Fremhæv (endog fjern) duplikerede data i et Google Sheet ved hjælp af betinget formatering.
Google Sheets er nok en af de bedste, når det kommer til at organisere data i et regneark. Ud over de mange funktioner, det har at tilbyde, kan Google Sheets også tilgås fra enhver computer over hele kloden med dine loginoplysninger.
En af de største deal-breakers, når det kommer til at få adgang til information fra ark, er 'Duplicate Data'. Det skaber en barriere i forståelsen og udnyttelsen af de tilgængelige oplysninger på arket. Hvis du manuelt skulle slette hver dubletpost, ville det tage evigheder i tilfælde af store regneark.
Google Sheet tilbyder muligheden for at fremhæve "Duplicate Data" for at undgå forvirring og dermed hjælpe processen med at fjerne duplikerede poster. Du kan fremhæve duplikerede poster i en bestemt celle i en kolonne eller en hel række.
Fremhæv dublerede celler i en kolonne
Dette er en ret nem metode og kan opnås gennem betinget formatering af kolonnen.
Vælg de poster i en kolonne, du vil tilføje betinget formatering til, og vælg derefter 'Format' øverst.
Vælg 'Betinget formatering' fra rullemenuen.
Hvis du allerede har en betinget formatering anvendt på arket, skal du klikke på 'Tilføj en anden regel' nederst.
Tjek, om 'Anvend på område' nævner det korrekte sæt celler, du har valgt. Klik derefter på boksen under 'Formater celler hvis' for at vælge en mulighed.
Rul til bunden af listen, og vælg 'Brugerdefineret formel er', som er den sidste mulighed.
For at fremhæve dublerede celler, vi vil bruge countif fungere. Dette kontrollerer, om en indtastning gentages mere end én gang, og fremhæver derefter dem alle.
=countif(Range,Criteria)>1En bruger skal foretage nødvendige justeringer af formlen i henhold til de tilgængelige data på arket. I det eksempel, som vi diskuterer, vil vi gå med følgende formel.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Indsæt denne formel i tekstboksen under 'Brugerdefineret formel er', vælg en farve til den fremhævede celle ved hjælp af 'Fyldfarve' og klik derefter på 'Udført'.
De duplikerede poster er blevet fremhævet med den valgte farve, mens du udfører 'Betinget formatering'.
Fremhæv Fuldfør række
Når du arbejder på store regneark med flere rækker og kolonner og indbyrdes relaterede data, vil fremhævelse af individuelle celler ikke gøre jobbet. I dette tilfælde bliver du nødt til at fremhæve komplette rækker, da duplikatcellen muligvis ikke er synlig på skærmen. Formlen for dette er meget lig den, der blev brugt ovenfor med nogle mindre ændringer.
Denne metode vil kun lede efter dubletter af celler i en enkelt kolonne, men fremhæve hele rækken i stedet for den individuelle celle.
Vælg alle de celler (rækker og kolonner), hvor du vil anvende den betingede formatering.
Åbn derefter 'Betinget formatering' fra menuen 'Format', som du gjorde tidligere. Slet den formatering, vi gjorde tidligere, og klik på 'Tilføj en anden regel' nederst. Tjek nu 'Anvend på område', hvis det viser alle de celler, du har fremhævet. Vælg derefter 'Brugerdefineret formel er' og indtast derefter følgende formel i boksen nedenunder.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Den eneste ændring, der er foretaget i formlen fra det tidligere tilfælde, er at tilføje '$' i 'A2', da vi kræver den absolutte værdi for kolonnen.
Når du er færdig, skal du klikke på 'Udført' nederst for at anvende formateringen.
Da vi ledte efter duplikerede poster i kolonne A, er de andre ikke blevet taget i betragtning. Denne metode er blot en forlængelse af den, vi diskuterede tidligere, hvor i stedet for cellen; hele rækken er fremhævet.
Du kan på samme måde kontrollere duplikerede poster i andre kolonner ved at ændre formlen i overensstemmelse hermed.
Fjernelse af duplikerede data i et Google-ark
Denne metode er praktisk, når du skal fjerne duplikerede poster fra et ark. Manuel fjernelse af hver af dem vil forbruge meget mere tid og kræfter, som nemt kan spares. Google Sheets har en indbygget funktion til at identificere og fjerne dubletdata på et regneark.
Ved at bruge funktionen 'Fjern dubletter' kan du nemt fjerne fuldstændige identiske rækker eller individuelle celler ved at vælge de relevante muligheder.
Vælg de celler, du vil have undersøgt og duplikatposter fjernet, og klik derefter på 'Data'-menuen øverst.
Vælg derefter 'Fjern dubletter' fra rullemenuen.
Marker/fjern markeringen i afkrydsningsfelterne før hver af mulighederne i henhold til dine præferencer og krav, og klik derefter på 'Fjern dubletter' nederst for at slette dem. Hvis du vil kontrollere duplikerede rækker, skal du markere afkrydsningsfeltet for 'Vælg alle'. Hvis du ønsker at identificere duplikerede poster i individuelle celler, skal du markere afkrydsningsfeltet for den pågældende kolonne.
Google Sheets vil informere dig om antallet af poster, der er blevet fjernet, og det antal, der er tilbage. Til sidst skal du klikke på 'OK' for at lukke boksen.
At fremhæve og fjerne duplikerede celler og rækker ville ikke være meget af en opgave nu. Desuden vil det sikre, at du kan fokusere på den del, der kræver opmærksomhed i stedet for at blive engageret med duplikerede poster. Duplikerede data fører ikke kun til forvirring og fejl, men kan have alvorlige konsekvenser, når vi håndterer vigtige data.
Du bør have et rimeligt kendskab til de forskellige funktioner, formler og deres ændring for at fremhæve duplikerede poster. Når du kender tingene, kan du også ændre formlen for andre kolonner og dermed spare betydelig tid.