Alt hvad du behøver at vide for at bruge Breakout Rooms i Microsoft Teams
Breakout Rooms har dækket noget af en rejse som en del af den virtuelle mødeoplevelse, efter at være gået fra en sjældenhed til at blive en væsentlig funktion. Uanset om du er et fjernhold, der ønsker at brainstorme efter ideer i grupper, eller en lærer, der ønsker, at eleverne skal arbejde med gruppeopgaver i løbet af undervisningen, er grupperum der for dig.
Microsoft Teams har også tilføjet en officiel breakout rooms-funktion til deres arsenal. Du behøver ikke længere nøjes med interimistiske breakout-rum længere. Kanaler, der forklædte som grupperum, var et smart hack, men det er tid til at omfavne den ægte vare nu. Breakout Rooms-funktionen i Microsoft Teams gør det overraskende nemt at gennemføre og administrere breakout-sessioner i et møde.
Oprettelse af breakout-rum
Kun mødeværterne/-arrangørerne kan oprette og moderere grupperum i Microsoft Teams.
Bemærk: I øjeblikket er Breakout Room-funktionaliteten kun tilgængelig på desktop-appen til Windows- og Mac-systemer.
Start et møde, og gå til mødeværktøjslinjen øverst på skærmen. Klik derefter på muligheden 'Breakout Rooms'.
Et lille vindue til oprettelse af grupperum vises. Først skal du vælge det antal værelser, du vil have fra rullemenuen. Du kan maksimalt have 50 grupperum i Teams.
Vælg derefter, om du automatisk vil tildele deltagere til grupperum eller manuelt. Hvis du vælger automatisk, vil Teams opdele deltagerne ligeligt til breakout-rummene tilfældigt. For at illustrere, hvis der er 6 andre deltagere end dig og 3 grupperum, vil det tildele 2 personer til hvert værelse.
Hvis du vælger manuelt, skal du individuelt tildele hver deltager til et breakout-rum.
Bemærk: Dette er den eneste gang, du kan vælge automatisk at tildele personer til grupperum. Når du først har valgt manuelt, er den eneste måde, du kan gøre det på, ved at genskabe rummene fra bunden. Men hvis du vælger at tildele personer automatisk, kan du stadig manuelt tildele dem fra et rum til et andet.
Klik til sidst på ‘Opret lokaler’.
Tildeling af personer manuelt
Når du vælger at tildele personer automatisk, er der ikke andet at gøre end at begynde at bruge værelserne. Men når du vælger andet, dvs. manuelt, er opgaven med at tildele personer til lokaler stadig tilbage, før du kan bruge lokalerne.
Grupperummets panel vises i højre side af skærmen. Klik på indstillingen 'Tildel deltagere'.
Listen over deltagere, der kan tildeles, vises under indstillingen. Vælg alle de deltagere, du vil tildele det samme rum, og klik på knappen 'Tildel'.
Bemærk: Personer, der deltager i mødet ved hjælp af PTSN- eller Teams-enheder, kan i øjeblikket ikke tildeles grupperum. Du kan bruge hovedmødet som et breakout-rum for dem.
Listen over lokaler vises. Vælg rummet for de personer, du har valgt, og de vil blive tildelt dette rum. Gentag ovenstående trin, indtil alle deltagere er tildelt deres respektive rum.
Brug af grupperum
Når du er klar til at flytte deltagere til rummene, skal du klikke på 'Start værelser'. Dette flytter automatisk alle deltagerne til deres tildelte rum.
Du kan også starte lokaler individuelt. Gå til det rum og svæv på det. Ikonet 'Flere muligheder' (menu med tre prikker) vises; klik på den. Vælg derefter 'Åbent rum' fra menuen.
Du kan åbne og lukke grupperum så mange gange du vil i løbet af et møde.
Deltag i et breakout-rum
Mødeværten er ikke en del af et breakout-rum, men de kan tilmelde sig ethvert rum, når som helst, de vil. For at deltage i et rum og interagere med deltagerne skal du klikke på ikonet 'Flere muligheder' ved siden af det pågældende rum og vælge 'Tilmeld dig værelse' i menuen.
For at vende tilbage til mødet skal du klikke på knappen 'Forlad'. Det vil automatisk returnere dig til mødet.
Hver gang du vender tilbage til hovedmødet fra et breakout-rum, er mødet i venteposition. Det gælder både for arrangøren og deltagerne. Klik på knappen "Genoptag" for at fortsætte mødet fra din side. Du kan springe mellem alle grupperum på samme måde.
Omdøbning af et rum
Der er et par standardindstillinger i Microsoft Rooms for Breakout Rooms, som du kan ændre. Et af dem er navnene på værelserne. Som standard hedder rummene Rum 1, Rum 2 og så videre. For at omdøbe et rum skal du gå til 'Flere muligheder' og vælge 'Omdøb værelse' i menuen.
Indtast derefter det nye navn og klik på 'Omdøb værelse' for at gemme ændringerne. At omdøbe rummene til noget mere genkendeligt gør det nemmere at moderere dem.
Sender en meddelelse til lokalerne
Som moderator kan du sende meddelelser til breakout-rummene, såsom give tidsopdateringer, dele diskussionsopfordringer, ideer, nyttige ressourcer osv.
Gå til 'Flere muligheder' øverst i 'Breakout Rooms' og vælg 'Foretag en meddelelse' fra menuen.
Indtast derefter din besked og klik på knappen 'Send'.
Deltagere i breakout-rummene vil kunne læse meddelelsen fra chatten. Breakout Rooms-chat er også tilgængelig efter mødet i din Teams-chatliste.
Lukning af værelserne
Du kan lukke alle rum på én gang eller lukke individuelle rum.
Klik på 'Luk rum' for samtidig at lukke alle grupperum.
For at lukke et enkelt rum skal du gå til rummet og klikke på 'Flere muligheder'. Vælg derefter 'Luk værelse' fra menuen.
Efter at være vendt tilbage til hovedmødet, skal alle genoptage mødet fra hold.
Bemærk: Hvis du vil afslutte hovedmødet, er det vigtigt at lukke grupperum først. Hvis du ikke gør det, fortsætter mødet i grupperum.
Yderligere indstillinger
Deaktivering af automatisk adgang til værelser: Som standard er breakout-rummene i Microsoft Teams således konfigureret, at så snart du starter et rum, flyttes deltagerne automatisk til rummet. Men hvis du ikke ønsker automatisk indtastning, kan du slå denne indstilling fra. Når indstillingen er slået fra, får deltagerne i stedet en besked, der beder dem om at deltage i breakout-rummet, når du åbner det. De beslutter derefter, hvornår de vil deltage i lokalet, ved at klikke på knappen 'Deltag'.
For at deaktivere denne indstilling skal du gå til panelet Breakout Rooms og klikke på 'Flere muligheder'. Vælg derefter "Rumindstillinger" i menuen. Du kan kun få adgang til rumindstillinger, når værelserne er lukkede.
Sluk derefter kontakten for 'Flyt automatisk personer ind i værelser'.
Tillad deltagere at vende tilbage til hovedmødet: Standardkonfigurationen i Microsoft Teams forhindrer deltagerne i at vende tilbage til hovedmødet af egen drift. De kan kun deltage i det større møde, når du, dvs. mødeværten, lukker breakout-rummet. Slå denne indstilling til for at give dem mulighed for at forlade breakout-rummet.
Gå til ikonet 'Flere muligheder' og vælg 'Værelsesindstillinger'. Slå derefter kontakten til for 'Deltagere kan vende tilbage til hovedmødet'. Hvis du gør det, tilføjes en 'Forlad'-knap til mødelokalet for deltagerne, ligesom værten har.
Flyt folk rundt: For at flytte en person fra et grupperum til et andet, skal du gå til det rum, personen befinder sig i, og klikke på det. Listen over alle deltagere i lokalet vises.
Vælg navnene på personer, du vil flytte, og klik på knappen 'Tildel'. Vælg derefter enten et andet rum at flytte dem ind i, eller vælg 'Ikke tildelt' for at flytte dem helt ud af grupperum.
Tilføj og slet rum: Du kan også tilføje flere rum eller slette aktuelle rum på et tidspunkt under mødet.
For at tilføje et rum skal du gå til panelet for grupperum og klikke på "Tilføj værelse". Et nyt rum vil blive oprettet med det samme.
For at slette et værelse skal du gå til rummet og klikke på 'Flere muligheder'. Vælg derefter 'Slet rum' fra menuen.
Genskab rummene: På ethvert tidspunkt, hvis du vil skrotte de eksisterende breakout-rum helt og starte fra bunden, er det også muligt. Gå til 'Flere indstillinger' øverst i panelet for grupperum, og vælg derefter 'Genopret rum' fra menuen. De eksisterende lokaler vil blive slettet, og vinduet til oprettelse af lokaler vises igen.
Det kan være svært at have åbne eller meningsfulde diskussioner i store møder, især når der er brug for kreativitet. Breakout Rooms hjælper folk med at brainstorme effektivt i mindre grupper.