Kan du ikke planlægge et Webex-møde fra appen? Gå over til Webex-webstedet for at planlægge et møde uden at skulle bruge Outlook.
Cisco Webex Meetings lader dig ikke kun være vært for virtuelle møder med dine kolleger, men giver dig også mulighed for at dele din skærm eller dine filer. Da det er integreret med Outlook, elsker folk generelt hurtigt at planlægge Webex-møder fra Microsoft Outlook selv, da det er ret meget nemmere. Hvis du ikke har Microsoft Outlook, kan du stadig planlægge et møde fra Webex Web-appen.
Planlæg et møde på Webex
I en webbrowser skal du gå til signin.webex.com og logge ind på din Webex-konto.
Når du er logget ind på din konto, skal du klikke på knappen 'Schedule' på startskærmen (under dit navn).
Konfigurer mødeemne og adgangskode
Fra siden 'Planlæg et møde' kan du begynde at konfigurere mødeindstillingerne. Indstil et 'Mødeemne' og 'Mødeadgangskode' i de respektive felter.
Webex kan automatisk generere en sikker mødeadgangskode til dit planlagte møde. Du kan ændre det til din smag, eller nulstille det ved at klikke på knappen 'Nulstil' i den yderste ende af adgangskodefeltet.
Konfigurer dato og klokkeslæt for at planlægge mødet
Når du har indstillet mødeemnet og adgangskoden, skal du klikke på 'Dato og tid' for at åbne menuen Datovælger. Indstil dato, klokkeslæt og varighed for mødet fra pop op-menuen, og klik til sidst på 'Udført' for at gemme dine ændringer.
Hvis du også skal ændre tidszonen, skal du klikke på zoneindstillingen 'UTC – 11:00..', der er placeret lige under indstillingerne for dato og klokkeslæt og indstille en passende tidszone for mødet.
Planlæg et tilbagevendende møde
Hvis du har brug for at planlægge et tilbagevendende møde, skal du klikke på afkrydsningsfeltet "Gentagelse" lige under indstillingen Tidszone. (Bare spring dette afsnit over, hvis du planlægger et engangsmøde)
Her skal du konfigurere den tilbagevendende frekvens og interval for mødet. Først skal du klikke på 'Gentagelsesmønster' for at vælge hyppigheden af dit møde fra listen over muligheder.
Når du har valgt en mødefrekvens, skal du vælge det tilbagevendende interval. I dette eksempel har vi sat mødeintervallet hver anden uge om fredagen. Ligeledes kan du vælge ethvert udvalg ud fra dit behov. Husk at indstillingerne vil variere afhængigt af intervallet. Hvis du for eksempel har valgt frekvensen som 'Månedlig', så vil du se en skærm med andre muligheder end den, der er forklaret her.
Til sidst skal du bestemme slutdatoen for de tilbagevendende møder. Hvis du ønsker at indstille en specifik slutdato, skal du klikke på 'Ending' afkrydsningsfeltet med titlen og vælge datoen fra datovælgermenuen. Eller du kan klikke på 'Efter' afkrydsningsfeltet og indtaste antallet af tilbagevendende møder, hvis du ikke ønsker at angive en bestemt slutdato. Hvis du ikke vælger nogen af disse muligheder, er den indstillet til 'Ingen slutdato' som standard.
Tilføj mødedeltagere
Indtast e-mailadresserne på de personer, du gerne vil invitere til mødet, i feltet ud for 'Deltagere'. Du kan bruge et komma til at indtaste flere adresser.
Brug af avancerede planlægningsindstillinger
Før du planlægger mødet, lad os tjekke de avancerede planlægningsmuligheder, der tilbydes af Webex.
Klik på 'Vis avancerede indstillinger' lige over knappen 'Schedule'.
Tilføj mødedagsorden
Hvis du har brug for at tilføje dagsorden for mødet, skal du klikke på teksten 'Dagsorden'.
Når du har klikket på Agenda, skal du skrive mødedagsordenen (liste over ting, der vil blive diskuteret) i det medfølgende felt. At give en dagsorden vil hjælpe deltagerne til at forstå, hvad mødet handler om.
Konfigurer planlægningsindstillinger
Når du har indstillet en dagsorden, skal du klikke på 'Planlægningsindstillinger' for at konfigurere andre indstillinger én efter én.
Hvis du kræver, at dine deltagere har en Webex-konto for at deltage i mødet, skal du klikke på afkrydsningsfeltet 'Kræv konto'. Hvis du klikker på afkrydsningsfeltet 'Ekskluder adgangskode', vil mødeadgangskoden ikke blive sendt sammen med invitationen, og du skal sende den separat.
Konfigurer tilmeldingstid for deltagere
Som standard kan deltagerne/deltagerne deltage i mødet 5 minutter før værten. For at ændre denne værdi skal du bruge rullemenuen ved siden af 'Deltag før vært' og indstille en anden værdi.
Konfigurer e-mailpåmindelse
Som standard sendes en påmindelsesmail til alle deltagerne 15 minutter før mødets start. Hvis du vil ændre det, skal du klikke på 'E-mail-påmindelse' og vælge en anden værdi.
Afslut det planlagte møde
Når du har konfigureret mødet helt, er det tid til at afslutte mødet. For at gøre det skal du klikke på 'Schedule'-knappen nederst på siden.
Efter at have afsluttet mødet, vil du blive omdirigeret til en ny skærm, som viser detaljerne for det møde, du lige har oprettet.
Uanset om du skal planlægge et engangsmøde eller et tilbagevendende møde, kan du nemt gøre det ved at bruge Webex-webstedet.