Når muligheden for privat chat bliver en plage, er det tid til at slippe af med det
Mange skoler og organisationer bruger Microsoft Teams til samarbejde og kommunikation, især lige nu. Det er en af de bedste apps derude til dette formål, med mange funktioner til at lette kommunikationen.
Men nogle gange bliver det vigtigt at begrænse denne lethed og kommunikationsniveau, specielt privat kommunikation. Situationen kan være alt for almindelig, som når nogen begynder at misbruge funktionerne, eller det er i strid med skolens/virksomhedens politik. Private chats er en sådan funktion, der kan blive til gene for mange skoler og organisationer. Og der er ingen anden mulighed tilbage end at deaktivere den.
Selvom det kan virke som et ekstremt skridt, bliver det nødvendigt. Heldigvis har Microsoft Teams foranstaltninger til at opnå denne bedrift ret nemt. Og studerende/medarbejdere vil have kanalkommunikation, så det er ikke sådan, at du vil begrænse al kommunikation fuldstændigt.
Deaktiver privat chat i Microsoft Teams
Du kan helt deaktivere private chats for hele organisationen i Microsoft Teams, dvs. ingen brugere af din organisation/skole vil have mulighed for at have private chats med andre brugere. Fanen 'Chat' for hele organisationen forsvinder simpelthen. Det er nyttigt i tilfælde, hvor din organisationspolitik begrænser privat kommunikation.
Den anden mulighed, der giver mere fleksibilitet, er at deaktivere private chats for en undergruppe af brugere og ikke hele organisationen. Dette er det mere praktiske valg for skoler, der gerne vil begrænse privat kommunikation for alle elever og ikke lærere, eller kun de yngre elever.
Bemærk: Kun personer med administratoradgang kan ændre disse indstillinger og deaktivere chat i Microsoft Teams.
Deaktiver private chats for hele organisationen
Gå til admins.teams.microsoft.com og log ind med din Microsoft-konto. Admin-dashboardet åbnes. Fra navigationsmenuen til venstre skal du klikke på 'Beskedpolitikker'.
For at ændre politikken for hele organisationen skal du klikke på muligheden 'Global (Org-wide default)'.
Find derefter muligheden for 'Chat' fra listen, og sluk knappen for at deaktivere den.
Klik derefter på knappen 'Gem' nederst for at gemme ændringerne til den globale politik.
Politikken kan tage alt fra et par minutter til et par timer at træde i kraft. Og når det først sker, forsvinder fanen 'Chat' fra navigationslinjen til venstre i Microsoft Teams for alle.
Deaktiver private chats for nogle brugere
For at deaktivere private chats for kun en undergruppe af brugere i organisationen, skal du gå til admin.teams.microsoft.com og åbne Beskedpolitikker fra navigationsmenuen til venstre.
De eksisterende meddelelsespolitikker, standard og brugerdefinerede (hvis nogen), åbnes. Klik på "Tilføj" for at oprette en ny tilpasset politik.
Skærmen for politikindstillingerne åbnes. Indtast navnet og en beskrivelse (valgfrit) for politikken, der gør det nemt at holde styr på den blandt alle de tilpassede politikker.
Gå derefter til 'Chat' og sluk knappen for at deaktivere chat. Dette vil beholde resten af indstillingerne som for andre brugere (hvis du bruger standardindstillinger for alle). Klik derefter på knappen 'Gem'.
Efter at have oprettet politikken, er det tid til at tildele den til de brugere, du vil anvende den på. Når du har gemt politikken, vil du automatisk være tilbage på skærmen Beskedpolitikker. Gå til din nyoprettede politik, og klik på 'check'-indstillingen til venstre for at vælge den.
Klik derefter på indstillingen 'Administrer brugere'.
Skærmen til administration af brugere vises til højre. Søg og tilføj navnene på de brugere, du vil anvende politikken på.
Klik derefter på knappen 'Anvend'. Den tilpassede politik vil nu være gældende for disse brugere, og de vil ikke længere have adgang til den private 'Chat'-fane i Microsoft Teams.
Deaktiver chat i møder på Microsoft Teams
Nogle gange er det ikke nok at deaktivere privat chat. Mødechat er et andet sted, der er et klassisk eksempel på funktioner, der kan misbruges i Microsoft Teams, især af studerende. Det kan endda føre til afbrydelse af undervisningen. Og for at kontrollere kaos er den eneste mulighed, der er tilbage, også at begrænse kommunikationen i mødet. Ligesom private chats skal du have administratoradgang til din organisation for at deaktivere denne indstilling.
Gå til admin.teams.microsoft.com og log på med din admin-konto. Klik derefter på 'Møder' på navigationslinjen til venstre. De yderligere muligheder for møder vil udvides nedenfor.
Klik på 'Mødepolitikker' fra disse muligheder.
Siden for mødepolitikker åbnes. Gå til 'Global (Org-wide default)'.
Så scroll ned til sektionen for 'Deltagere & gæster'. Og klik på rullemenuen ud for 'Tillad chat i møder'. Vælg 'Deaktiveret' fra listen.
Klik derefter på "Gem" for at anvende ændringerne.
Indstillingen tager noget tid (alt fra et par minutter til et par timer) at træde i kraft. Hvis det ikke er trådt i kraft, selv efter et stykke tid, hjælper det at genstarte Microsoft Teams.
Bemærk: Dette deaktiverer kun mødechat for møder afholdt med 'Mød nu'-indstillingen, ikke kanalmøder. Du kan heller ikke deaktivere mødechat kun for specifikke møder.
Deaktivering af chat i Microsoft Teams er et ekstremt skridt i betragtning af de mange anvendelser, det tilbyder. Det kan være rigtig nyttigt til kommunikation, især private chats og mødechat. Men når anvendelserne begynder at blive opvejet af de problemer, det skaber, er der ingen anden mulighed tilbage end at gå til ekstremer og deaktivere disse vidunderlige funktioner.