Skift din status, så alle ved, hvorfor du ikke vender tilbage til dem
Folk bruger Microsoft Teams til kommunikation og samarbejde med deres holdkammerater. Faktisk så meget, at mange brugere helt har skiftet fra e-mail til Microsoft Teams til kommunikationsformål.
Så det er naturligt, at du leder efter en måde i Microsoft Teams til at lade dine holdkammerater vide, når du ikke kan få deres beskeder og ikke vil være i stand til at svare, så der er ingen omfang af fejlkommunikation. Uanset om du er væk fra dit skrivebord i en time, en dag eller en uge, uanset om du gik ud til en klientfrokost, seminar eller du er væk på ferie, er det altid en god praksis at lade din status afspejle det og det. er præcis, hvad du kan gøre med en 'Ikke til stede'-status i Microsoft Teams.
Hvis du ikke ved, hvilken status der er i Microsoft Teams, er det den grønne/gule/røde prik, der vises ved siden af dit profilbillede i Microsoft Teams og indikerer over for dine andre teammedlemmer, om du er tilgængelig for en forbindelse eller ej.
Hvis du er lidt forvirret med denne nye statusindstilling, er det ikke din skyld. Som du måske har bemærket, er Out of Office-indstillingen ikke en af standardindstillingerne, der er tilgængelige i 'Status'-funktionen i Teams. Det er heller ikke så simpelt at indstille en 'Ikke til stede'-status i Microsoft Teams som at ændre din status fra 'Tilgængelig' til 'Optaget' eller 'Forstyr ikke' - noget du kan gøre i et snuptag.
Hvor skal man indstille 'Ikke til stede'-status i Teams fra?
"Hvor indstiller jeg denne Ikke til stede-status i Teams, hvis ikke fra indstillingen Status?" Tja, sagen er, at du slet ikke kan indstille en Ikke til stede-status fra Microsoft Teams. Du skal bruge Outlook for at gøre det.
Microsoft Teams synkroniserer med din Outlook-konto og henter statussen Ikke til stede fra Outlook og afspejler det automatisk på din Teams-konto. Så det er ikke underligt, at du ikke fandt muligheden for at indstille status med det samme. Microsoft gør det bestemt ikke nemt.
Hvordan indstiller man ude af kontoret i Outlook?
For at indstille en Ikke til stede-status i Teams, skal du konfigurere 'Automatiske svar' i din Outlook-konto. Hvad er automatiske svar? Funktionen sender automatisk en besked til alle e-mails, du modtager, mens den er tændt. Microsoft Teams ser, hvornår du har automatiske svar aktiveret i Outlook, og ændrer din status, så den afspejler dit opholdssted.
Du kan konfigurere automatiske svar i Outlook fra både desktop-appen eller Outlook-nettet.
For at konfigurere automatiske svar fra Outlook-skrivebordsappen, Åbn appen, og klik på "Filer" på menulinjen.
Klik nu på indstillingen 'Automatiske svar' på skærmen Kontooplysninger.
Dialogboksen til opsætning af automatiske svar åbnes. I øjeblikket vil det vise 'Send ikke'. Vælg alternativknappen for 'Send automatiske svar'.
Du kan også angive et tidsinterval, inden for hvilket meddelelsen ikke er til stede. Marker afkrydsningsfeltet for 'Send kun i dette tidsinterval', og vælg dato og klokkeslæt.
Du kan indstille en brugerdefineret besked til, hvad du skal svare med på modtagede beskeder. Nu, hvis du bruger en organisationskonto, vil der være to muligheder for beskeden. Du kan indstille forskellige beskeder til personer internt og eksternt i din organisation. For en personlig konto vil der ikke være en sondring. Til sidst skal du klikke på 'OK' for at gemme ændringerne.
Gå til Microsoft Teams, når du har slået Ikke til stede-svar til. Din status ændres til Ikke til stede, og den besked, du konfigurerer i de automatiske svar, vil også blive vist med din status, når nogen svæver over dit profilbillede.
For at konfigurere automatiske svar fra Outlook til web, gå til outlook.live.com og log ind med din konto. Klik derefter på indstillingen 'Indstillinger' (tandhjulsikon) i øverste højre hjørne af skærmen.
I søgetekstfeltet skal du skrive 'Ikke til stede' eller 'Automatiske svar' og derefter klikke på søgeresultatet for indstillingen Automatiske svar.
Dialogboksen for automatiske svar åbnes. Slå knappen til for 'Automatiske svar til'.
Hvis du vil sende automatiske svar for en bestemt periode, skal du markere afkrydsningsfeltet "Send kun svar i en periode" og angive dato og klokkeslæt og indstille din tilpassede besked.
Opsætning af automatiske svar er den bedste måde at indstille Ikke til stede-status i Microsoft Teams. Du kan indstille status for en bestemt tidsperiode og også have en forklarende brugerdefineret besked sammen med den. Men det er bestemt ikke den eneste måde.
Du kan også indstille en fravær-status ved at oprette en aftale i din kalender og indstille den til 'Ude af kontor'. Åbn Outlook-skrivebordsappen, og skift til kalenderen i stedet for e-mail.
Klik på "Ny aftale" i menuen Hjem.
Dialogboksen til oprettelse af en aftale åbnes. Lav en aftale for, hvornår du skal være væk fra kontoret. Klik nu på 'Indstillinger'.
Fra rullemenuen ud for 'Vis som', vælg 'Ikke til stede' og gem aftalen.
Microsoft Teams ændrer din status til Ikke til stede i det tidsrum, du indstiller din aftale i Outlook.
Nu kan du gå væk fra dit skrivebord uden bekymringer. Alle vil kunne se din Ikke til stede-status. I personlige chats vil en advarsel ved afsenderens side minde dem om, at du er ude af kontoret og måske ikke er i stand til at vende tilbage til dem lige da.