På en arbejdsplads er det meget vigtigt at planlægge og planlægge dine møder på forhånd. Det giver dine medarbejdere et heads-up og giver dem mulighed for at gøre alle de nødvendige forberedelser til mødet. I disse dage er det stadig sværere at finde tid til at foretage telefonopkald eller planlægge personlige møder. Det er meget nemmere at få dit møde planlagt på videokonferencetjenester som Google Meet.
For at gøre det skal du først oprette en begivenhed på Google Kalender. Planlægning i Google Kalender giver dig mulighed for at sende invitationer til dine kontakter direkte. Og for at gøre tingene endnu nemmere, kan du nu også planlægge kalendermøder direkte fra Google Chat-samtaler.
Planlægning af et Google Kalender-møde fra Google Chat på skrivebordet
Gå først til chat.google.com og log ind med din Google-konto. Derefter, for at planlægge et møde på Google Kalender, kan du blot holde markøren over navnet på den person/gruppe (i venstre side af skærmen), du vil holde mødet med, og klikke på 'Kalender'-ikonet fra pop-over boks.
Hvis en chattråd er åben, kan du også klikke på kalenderikonet i højre side af feltet, hvor du skriver en besked.
Når du har klikket på ikonet, åbnes kalenderpanelet i højre side af din skærm. Nederst til højre finder du muligheden for at redigere tidspunkterne for kalenderbegivenheden. Klik på indstillingen 'Rediger i kalender'.
Denne handling fører dig til Google Kalender. Øverst på skærmen kan du ændre titlen på dit møde til hvad som helst med hensyn til formålet med mødet.
Lige under det kan du indstille datoen for mødet. Du kan enten indtaste datoen manuelt eller vælge fra den kalender, der vil blive leveret.
Dernæst kan du indstille, hvornår dit møde skal begynde, og hvornår det slutter. Ligesom datoen kan du også indtaste klokkeslættet manuelt eller vælge mellem de angivne muligheder.
Hvis det møde, du planlægger, skal være en daglig, ugentlig, månedlig eller årlig begivenhed, behøver du ikke konfigurere det igen og igen. Vælg blot muligheden 'Gentages ikke' under tidspunktet for at bestemme, hvor hyppigt mødet vil være.
Går du videre, kan du under 'Begivenhedsdetaljer' vælge, hvornår du vil have besked om mødet. Vi vil foreslå, at du vælger et tidspunkt tættere på mødet (5-10 minutter).
Længere nedenfor finder du boksen 'Beskrivelse'. Du kan bruge dette område til at formidle til medlemmerne, hvad der vil blive diskuteret på mødet. Dette vil give medlemmerne en idé om, hvad de kan forvente, og hvad der forventes af dem.
I højre side af skærmen, under "Gæster". Du kan tilføje flere medlemmer til dit møde.
Hvis du laver en fejl og tilføjer en, der ikke var meningen, at skulle deltage i mødet, kan du nemt fjerne dem ved at klikke på krydsikonet (x) ud for deres navn.
Du kan nu gemme mødet i din kalender ved at klikke på 'Gem' øverst på skærmen.
Google Kalender vil derefter spørge dig, om du vil sende en e-mail til medlemmerne af mødet og give dem besked. Klik på 'Send'.
Det er det. Hvis du åbner Google Kalender, vil du se, at dit møde er blevet gemt.
Klik på det, og det vil give flere muligheder.
Du kan deltage i mødet direkte fra Google Kalender.
Planlægning af et møde i Google Kalender fra Google Chat-appen på mobilen
Hvis du bruger din telefon til at oprette et møde, skal du blot starte Google Chat-appen og åbne chatten for den person (eller værelse), som du vil holde mødet med. Tryk derefter på Google Kalender-ikonet under indtastningsområdet for at oprette og planlægge et kalendermøde.
Når du klikker på kalenderikonet nederst på skærmen, vil det tage dig til Google Kalender-appen med et lille panel nederst på skærmen med et par detaljer. Du skal trække og stryge panelet op for at åbne det helt og afsløre flere detaljer.
Når du har stryget opad, skal du indstille datoen og tidspunktet for mødet. For at vælge mødefrekvensen skal du klikke på 'Flere muligheder'.
Vælg 'Gentages ikke' som mødefrekvens, hvis det er en engangsbegivenhed.
Rul derefter ned for at vælge, hvornår du vil få besked fra Kalender. Klik på standardtiden valgt af appen for at åbne flere muligheder.
Vælg, hvornår du vil have besked. Et blåt flueben vil blive vist ved siden af den valgte mulighed.
Når du har valgt det foretrukne tidsrum, skal du gå tilbage til hovedpanelet og klikke på 'Gem og del'.
Appen vil spørge dig, om du vil give medlemmerne besked om begivenheden via e-mail, før du gemmer. Klik på 'Gem og del' for at bekræfte.
De planlagte møder vises på din Google Kalender samt Google Meet, hvor mødet rent faktisk vil finde sted.