge alle data, gå til fanen 'Indsæt' og klikke på 'Tabel'. Klik på 'OK' i dialogboksen Opret tabel for at konvertere datasættet til en tabel.
Brug af en Excel-tabel som kildedatasæt til at oprette en pivottabel, gør din pivottabel dynamisk. Når du tilføjer eller fjerner poster i Excel-tabellen, opdateres dataene i pivot med den.
Lad os antage, at du har et stort datasæt som vist nedenfor, det består af over 500 poster og 7 felter. Dato, region, forhandlertype, virksomhed, mængde, omsætning og overskud.
Indsæt pivottabel
Vælg først alle celler, der indeholder data, og gå til fanen 'Indsæt' og klik på 'PivotChart'. Vælg derefter 'PivotChart & PivotTable' fra rullemenuen.
En dialogboks Opret pivottabel åbnes. Excel vil automatisk identificere og udfylde det korrekte område i feltet 'Tabel/område', ellers skal du vælge den korrekte tabel eller celleområde. Angiv derefter målplaceringen for din Excel-pivottabel, det kunne være 'Nyt regneark' eller 'Eksisterende regneark' og klik på 'OK'.
Hvis du vælger ’Nyt regneark’, oprettes et nyt ark med en tom pivottabel og et pivotdiagram i et separat regneark.
Byg din pivottabel
I det nye ark vil du se en tom pivottabel i venstre side af Excel-vinduet og ruden 'Pivottabelfelter' i højre kant af Excel-vinduet, hvor du finder alle muligheder for at konfigurere din pivottabel.
Ruden Pivottabelfelter er opdelt i to vandrette sektioner: Feltsektionen (øverst i ruden) og Layoutsektionen (nederst i ruden)
- Det Feltafsnit viser alle de felter (kolonner), som du har føjet til din tabel. Disse feltnavne er alle kolonnenavne fra din kildetabel.
- Det Layoutsektion har 4 områder, dvs. Filtre, Kolonner, Rækker og Værdier, med hvilke du kan arrangere og omarrangere felterne.
Føj felter til pivottabel
For at bygge en pivottabel skal du trække og slippe felter fra feltsektionen til områder af layoutsektionen. Du kan også trække felterne mellem områderne.
Tilføj rækker
Vi starter med at tilføje feltet 'Virksomhed' til sektionen Rækker. Normalt føjes ikke-numeriske felter til rækkeområdet i layoutet. Bare træk og slip feltet 'Virksomhed' ind i 'Række'-området.
Alle virksomhedsnavne fra kolonnen 'Virksomhed' i kildetabellen vil blive tilføjet som rækker i pivottabellen, og de vil blive sorteret i stigende rækkefølge, men du kan klikke på rullemenuen i cellen Rækkeetiketter for at ændre rækkefølgen.
Tilføj værdier
Du tilføjede en række, lad os nu tilføje en værdi til den tabel for at gøre den til en endimensionel tabel. Du kan lave en endimensionel pivottabel ved kun at tilføje række- eller kolonneetiketterne og deres respektive værdier i områder. Værdiområdet er, hvor beregninger/værdier gemmes.
I ovenstående skærmbillede har vi en række virksomheder, men vi ønsker at finde ud af den samlede omsætning for hver virksomhed. For at få det skal du bare trække og slippe feltet 'Omsætning' til boksen 'Værdi'.
Hvis du ønsker at fjerne felter fra sektionen Områder, skal du blot fjerne markeringen i feltet ved siden af feltet i sektionen Felter.
Nu har vi en endimensionel tabel over virksomheder (rækkeetiketter) sammen med summen af indtægter.
Tilføj kolonne
Todimensionelt bord
Rækkerne og kolonnerne vil sammen skabe en todimensionel tabel og fylde cellerne med den tredje dimension af værdier. Antag, at du vil oprette en pivottabel ved at angive virksomhedsnavne som rækker og bruge kolonner til at vise datoer og udfylde cellerne med den samlede omsætning.
Når du tilføjer 'Dato'-feltet til 'Kolonne'-området, tilføjer Excel automatisk 'Kvartalsvis' og 'År' til kolonnefelterne for at beregne og bedre opsummere dataene.
Nu har vi en todimensionel tabel med tre dimensioner af værdier.
Tilføj filtre
Hvis du vil bortfiltrere dataene efter 'Region', kan du trække og slippe feltet 'Region' til Filter-området.
Dette tilføjer en rullemenu over din pivottabel med det valgte 'Filterfelt'. Med det kan du frafiltrere virksomheders omsætning for hvert år efter region.
Som standard er alle regioner valgt, fjern markeringen i dem og vælg kun den region, du vil filtrere dataene efter. Hvis du vil filtrere tabellen efter flere poster, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for 'Vælg flere elementer' nederst i rullemenuen. Og vælg de flere regioner.
Resultatet:
Sortering
Hvis du vil sortere tabelværdien fra i stigende eller faldende rækkefølge, skal du højreklikke på en celle inde i kolonnen Sum of Revenue, derefter udvide 'Sorter' og vælge rækkefølgen.
Resultatet:
Gruppering
Lad os sige, at du har data opført efter måneder i din pivottabel, men du ønsker ikke at se det månedligt, i stedet vil du omarrangere dataene i finansielle kvartaler. Det kan du gøre i din pivottabel.
Vælg først kolonnerne og højreklik på dem. Vælg derefter indstillingen 'Gruppe' fra rullemenuen.
I vinduet Gruppering skal du vælge 'Kvarter' og 'År', fordi vi ønsker dem organiseret i regnskabskvartaler hvert år. Klik derefter på 'OK'.
Nu er dine data organiseret i finansielle kvartaler hvert år.
Værdifeltindstillinger
Som standard opsummerer pivottabellen de numeriske værdier med Sum-funktionen. Men du kan ændre den type beregning, der bruges i området Værdier.
For at ændre opsummeringsfunktionen skal du højreklikke på alle data i tabellen, klikke på 'Sammendrag værdier efter' og vælge din mulighed.
Alternativt kan du klikke på den nedadgående pil ud for 'Sum af ..' i værdiområdet i feltsektionen og vælge 'Værdifeltindstillinger'.
I 'Værdifeltindstillinger' skal du vælge din funktion til at opsummere data. Klik derefter på 'OK'. For vores eksempel vælger vi 'Tæl' for at tælle antallet af overskud.
Resultatet:
Excels pivottabeller giver dig også mulighed for at vise værdier på forskellige måder, for eksempel vise Grand Totals som procenter eller Columns Total som procenter eller Row Total som procenter eller ordreværdier fra mindste til største og omvendt, mange flere.
For at vise værdier som procenter skal du højreklikke et vilkårligt sted på tabellen, derefter klikke på 'Vis værdier som' og vælge din mulighed.
Når vi vælger '% af kolonnetotal', bliver resultatet sådan her,
Opdater pivottabellen
Selvom en pivottabelrapport er dynamisk, opdaterer Excel ikke automatisk dataene i pivottabellen, når der foretages ændringer i kildetabellen. Det skal manuelt 'opdateres' for at opdatere dataene.
Klik hvor som helst i pivottabellen og gå til fanen 'Analyse', klik på knappen 'Opdater' i Datagruppen. For at opdatere den aktuelle pivottabel i regnearket skal du klikke på indstillingen 'Opdater'. Hvis du vil opdatere alle pivottabellerne i projektmappen, skal du klikke på 'Opdater alle'.
Alternativt kan du højreklikke på tabellen og vælge 'Opdater'.
Det er det. Vi håber, at denne artikel giver dig et detaljeret overblik over Excels pivottabeller og hjælper dig med at oprette en.