Alt hvad du behøver at vide om at afholde begivenheder på den nyeste platform fra Zoom
Pandemien har fuldstændig ændret den måde, vi gør tingene på. Vi holder ikke kun møder eller undervisning i skolen online længere. Det er alt nu - at deltage i koncerter, tegneserier, yogakurser, madlavningskurser, træningssessioner - du forstår kernen. Alt hvad du skal gøre, kan du gøre det online. Og Zoom har været en af forløberne i denne kategori.
Men den nuværende Zoom-mødeplatform er designet til at være vært for møder, ikke onlinebegivenheder. Og selvom vi har klaret os, er det ikke det samme. Alt det vil ændre sig nu.
Zoom annoncerede OnZoom på Zoomtopia i år, den årlige Zoom-brugerkonference, der også blev afholdt online i år. OnZoom er en udvidelse af Zooms unified communications platform. Ved at bruge OnZoom vil licenserede brugere være i stand til at oprette, hoste og endda tjene penge på onlinebegivenheder ved hjælp af den samme platform som Zoom Meetings. Deltagere kan deltage i begivenheder med enhver form for konto.
Hvad er OnZoom?
OnZoom er en eventengagementplatform udelukkende med det formål at afholde onlinebegivenheder. Betaversionen til OnZoom er nu tilgængelig til brug i USA for alle licenserede Zoom-brugere uden ekstra omkostninger. Uanset om du er virksomhedsejer, musiker, danse- eller keramiklærer, kan du bruge OnZoom-platformen til at afholde begivenheder/klasser.
Brugere kan være vært for begivenheder for fra 100 til op til 1000 deltagere (afhængigt af deres Zoom-konto) og endda nemt tjene penge på dem. Adgangen til arrangementet kan være gratis, med en betalt billet eller en hybrid af begge. Og betalingssystemet er fuldstændig sikkert og forenklet. Deltagere kan betale for billetter med PayPal og større kredit- og betalingskort.
Værter kan kun acceptere penge for billetter med en PayPal Business-konto. Hvis du ikke har en, skal du oprette den fra PayPals hjemmeside. Det tager normalt et par dage for din PayPal Business-konto at komme op at køre.
Hvis du har brug for at inkludere flere deltagere i begivenheden end den tildelte grænse, kan du også gøre det til en live streaming session.
Deltagere kan gå til on.zoom.us og opdage og spore de begivenheder eller klasser, der interesserer dem. Den fulde oversigt over kommende offentlige begivenheder vil være tilgængelig for at opdage og gennemse lige ved hånden.
Få OnZoom-værtsadgang
Kun ejere eller administratorer af en betalt Zoom-konto kan bruge OnZoom. Men før du kan begynde at bruge OnZoom beta, skal du ansøge om at blive vært. Klik her for at gå til applikationen til OnZoom beta.
At udfylde applikationen garanterer ikke værtsadgang. OnZooms team vil gennemgå din ansøgning og beslutte, om de vil give dig værtsadgang. OnZoom beta er kun tilgængelig i USA lige nu, så kun brugere med en amerikansk-baseret Pro-, Business-, Enterprise- eller Education Zoom-konto kan være vært for begivenheder i øjeblikket.
Udfyld spørgeskemaet til ansøgningsskemaet, der indeholder grundlæggende detaljer om din konto som dit navn, e-mailadresse, Zoom-kontonummer, om din organisation er skattefri, osv.
Så kommer spørgsmålet om, hvorfor du vil bruge OnZoom. Gør delen om, hvorfor du vil bruge OnZoom, så tydelig som muligt, da godkendelsen af din ansøgning vil afhænge af det. Indsend din ansøgning efter at have udfyldt den.
Zooms team vil svare med en e-mail for at fortælle dig, om din ansøgning blev godkendt eller tilføjet en venteliste til fremtidig reevaluering.
Du kan også blive bedt om at genindsende din ansøgning, uden at den hverken bliver afvist, venteliste eller accepteret. Hold øje med dine e-mails, og indsend din ansøgning igen, hvis det sker. Ellers ville din ansøgningsstatus ikke gå videre.
Hvis din ansøgning bliver accepteret, skal du først deltage i en obligatorisk træningssession med OnZoom-teamet. Du modtager en e-mail med et par kommende sessioner, du kan deltage i. Klik på linket for det der passer dig, og tilmeld dig det. Disse links fungerer kun for dig, og du kan ikke dele dem med andre. Træningssessionen vil også indeholde en FAQ, hvor du eller andre tilstedeværende deltagere kan stille spørgsmål om OnZoom værtsoplevelsen.
Når du har deltaget i den obligatoriske træningssession, får du værtsadgang. Det kan tage nogle dage efter træningssessionen, før du modtager godkendelses-e-mailen, men det vil ske.
Oprettelse og hosting af begivenheder på OnZoom
Når du har værtsadgang, kan du begynde at være vært for begivenheder på OnZoom. Gå til on.zoom.us og log på med din værtskonto.
Før værtsadgang vil din OnZoom-hjemmeside kun være et sted, hvor du kan opdage offentliggjorte begivenheder og tilmelde dig dem. Men efter du har fået adgang, vises et par muligheder i øverste højre hjørne af skærmen ved siden af dit profilikon.
Opsætning af din værtskonto
Klik på knappen 'Opret' for at oprette en begivenhed.
Første gang du opretter en begivenhed, kommer du til siden med retningslinjer for fællesskabet. Rul gennem siden og læs dem, marker derefter afkrydsningsfeltet "Jeg har læst og accepterer fællesskabsstandarderne", og klik på "Accepter"-knappen for at komme videre.
Derefter, før du kan oprette en begivenhed, skal du fuldføre den indledende opsætning af din konto. Det første trin inkluderer din værtsprofil. Din værtsprofil er den information om dig, som du ønsker at offentliggøre for potentielle deltagere. Det er synligt med hver begivenhed og spiller en rolle i at lade deltagerne beslutte, om de vil deltage i dit arrangement. Det inkluderer at opsætte et profilbillede og en kort beskrivelse af dig selv. Du kan redigere disse senere.
Tilknyt din PayPal Business-konto på næste side. Dette trin er valgfrit, og du kan springe det over, hvis du kun vil være vært for gratis begivenheder. Men for at være vært for betalte begivenheder skal du fuldføre dette trin. I øjeblikket er en PayPal Business-konto den eneste måde, hvorpå du kan opkræve betaling for billetter.
Hvis du også ønsker, at deltagere skal kunne betale for billetter med kredit- og betalingskort, skal du aktivere muligheden for 'Accepter dine kreditkortbetalinger med PayPal'. Hvis du springer dette over nu og vil aktivere det senere, bliver du nødt til at fjerne linket og derefter linke din PayPal-konto igen for at ændre denne indstilling.
Indtast derefter din faktureringsadresse på næste side. Dette er igen valgfrit, og du kan springe det over, hvis du kun vil være vært for gratis begivenheder. Men for at være vært for betalte begivenheder er dette en nødvendighed. Du kan også indsende dine skattefritagelsesoplysninger her, hvis din organisation er kvalificeret til skattefritagelse.
Klik til sidst på ’Gem’. Den indledende opsætning af din værtskonto er færdig nu.
Oprettelse af din første begivenhed
Når du har oprettet din konto, kommer du til siden, hvor du kan oprette begivenheden. Oprettelse af begivenhed består af tre trin: Eventkort, Eventprofil og billetter.
Det første trin er begivenhedskortet. Du skal angive et navn og en kort beskrivelse af begivenheden på mindre end 140 tegn.
Vælg derefter kategorien for begivenheden, og du kan også tilføje tags for at give yderligere oplysninger til sporing af dem. Du kan tilføje op til 8 tags.
Den næste del er indstilling af dato og klokkeslæt for begivenheden. Arrangementet kan være en enkelt gang, eller det kan være en serie. For en engangsbegivenhed skal du angive starttidspunktet og varigheden.
Klik på 'Serie'-indstillingen for at skifte til en seriebegivenhed. For en hændelse af serietypen skal du sammen med starttidspunktet og varigheden også nævne hyppigheden af gentagelse, og antallet af hændelser, hvorefter du vil afslutte serien, eller den dato, hvor den skal slutte. Tiden og varigheden af alle begivenhederne i serien forbliver den samme.
Sammen med gratis eller betalte begivenheder vil OnZoom også tilføje funktionaliteten for at gøre begivenheden til en fundraiser. Funktionen er begyndt at rulle ud, og når den når din konto, vil du være i stand til at slå knappen til for 'Fundraiser' og tilføje en non-profit organisation, som du vil rejse penge til.
Så er der 'Event Options'. Du kan konfigurere deltagelsesindstillinger, hændelsessikkerhed og muligheder for skyoptagelser og livestreaming. Klik på dem for at udvide yderligere muligheder.
Under ‘Deltagelsesindstillinger’ kan du bestemme, om du vil deltage i begivenheden med videoen tændt, om der skal være et venteværelse til begivenheden, og om deltagere kan deltage 5 minutter før tid.
En af de interessante muligheder her er, om du vil opføre din begivenhed i Zoom-biblioteket. Som standard er omskifteren for denne indstilling slået til. Når den er i, vil din begivenhed være offentlig tilgængelig på OnZoom. Det er vigtigt, at du har denne kontakt slået til for at maksimere tilgængeligheden af dit arrangement. Men hvis du vil have en privat begivenhed, som du kun kan dele med et link, så slå den fra.
Den anden tilpasningsmulighed er til hændelsessikkerhed. Når du klikker på det, udvides følgende muligheder: 'Deltagere kan sende 1:1 chatbeskeder', 'Deltagere kan ændre skærmnavne' og 'Deltagere kan dele deres skærme'. Som standard er alle disse muligheder slået fra for at maksimere sikkerheden. Du kan slå dem til, men OnZoom foreslår, at du fortsætter med forsigtighed og kun tænder dem, når du kan stole på deltagerne og ved, at de ikke vil forstyrre begivenheden.
Den sidste mulighed er for Live Streaming og Cloud Recording. Som standard er optagelse for begivenheder slået fra.
Hvis du slår Cloud Recording til, får du en ansvarsfraskrivelse, der siger, at "at aktivere denne funktion [cloud recording] kræver, at deltagere accepterer at blive optaget og kan påvirke billetsalget". Du skal bekræfte, at du vil aktivere det ved at klikke på knappen 'Aktiver'. Hvis du aktiverer skyoptagelse, vil din begivenhedsinformationsside og købsflowet for billetter bestå af en yderligere besked til potentielle deltagere om, at "begivenheden kan blive optaget".
Når du har konfigureret alle indstillingerne, skal du klikke på knappen 'Gem og fortsæt' for at fortsætte til næste trin.
Det næste trin er begivenhedsprofilen. Det inkluderer indstilling af billeder til begivenheden, tilføjelse af et YouTube-link og yderligere information om begivenhedens deltagere har brug for at vide. Din begivenhed skal have mindst ét forsidebillede, men du kan tilføje op til tre begivenhedsbilleder.
Du kan også tilføje et YouTube-link, der indeholder oplysninger om begivenheden. YouTube-videoen vises som et ekstra miniaturebillede ved siden af begivenhedsbillederne.
Den sidste mulighed på denne side er kontaktoplysningerne. Du kan ikke ændre kontakt-e-mailen, da kun kontoen med værtsadgang kan kontaktes af deltagere. Men du kan ændre kontaktens navn.
Klik på 'Gem og fortsæt' for at fortsætte til sidste trin.
Det sidste trin i oprettelsen af din begivenhed er 'Billetter'. Uden tvivl også den vigtigste del af den begivenhed, du laver. Du kan have gratis eller betalte billetter til dit arrangement eller en hybrid af begge. Men hvis du ikke har oprettet betalingsmetoden, kan du kun have gratis billetter.
Det første, du vil se på billetsiden, mens du opretter din begivenhed, er begivenhedens kapacitet. Antallet af deltagere afhænger af din kontotype, og du kan nemt opgradere din konto fra denne side, hvis du vil.
Vælg derefter din billettype ved at vælge enten 'Gratis' eller 'Betalt' fra mulighederne.
Du kan få forskellige typer billetter til en enkelt begivenhed. Så hvis du for eksempel vil have billigere billetter til early birds og dyrere billetter til generel entré eller gratis billetter til folk fra et bestemt domæne, kan du oprette forskellige billettyper til disse.
For at oprette en billet skal du indtaste mængden for den type billet, du vil sælge. Det samlede antal billetter til dit arrangement afhænger af din konto. Så hvis du har en konto, der understøtter op til 1000 deltagere, kan du have i alt 999 billetter.
Indtast derefter navnet på billetten. For eksempel. A-menneske.
Hvis det er et gratis arrangement, vil billetten være gratis. For en betalt begivenhed kan billetten være alt fra $1 til hvad du vil. Der er en øvre grænse for billetprisen, men OnZoom siger, at den er ret høj, og det er ret usandsynligt, at du vil prøve at prissætte din billet til den værdi. Så du behøver ikke bekymre dig om den maksimale pris, du kan bestemme på billetten.
Indtast derefter dato og tidsinterval, hvor billetten vil være tilgængelig til salg. Hvis du ønsker, at deltagerne skal kunne købe billetter selv under arrangementet, kan du time salget af billet derefter.
Hvis du kun vil gøre billetten tilgængelig for bestemte personer, for eksempel dem, der registrerer sig med et bestemt domæne, skal du slå knappen til for 'Kontrol, hvem der kan registrere sig for denne billet'. Snart vil du også være i stand til at gøre den tilgængelig for kun personer, der er inviteret via e-mail. Marker derefter afkrydsningsfeltet for 'Brugere fra specificerede domæner' og indtast domænenavnet.
Klik til sidst på ’Gem’.
For at tilføje en anden billettype skal du klikke på 'Tilføj billet' og gentage processen og tilføje flere billetter til begivenheden.
For en seriebegivenhed er kun to typer billetter tilladt i øjeblikket. Den ene er til hele arrangementsrækken og den anden en drop-in billet, der kan købes til et enkelt arrangement i serien.
Derefter, før du klikker på knappen 'Udgiv', råder OnZoom til at gennemgå dine begivenhedsdetaljer igen. Når du er sikker, skal du klikke på knappen 'Udgiv', og din begivenhed bliver oprettet. Hvis du ikke vil udgive det med det samme, skal du klikke på knappen 'Gem', og du vil til enhver tid kunne se udkastet igen.
Kun personer med billet kan deltage i arrangementet. Selvom de deler det link, de modtager, med andre, kan de ikke deltage i begivenheden, medmindre de tilmelder sig det og køber en billet. Hvis en deltager skaber problemer, kan du også fjerne vedkommende fra begivenheden.
Afbestillingsreglerne for dine arrangementer bestemmer du selv. Hvis du beslutter dig for at have en afbestillingspolitik, skal du pådrage dig et mindre tab, da PayPals transaktionsgebyr ikke refunderes. Men OnZoom foreslår at have en afbestillingspolitik, da det kan påvirke din værtsbedømmelse. Og en god vurdering betyder noget på OnZoom.
OnZoom er et godt sted at have arrangementer for din virksomhed, men inden du afholder et arrangement, er det vigtigt at sætte dig ind i platformen og dens bedste praksis. Det er en del af grunden til, at OnZoom afholder obligatoriske træningssessioner, før den giver værtsadgang. Da det ikke er et møde med folk man kender, er det altafgørende at opretholde sikkerheden. Til det skal du kende platformens funktionsmåde indviklet. Men når du kender platformen lidt bedre, kan du være vært for alle de begivenheder, du ønsker.