Inviter nemt deltagere til dine planlagte Microsoft Teams-møder og spor deres svar.
Virtuelle møder kan være udmattende. Det ved alle. Så som mødevært er det dit ansvar at udjævne processen så meget som du kan. En stor del af det handler om ikke at have improviseret møder hele tiden.
Alle har mange ting i deres kalender. Og at få en heads-up på forhånd er ikke kun hensynsfuld, men også professionel. Heldigvis er det ekstremt nemt at invitere folk til et Microsoft Teams-møde. Når du planlægger et møde i Microsoft Teams, kan du invitere folk til mødet med det samme.
Bemærk: For Microsoft Teams gratis og personlige konti er der ingen mulighed for at tilføje deltagere, når du planlægger et møde. Du skal sende mødelinket manuelt. Muligheden for at sende mødeinvitationer er kun tilgængelig for Microsoft 365-konti.
Gå til fanen "Kalender" fra navigationspanelet til venstre.
Klik på knappen 'Nyt møde' i øverste højre hjørne af skærmen. Planlægningsvinduet åbnes.
Giv mødet en titel, og vælg tidspunkt og dato for begivenheden. Gå derefter til 'Tilføj påkrævede deltagere' for at tilføje de personer, du vil invitere til mødet. Du kan invitere brugere både inden for og uden for din organisation.
Indtast deres navne for at invitere brugere fra din organisation. Teams vil give forslag fra medlemmerne i din organisation. Klik på deres navn for at tilføje dem.
For at invitere brugere uden for din organisation skal du indtaste personens fulde e-mailadresse. Tryk på Enter-tasten efter at have indtastet deres e-mailadresse, eller klik på "Inviter"-forslaget for at tilføje dem som deltagere til mødet.
For brugere, hvis tilstedeværelse ikke er påkrævet, skal du klikke på knappen 'Valgfrit' i slutningen af tekstboksen.
Et nyt felt udvides. Indtast de valgfrie deltagere her på samme måde, som du gjorde med de krævede deltagere. For organisationsmedlemmer skal du indtaste deres navn og derefter vælge det fra Teams forslag. For medlemmer uden for din organisation skal du indtaste hele e-mailadressen.
Teams har også en planlægningsassistent, der giver dig mulighed for at sammenligne din kalender med andre deltageres kalendere (for hvem den i hvert fald er tilgængelig) for at finde et tidspunkt, der passer alle. Gå til fanen 'Planlægningsassistent' for at få hjælp fra Teams til at finde et passende tidspunkt.
Når du har indtastet alle detaljerne i mødeplanlægningsvinduet, skal du klikke på knappen 'Send'.
En invitation vil blive sendt til alle mødedeltagere (påkrævet såvel som valgfri) enten til deres Outlook-postkasse (for personer i organisationen) eller deres e-mailadresse (for udenforstående). Brugere kan svare på mødet og tilføje det til deres kalender ved hjælp af den invitation, du sendte.
Du kan se deres svar i mødedetaljerne. For at se mødedetaljerne skal du dobbeltklikke på mødet i kalenderen. Panelet for 'Sporing' er til højre, der viser alles RSVP-status.
Du kan også invitere flere personer til mødet efter først at have planlagt mødet. Åbn mødedetaljerne fra kalenderen ved enten at dobbeltklikke på den eller vælge 'Rediger' fra overlejringsmenuen.
Tilføj derefter deltagernes navn eller e-mailadresser i sektionen 'Påkrævet' eller 'Valgfri' deltagere, og klik på knappen 'Send opdatering'. De brugere, der allerede er tilføjet, får også en invitation igen.
Du kan også aflyse mødet, og alle får en e-mail med den opdatering, mødet er aflyst.
Åbn mødedetaljer, og klik på knappen 'Annuller møde' i øverste venstre hjørne af værktøjslinjen med mødedetaljer.
En dialogboks vises. Du kan tilføje en aflysningsnote, hvis du har en besked, der skal videresendes til deltagerne. Ellers skal du blot klikke på knappen 'Annuller møde'.
Og der går du. Det er et stykke kage at sende invitationer til et Microsoft Teams-møde. Alt du skal gøre er at tilføje de brugere, du vil invitere, til mødeplanlæggeren. Microsoft gør det også ekstremt nemt at spore status for dine invitationer eller annullere mødet helt.