Tag automatiske noter i et møde ved at bruge funktionen Live Transscriptions i Microsoft Teams.
Microsoft Teams plejede at være langt foran i horden af Workstream Collaboration-apps. Men på det seneste har det rykket sine grænser endnu længere for at forblive relevant i de skiftende tider. Takket være den drastiske ændring i hele ligningen omkring den måde, vi arbejder på, og hård konkurrence, har Microsoft Teams konsekvent bragt sit A-spil.
Den seneste tilføjelse til arsenalet af funktioner, Teams tilbyder, er Live Meeting Transscriptions. Live transskriptioner er tilgængelige under et møde, og du behøver ikke optage et møde for at generere disse transskriptioner.
Transskriptioner kan i høj grad forbedre din mødeoplevelse. De gør ikke kun dine møder mere produktive ved at automatisere mødenotater for dig. Selvom ikke at skulle manuelt tage noter er et stort plus. De gør også møder mere inkluderende for deltagere, der er døve eller hørehæmmede, er på et støjende sted eller har et andet niveau af sprogfærdigheder.
Hvordan er transskription forskellig fra live billedtekster?
Microsoft Teams har haft en live undertekstfunktion i et stykke tid nu. Så hvad er så specielt ved mødetransskriptioner? Den største forskel er tilgængeligheden.
Transskriptioner er tilgængelige efter et møde. Og du kan downloade og dele dem med alle. Det er netop derfor, vi kaldte dem "automatiserede mødenotater". Men Teams gemmer ikke billedtekster.
Når du aktiverer billedtekster, er de også kun synlige for dig, men transskriptionen er synlig for alle, selvom brugere kan vælge at skjule den.
Hvis hovedårsagen til, at du vil aktivere transskriptioner, er at gøre mødet mere inkluderende og tilgængeligt, kan du vælge enten transskriptioner eller billedtekster. Men for at have en oversigt over hele mødet, er transskription vejen at gå.
Forudsætninger for brug af transskription i Misrosoft Teams
Der er et par strenge knyttet til brug af transskriptioner i Microsoft Teams. For det første er det kun tilgængeligt til planlagte møder og ikke til kanal- eller 'Mød nu'-møder. Så hvis din dagsorden er inklusivitet og bedre forståelighed i et improviseret møde eller et kanalmøde, kan du gå efter live undertekster.
Funktionen er også kun tilgængelig, når det talte sprog er amerikansk engelsk. Desuden kan den kun bruges fra desktop-appen og er kun tilgængelig for visse licenser. Det betyder i det væsentlige, at Microsoft Teams gratis brugere og de ekskluderede licenstyper ikke har adgang til funktionen.
Organisationer med følgende licenser har adgang til transskriptioner i teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU'er.
GCC-, GCC-High- og DoD-brugere er ikke kvalificerede til at bruge funktionen.
Transskription bør også aktiveres for organisationen af it-administratoren. Hvis du ikke kan finde muligheden for transskriptionen, skal du kontakte administratoren.
Aktivering af transskription for din organisation
Hvis du er it-administrator for din organisation, skal du gå til Teams administrationscenter.
Organisationens it-administratorer kan aktivere transskription for alle ved at inkludere det i den globale politik eller selektive personer ved at have forskellige politikker for forskellige brugere.
Fra navigationspanelet til venstre skal du klikke på muligheden for 'Møder'.
Få muligheder vil udvide sig under den. Vælg ‘Mødepolitikker’ blandt disse.
For at aktivere muligheden for hele organisationen skal du klikke på indstillingen eller 'Global (Org-wide default)'.
Rul ned til sektionen 'Lyd og video'. Sørg derefter for, at indstillingen for 'Tillad transskription' er slået til.
For at aktivere det selektivt har du to muligheder. Du kan enten have den aktiveret for hele organisationen, derefter oprette en brugerdefineret politik, hvor muligheden for transskription ikke er aktiveret, og tildele politikken til de brugere, du ikke vil have adgang til funktionen. Eller du kan gå i den stik modsatte retning, hvor muligheden ikke er aktiveret globalt, men kun i den tilpassede politik, og du kan tildele den til de brugere, du vil have adgang til funktionen.
For at oprette en ny mødepolitik skal du gå til siden 'Mødepolitikker' og klikke på knappen 'Tilføj'.
Giv politikken navnet, og konfigurer den som du ønsker. Klik på knappen 'Gem'.
For at tildele politikken til brugere skal du vælge den og klikke på knappen 'Administrer brugere'.
Et panel vises til højre. Søg efter de brugere, du vil tildele politikken til, og klik på knappen 'Anvend'.
Du kan også tildele politikker til enhver gruppe af brugere i din organisation.
Brug af transskriptionsfunktionen i møder
At bruge funktionen i møder er en tur i parken. Men husk, at du kun kan transskribere planlagte møder. Start eller deltag i det planlagte møde fra din kalenderbegivenhed.
Mødearrangøren og personer fra samme lejer kan starte transskriptioner. Gæster, personer fra en anden lejer og anonyme brugere (personer, der ikke ønsker at blive identificeret i transskriptioner) kan ikke starte transskription i et møde.
For at starte en transskription skal du gå til 'Flere handlinger' fra mødeværktøjslinjen.
Vælg derefter 'Start transkription' fra mulighederne.
Du vil se en meddelelse om, at transskriptionen er startet, og du bør fortælle alle, at de bliver transskriberet. Men andre deltagere vil også se meddelelsen om, at mødet er ved at blive transskriberet. Ikke desto mindre bør du informere alle som en høflighed for de deltagere, der har tilmeldt sig fra en telefon.
Transskriptionspanelet vises til højre. Transskriptionen vil også indeholde deltagerens brugernavn og profilikon samt tidsstemplet.
Alle deltagere i mødet kan til enhver tid vise eller skjule transskriptionspanelet. Klik på knappen 'Luk' på panelet for at skjule den.
Du kan også gå til menuen Flere handlinger og vælge 'Skjul udskrift' derfra.
For at vise panelet skal du vælge 'Vis udskrift' fra menuen Flere handlinger.
Mødearrangøren og oplægsholderne kan stoppe transskriptionen og genstarte den på et hvilket som helst tidspunkt under mødet. For at stoppe transskriptionen skal du navigere til menuen Flere handlinger og vælge 'Stop transskription'.
Alle vil få en meddelelse om, at du stoppede med at transskribere. Transskriptionen stopper automatisk, når alle forlader mødet.
Download og deling af transskriptioner
Mødeudskrifterne er tilgængelige til download automatisk efter mødet i kalenderbegivenheden. Gå til 'Kalender' fra navigationspanelet til venstre.
Åbn derefter begivenheden for det planlagte møde.
Mødesiden vil have en ekstra fane øverst: 'Optagelser og udskrifter'.
Hele udskriften vil være tilgængelig at se der. For at downloade det, klik på download-knappen.
Du kan downloade transskriptionen som enten en .vtt-fil (et populært format til transskriptioner) eller en .docx-fil (Word-dokument).
Transskriptioner er tilgængelige for download fra deltagerens konti, indtil mødearrangøren sletter dem.
Mobildeltagere kan ikke se transskriptionen på mobilappen. For at gøre den tilgængelig for mobile deltagere skal du downloade filen og uploade den til chat. Gå til mødechatten, og klik på knappen 'Vedhæft' for at uploade filen.
Mobile deltagere kan derefter finde filen i deres chat.
Skjul din identitet i transskriptioner
Teams kan identificere den person, der taler, og mødetransskriptioner inkluderer automatisk brugernavnet og personens navn. Hvis du ønsker at være anonym i transskriptioner, kan du skjule din identitet. Men det skal du gøre inden et møde.
Klik på ikonet "Indstillinger og mere" (menuen med tre prikker) ved siden af dit profilikon på titellinjen. Vælg derefter 'Indstillinger' fra menuen.
Indstillinger åbnes. Fra navigationsmenuen til venstre skal du gå til 'Billedtekster og udskrifter'.
Sluk derefter for "Identificer mig automatisk i billedtekster og transskriptioner".
Transskriptioner er en fantastisk funktion, og Microsoft Teams gør dem helt sikkert nemme at bruge. Så næste gang du vil tage mødenotater eller gøre mødeindholdet tilgængeligt for alle, kan du transskribere hele mødet.